会议管理制度完整版

会议管理制度完整版第一章总则

第一条目的与依据：为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，明确会议决策的执行力，根据公司发展战略及管理需要，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司内部各类会议的组织、召开、记录及跟踪管理工作。

第三条会议类别：会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括但不限于年度会议、季度会议、月度会议等；不定期会议包括专题会议、临时性会议等。

第四条会议原则：

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应具有针对性、决策性和操作性。

3.会议组织应确保提前通知，明确会议时间、地点、议程等。

第五条责任分配：

1.会议的组织、召集、主持由相应负责人或指定人员负责。

2.会议纪要的记录、整理、分发及跟踪落实由会议记录人负责。

3.会议室的管理、设施设备维护由行政管理部门或指定人员负责。

第六条制度修订：本制度根据公司业务发展和管理需要，适时进行调整和完善。修订后的制度经公司领导审批后发布实施。

第七条生效与废止：本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。如遇本制度与公司其他规定冲突，以本制度为准。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

1.确定会议目的和议题：会议发起人应根据公司业务需求和管理要求，明确会议目的、议题及预期成果。

2.提交会议申请：会议发起人需向会议管理部门提交会议申请，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

3.会议通知：会议管理部门在接到会议申请后，应及时发布会议通知，确保参会人员提前了解会议相关信息。

第二条会议召开：

1.会议签到：会议开始前，由会议记录人负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律。

3.讨论与决策：会议按照既定议程逐项进行讨论，参会人员充分发表意见，主持人引导讨论，确保议题得到充分讨论。

第三条会议记录：

1.会议记录人负责记录会议过程中的主要观点、决策和行动计划。

2.会议记录要求真实、准确、完整，应包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

第四条会议决策执行：

1.会议结束后，会议记录人整理会议纪要，明确各责任人的工作目标和完成时间。

2.会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给参会人员和相关责任人。

3.相关责任人按照会议纪要要求，落实决策执行，并按时反馈执行情况。

第五条会议总结：

1.会议结束后，会议主持人或指定人员对会议效果进行评估，总结会议的优点和不足。

2.根据会议总结，对会议流程、组织、议题等方面进行持续改进。

第六条会议延期与取消：

1.如遇特殊情况需延期或取消会议，会议发起人应提前通知会议管理部门和参会人员。

2.会议管理部门根据实际情况调整会议安排，并及时通知相关人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布：

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决策结果、行动计划及责任人等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核批准后，应在24小时内发布给所有参会人员及相关利益方。

第二条行动计划的分解与落实：

1.会议纪要中明确的行动计划应具体、明确，具备可操作性。

2.各责任部门和个人应根据行动计划分解任务，制定详细的工作方案和时间表。

3.责任人应按计划执行任务，并定期向上级汇报进展情况。

第三条跟踪与监督：

1.会议管理部门应建立会议纪要跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.会议主持人或指定人员应负责对行动计划的执行情况进行监督，确保决策落到实处。

3.对于执行中遇到的问题，应及时采取措施，协调资源，推动问题的解决。

第四条反馈与评估：

1.责任人在完成行动计划后，需向会议管理部门提供执行反馈。

2.会议管理部门应对反馈结果进行整理，评估决策执行的成效。

3.根据评估结果，对会议决策的执行情况进行总结，提出改进建议。

第五条信息共享与透明度：

1.会议纪要的跟踪落实情况应通过适当的方式在公司内部进行共享，提高管理透明度。

2.对于重要的会议决策和执行情况，可以通过公司内部公告、邮件等形式通报全体员工。

第六条持续改进：

1.通过对会议纪要执行情况的跟踪与评估，不断优化会议决策的质量和执行力。

2.定期收集员工对会议管理制度的意见和建议，促进制度的持续改进和完善。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由行政管理部门负责统一管理。

2.需要使用会议室的人员或部门应提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

3.行政管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

第二条会议室使用规范：

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意损坏室内设施。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得大声喧哗，确保会议有序进行。

3.会议室使用完毕后，使用人应负责整理场地，关闭电源、空调等设备。

第三条会议室设施管理：

1.行政管理部门负责定期检查会议室设施设备，确保设施正常运行。

2.如遇设施故障，应及时报修，并采取措施减少对会议的影响。

3.会议室应根据需要配备必要的会议用品，如白板、投影仪、会议记录材料等。

第四条会议室安全管理：

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合安全规定。

2.会议期间，参会人员应了解紧急疏散路线，确保发生紧急情况时能迅速撤离。

3.行政管理部门应制定会议室应急预案，应对突发事件。

第五条会议室服务与支持：

1.行政管理部门应提供专业的会议服务，包括会议设备操作、会场布置等。

2.针对重要会议，行政管理部门可根据需求提供会务支持，协助会议组织工作。

3.行政管理部门应收集会议室使用反馈，不断优化服务质量和设施配置。

第六条会议室使用效率提升：

1.行政管理部门应定期分析会议室使用情况，提高会议室使用效率。

2.通过引入智能化会议室管理系统，实现会议室资源的高效利用。

3.鼓励跨部门共享会议室资源，减少空置和重复投资现象。

第五章附则

第一条制度解释：本制度的最终解释