某大型水利枢纽工程档案整编及归档办法

4职责划分某大型水利枢纽工程档案整编及归档办法为加强广西XX水利枢纽工程建设竣工档案管理，提高档案案卷质量，保证XX水利枢纽工程档案能及时、完整、准确、系统的整理、归档，特制定本办法。本办法适用于广西XX水利枢纽工程所有参建单位工程档案的4.1业主单位、勘察设计单位、监理单位、承建单位、质量监督单位应根据工程建设管理的有关要求，完成各自职责范围或合同规定的工程档案的编制、整理、归档工作。工程建设所形成的全部项目文件在归档前应按档案管理要求，由文件形成单位进行收集和整理。4.2业主单位（广西XX水电开发有限责任公司）4.2.1负责工程建设竣工档案的管理工作；4.2.2负责协调、监督、指导各参建单位档案收集、整理、归档工4.2.3负责工程前期文件、工程建设管理文件、施工图纸、成套设备图纸、阶段验收及工程竣工文件的收集、整理与归档；4.2.4负责组织工程建设档案的专项验收及撰写项目工程竣工验收4.2.5负责工程档案最终向接收单位的移交工作。4.3勘察设计单位4.3.1负责按年度、专业规定向业主单位整理、移交符合归档要求计修改通知书及设计总结等资料；4.3.3负责编写阶段工程、单位工程、工程竣工验收《工程设计工4.4监理及监造单位4.4.1负责向业主单位移交所监理、监造标段范围内形成的各项监4.4.3要明确档案员职责，对承建、制造单位的档案资料进行业务监督、检查与指导工作，以保证承建、制造单位竣工4.5承建单位4.5.1各承建单位必须设立竣工办公室，负责向业主单位移交符合4.5.2由专人负责按期收集（即：施工技术人员本月初或月末向本单位竣工办公室移交）、整编、移交所承建工程项目的全部竣工档案;4.5.3总包单位除编制自行施工的竣工档案外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。4.6材料物资库运行单位集、整理和归档工作。5.1凡是与本工程有关、具有查考价值的各种载体（纸张、照录音带、光盘等）的文件资料，按照《国家重大建设文件归档范围和保管期限表》中第5～9项要求都应收集齐全，纳入工程建设项目归档范围；5.2竣工图以施工图图纸总目录为依据；文字材料按《广西XX水利枢纽工程档案分类大纲》中有关内容为依据；设备资购合同中《技术条款》第6～9项为依据；声像资料按实际形成，料案卷总目录》由业主单位负责，设计、承建单位协助编制。6.1整个建设项目或单项工程施工、安装、调试完毕后，各有关单位均应根据工程实际情况及合同的要求收集积累文件，进行编应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确系统地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用。6.3竣工资料（含施工文件、竣工图、声像资料、实物档案）由承建单位负责编制，监理单位工程项目负责人审核，审核的主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、施工原始记录及质量评定文件（表格填写是否符合技术管理要求、责试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图修改是否完整、准确；重要工程质量事故处理报告等。6.4竣工资料（含施工文件、竣工图、声像资料、实物档案）编制完毕后，由业主单位督促有关单位（监理、承建单位等）对竣工资料的编制情况进行抽查、审核，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时通知有关单位修改和补充完整。国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方确认。6.5文字材料的整编6.5.1文字材料的编目：文字材料页号均在以有书写内容的页面编写页号，单面的文件材料在右下角编写页号，双面书写材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号。各案卷之间不连续编页号。案卷内软6.5.2卷内（外）软封面的填写方式附件1）卷内（外）软封面右上角正（副）本字样，采用三号宋体字6.5.2.1档号：应严格按照《广西XX水利枢纽工程档案分类大纲》规定用铅笔填写档号。6.5.2.2档案馆号：不填写。6.5.2.3案卷题名：应简明、准确、揭示卷内科技文件材料的内容，每一案卷题名都要填写建设项目名称或合同名称：XX水利枢20个字符左右为宜，形成正三角或倒三角状（见示例）。例：①项目技术文件案卷题名的表示形式XX水利枢纽工程内江厂房主机间14#、15#机组段XX水利枢纽工程外江1#船闸工程上闸首左右闸墩混凝土浇筑施工原始记录及质量评定②管理性文件案卷题名的表示形式XX水利枢纽工程内江厂房主机间14#、15#机组段施工技术管理文件③竣工图案卷题名的表示形式XX水利枢纽工程外江1#船闸工程6.5.2.4立卷单位：应填写单位全称或通用简称（居中）。6.5.2.5起止日期：为卷内文件材料形成最早日期和最末日期；竣工图纸填写竣工日期（居中）。6.5.2.6保管期限：按《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》的要求填写。6.5.2.7密级:不填写。6.5.3卷脊填写要求附件5）6.5.3.1.卷脊统一采用牛皮纸打印，采用四号宋体字（加粗）填6.5.3.2档号：用铅笔填写为两行。6.5.3.3案卷题名：为竖版排列，自右向左填写,第一行字空两个字符，字与字符之间不留空格，三号宋体字（加粗）。6.5.3.4保管期限：与卷内（外）软封皮的保管期限保持一致。