会议人员统一管理制度

会议人员统一管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，加强会议人员的管理，特制定本制度。会议人员统一管理制度适用于公司各级别会议，旨在明确会议相关人员职责，规范会议行为，保障会议决策的科学性和执行力。

一、适用范围

本制度适用于公司董事会、总经理办公会、部门例会等各级别会议，涉及会议组织、参会人员、会议服务等各个方面。

二、基本原则

1.会议应遵循民主集中制原则，充分发挥集体智慧，确保决策的科学性、合理性和公正性。

2.会议应注重实效，减少形式主义，严格控制会议时间、规模和频次。

3.会议组织应严谨、规范，确保会议资料、设施齐全，为参会人员提供良好会议环境。

4.会议相关人员应严格遵守会议纪律，保持良好的会议风气。

三、会议人员分类

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议目标的实现。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实会议决议。

3.参会人员：积极参与会议讨论，提出意见和建议，对会议决议负责。

4.会务人员：负责会议组织、服务、保障等工作，确保会议顺利进行。

四、会议人员职责

1.会议主持人职责：

（1）提前准备会议议题，明确会议目标；

（2）组织参会人员按时参加会议；

（3）引导会议讨论，确保会议内容紧扣主题；

（4）总结会议成果，对会议决议负责。

2.会议记录人职责：

（1）记录会议内容，确保会议纪要真实、完整；

（2）整理会议纪要，及时分发至相关人员；

（3）跟踪落实会议决议，反馈执行情况；

（4）负责会议资料的归档工作。

3.参会人员职责：

（1）按时参加会议，积极参与讨论；

（2）提出建设性意见和建议；

（3）对会议决议负责，并认真执行；

（4）遵守会议纪律，保持会议秩序。

4.会务人员职责：

（1）负责会议场地、设施的准备和布置；

（2）协助会议主持人组织参会人员；

（3）提供会议服务，确保会议顺利进行；

（4）会后及时整理会场，做好会议保障工作。

五、会议纪律

1.会议相关人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，应关闭手机或将其调至静音状态，不得随意接打电话。

3.会议相关人员应遵守会议秩序，尊重他人发言，不得随意打断。

4.会议内容涉及公司机密，相关人员应严格遵守保密规定。

5.会议决议应及时传达至相关人员，确保贯彻执行。

六、其他规定

1.本制度解释权归公司董事会。

2.本制度自发布之日起实施。

3.如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的要求，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，设定会议目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议主持人应根据会议主题和目标，制定会议议程，包括会议议题、讨论时间、参会人员等。

3.通知参会人员：会务人员负责将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，确保相关人员按时参加。

4.准备会议材料：会议主持人及相关部门应提前准备会议所需材料，包括会议议程、背景资料、相关报告等。

5.会议场地和设施准备：会务人员负责预订会议场地，检查并布置会议设施，确保会议环境舒适、设施齐全。

二、会议召开

1.会议签到：会务人员在会议开始前进行签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、目标和议程，对参会人员提出要求，宣布会议正式开始。

3.会议议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。会议主持人引导参会人员充分发表意见，确保讨论充分、深入。

4.会议决策：在充分讨论的基础上，会议主持人组织参会人员进行表决，形成会议决议。

5.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决议的重要性，明确责任人和完成时间。

三、会议纪要

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.分发会议纪要：会议纪要整理完成后，由会议记录人分发给参会人员，以便相关人员了解会议内容。

4.会议纪要归档：会议纪要应按照规定进行归档，以备查阅。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：会议决议的责任人应按照要求，及时反馈执行情况，确保会议决议得到有效落实。

2.问题协调：在会议决议执行过程中，如遇到问题，会议主持人应及时协调解决，确保工作顺利进行。

3.效果评估：会议结束后，应对会议效果进行评估，总结经验教训，为下一次会议提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的集中体现，是会议决策的重要依据。为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实工作。

一、会议纪要的整理与分发

1.会议纪要整理：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要审批：会议纪要整理完成后，需提交给会议主持人审批。会议主持人应对纪要内容进行审核，确保无误。

3.分发会议纪要：审批通过后，会议纪要应在48小时内分发给所有参会人员及相关人员，以便了解会议内容和决议。

二、会议纪要的阅读与反馈

1.阅读会议纪要：参会人员应在收到会议纪要后48小时内进行阅读，确保了解会议内容和决议。

2.反馈执行情况：会议决议的责任人应在会议纪要分发后的三个工作日内，向会议记录人反馈会议决议的执行情况。

3.问题和建议：在执行过程中，如遇到问题或对会议决议有异议，相关人员应及时向会议主持人反馈，以便协调解决。

三、会议决议的跟踪落实

1.设立跟踪落实机制：建立会议决议跟踪落实制度，明确责任人、完成时限和验收标准。

2.定期检查：会议主持人应定期检查会议决议的执行情况，确保工作按计划推进。

3.采取措施：对未按期完成的会议决议，应分析原因，采取措施，确保决议得到落实。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2.管理与保密：会议纪要涉及公司机密，相关人员应严格遵守保密规定，确保信息安全。

五、会议纪要的总结与改进

1.总结经验：通过对会议纪要的跟踪落实，总结会议组织、决策执行等方面的经验，不断提高会议质量。

2.改进措施：针对会议纪要跟踪落实过程中发现的问题，制定相应的改进措施，完善会议管理制度。

第四章会议室管理规定

会议室是公司进行会议活动的重要场所，为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需使用会议室时，应提前向会务人员提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.审批权限：会务人员负责审核会议室预订申请，根据会议室使用情况及申请部门的需求，进行审批。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应优先保障公司级别高、影响范围广的会议需求。

二、会议室布置与设施

1.布置要求：会务人员应根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.设施检查：会议前，会务人员应检查会议室设施，包括音响、投影仪、空调等，确保设施正常运行。

3.会议用品准备：会务人员需提前准备会议所需用品，如笔记本、签字笔、水杯等。

三、会议室使用规范

1.准时使用：预订会议室的部门应按时使用会议室，不得提前占用或延迟归还。

2.保持整洁：会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得乱丢垃圾，禁止在会议室吸烟。

3.设施爱护：使用会议室时，参会人员应爱护会议室设施，如遇故障，应及时告知会务人员。

四、会议室安全管理

1.保密要求：会议室涉及公司机密，会务人员应做好保密工作，禁止无关人员进入。

2.火源管理：会议室禁止使用明火，严禁私拉乱接电源线，确保消防安全。

3.突发事件处理：会务人员应掌握会议室安全设施的使用方法，如遇突发事件，及时采取相应措施。

五、会议室维护与保养

1.定期检查：会务人员应定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议室正常使用。

2.保养计划：制定会议室设施保养计划，定期进行清洁、维护，延长设施使用寿命。

3.更新改造：根据会议室使用需求，适时进行设施更新和改造，提升会议室品质。

六、会议室使用反馈

1.使用评价：会务人员应收集会议室使用过程中的意见和建议，不断提高会议室管理水平。

2.改进措施：针对反馈意见，制定相应的改进措施，持续优化会议室管理。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，