6.5.4卷内目录的填写要求附件3）6.5.4.1卷内目录的行高和列宽：应严格按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-20栏字号为四号宋体字。6.5.4.2序号：采用阿拉伯数字填写，从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号。6.5.4.3责任者：应填写文件材料形成部门（单位通用简称）或主要责任者，采用五号或小五号宋体字。示例：广西XX水电开发有限责任公司可填写为：XX水电公司中国水利水电第七工程局可填写为：水电七局6.5.4.4文件编号：文字材料填写文件的文号，图纸填写图号。6.5.4.5文件材料题名：应填写建设项目名称工程（或与合同名称相同的工程名称）+分部工程名称+（分项工程名称）+文件材料号以示区别；采用五号宋体字，必要时可适当调整行高与字间距。示例①XX水利枢纽工程外江截流截流工程走军埇石料场开采工程软基和岸坡开挖单元工程质量评定表示例②［关于对XX水利枢纽工程进行截流前质量巡视的通知］有起止日期的、同一年度的只填写一个年度（如2004/10/03~11/23采用五号或小五号字体。6.5.4.7页号：用阿拉伯数字从001依次标注页号、最后一项文件材料页码应填写起止页码（如089～100）。6.5.4.8备注:需要时填写。6.5.4.9表格线宽：表格外框线宽为1.5㎜，内线宽为0.5㎜。6.5.5卷内文件材料的排列：6.5.5.1管理性文件材料按照《广西XX水利枢纽工程档案分类大纲》要求进行文件的分类组卷，管理性文件按阶段、时间、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排列;一般文字材料在前,图样在后；为避免重复存档,批复文件应做到一事一题，复文在前，来文在后，施工备忘录与设计修改文件要对应附在一起。如遇有请示而未有批复的文件材料，即两周之内无批复的，则视请示有效；不允许口头通知或电话批复。6.5.5.2施工原始资料排列顺序应按工程项目、专业、施工工序进行分别组卷，组卷要遵循科技文件材料形成的规律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料必须完整、准确（如施工表格的填写）、系统；文字载体的书写材料必须使用便于档案长期保存的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔；对已经发生不符合归档要求的书写材料（非永久保存的书写材料）时，应复印一份附在原件后面。6.5.5.3施工原始资料的各项签名应字迹工整，实名签署，杜绝代签名、印章签名或计算机打印现象。签名、数据记录等如需修改，应为杠改，杠改后再续签，而不能用刮改或涂改液涂改，要保持原有字迹，重要数据或签字的修改，责任人要有签字说明，以保证资料的真实性和法律效力。6.5.5.4竣工文件中如出现重复存档情况，要保证正本中有原件，副本中要有原件的复印件（竣工图正、副本都必须为原件并在备考表或备注栏中注明原件的具体位置。6.5.5.5为保证所采购产品材质证明材料、产品检验报告材料的真实性、完整性，各承建单位在收集过程中要注意材质证明材料上必须要有供货方的签章，否则视为无效；产品检验报告材料中，要有质量监督单位或供货商的签章，否则视为无效。6.5.5.6所有构成竣工档案的文字材料（字迹或图表）必须清晰整洁，如打印模糊难辨，则视为无效。6.5.5.7X光胶片组卷应按单位工程、分部工程、分项工程、单元（管节）工程排列，X光胶片要有编号，每张X光胶片采用与胶片大小相同的纸袋（承建单位自备，牛皮纸6.5.6卷内备考表：要标明卷内文件的页（件）数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等（附示例：本卷《XX水利枢纽工程××××××》文字材料100页（或20件图纸10张。6.5.6.1互见号：应填写反映同一内容而形式不同另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。6.5.7文字材料的装订：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠，为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订(装订为3孔,每孔孔距为80mm，左边距为15mm),用白色复印纸包边。对一份案卷两边厚薄不均时，应在案卷左侧加纸衬条。6.5.8案卷卷盒采用业主单位统一指定的卷盒,外软封皮、卷脊均采用100g牛皮纸。卷内文字材料排列顺序为：内软封皮、签字页下边距：20mm；左边距：25mm；右边距：20mm。内软封皮、卷内目录、签字页、备考表采用80g白色A4复印纸。7竣工图的编制竣工图是工程建设最终情况的真实反映,是工程项目建成投产运行维护保养必不可少的凭证和依据。竣工图由承建单位编制，监理单位要逐张审核签字。工程在建设过程中必须按工程施工实际情况编制竣工图(包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映)，做到图物相符,技术数据可靠、准确、完整，各项签字手续完备（不得由他人代签或个人印章替7.1如图纸施工无变更的,则由承建单位（包括总包和分包单位）在原设计施工图标题栏上方或附近空白处加盖“竣工图”章后即可作为竣工图。7.2施工中图纸只是一般性变更,可不重新绘制竣工图，由承建单位在原施工图空白处进行修改(杠改或刮改),并标注修改依据（如设计变更通知单、监理通知单）,其文件总序号、年度号、专业号等，并加盖“竣工图”章后即作为竣工图。7.3如施工图有重大的变更或图面变更超过35％的,应重新绘制竣工图,仍用原图编号,在标题栏中标明××××工程竣工图,技术负责人审核、签字后,即可作为竣工图。7.4编制竣工图标题栏标准见下图180㎜×80㎜）2025207045施工单位名称）（专业）（专业）部分竣工阶段批准核定审核校核制图比例比例日期图号监理负责人20252020207.5竣工图章应使用不褪色的红色印泥，图章应盖在图标上方空白处，以不压盖图中的内容或尺寸为宜。竣工图章的尺寸(80mm×60mm)如图所示：编制单位长洲水利枢纽工程竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人2525257.6所有工程设计修改通知书按年度、专业组卷，一份设计修改通知单涉及多张图纸的,(如图纸不在同一卷内)应将修改通知单的编号、专业号填写在卷内备考表中的“互见号”栏内。7.7设计修改通知书的附图不可作为竣工图纸，如是施工依据，则由设计单位重新出图作为施工依据。7.8同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但必需在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。7.9业主单位应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线竣工图。8竣工图纸的修改方法和技术质量要求8.1杠改:对于少量的文字和数据的修改,可用一条粗直线将被修改部分划去,在其上方或下方空白行间填写修改后的内容(文字或数据)。如行间空白处有限,可将被修改点全部划去,用线条引至空白处,填写修改后的情况.还可用“×”号将被修改掉的线条划去,在适当的位置画上修改后的线条。8.2刮改:用刀片轻轻的刮掉需修改的线条，然后将修改的线条或数据重新标注。8.3修改处都要标注修改依据文件名称、总序号、年号及专业分示例：见设计修改通知总080号、（2002）070号、施工062号。8.4施工图局部修改较大时，可重新绘制局部修改图，并在修改续，既可作为竣工图。8.5所有设计变更文件中的变更内容，必须无遗漏地在施工图中全面反映,而且要在所有涉及到每张竣工图上反映。8.6每一张竣工图的技术要求填写要一致,同一案卷内竣工图的技术要求填写也要一致。修改后的文字和数据位置要与被修改部分的位置大致相对应。8.7无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或空白处用文字8.8图纸上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线。8.9图纸上有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记方法修改，并在说明栏中与图纸中注记符号相对应填写修改说明。8.10新增加的文字说明，应在其涉及的图纸上作相应的添加和变更说明。8.11作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸,图纸更改的部位,必须使用耐永久性书写材料，不得使用圆珠笔或其他易褪色的书写材料绘制,确保竣工图纸质量、规格统一、图面整洁、字迹清晰,竣工图由承建单位技术负责人和监理单位负责人审核签字。（GB10609.3-89）要求统一折叠（即手风琴式折叠法图幅为A4（297×210mm）,采用不装订形式，图册应去掉金属物，改用线装订，案卷卷盒、牛皮纸使用业主单位统一指定的卷盒。卷内做到内软封面、签字页、卷内目录、图纸、备考表齐全。8.13竣工图卷内既有文字材料又有图纸的，要求文字材料排列在前，图纸在后排列。卷内软封皮、签字页、卷内目录、文字材料、备考表装订在一起，并在备考表中注明文字材料的页数和图纸张数。卷内只有竣工图纸的，卷内做到内软封面、签字页、卷内目录、备考表齐全（用胶水粘贴或采用线装订方式）。9设备、原材料及构件类档案的归档9.1凡属业主单位招标采购的施工辅助设备，供货商应按照合同《技术条款》第6～9条中规定提供设备文件资料，由业主单位、物资仓储项目部、供货商、项目监理部及承建单位共同开箱验收，助设备档案资料的整理、归档移交工作。业主单位为承建单位提供满足安装、竣工需要的设备文件资料。9.2设备档案以台、件为单位组卷，主设备和主要辅助设备资料应完整、准确，任何人和单位不得擅自拿走设备资料原件。对进口设备，供货商应提供一份译文并同原文一同移交。9.3设备档案的装订与文字材料相同，对不装订的设备文件资料料的可采用插式方法固定，并注明本页共计多少件）。9.4原材料及构件类文件按年度－材料种类分别组卷，同一种类的文件材料较多时，可再按不同型号、种类的原材料进行组卷。10.1照片档案应按照照片的自然张为单元编写文字说明;包括照片所反映的事件、事物、拍摄时间、地点、拍摄单位等,如一组照片(若干张)相联系的照片应加总说明，照片与说明、底片必须固定在芯页上(采用照片档案像册)组成案卷,并填写卷内目录,照片号为卷内照片的顺序号,备考表格式可采用GB/T11821－2002《照片档案管理规范》中的格式。10.2照片相册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。10.3数码照片刻录成光盘，并以纸质形式加以文字说明，概括揭示照片所反映的全部信息，最后将光盘和文字说明一并立卷。10.4其它需要说明的事项均应在文字说明栏或备考表中注明，例如：照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。11.1电子文本文件应保证文件的真实性、完整性和有效性，形成单位应注明文件的存储格式、文字处理工具等。如采用了某些技术方法保存电子文件，应把其技术方法和相关软件一同移交，电子文件的归档还应包括相应的背景信息和元数据。图形电子文件的归档，应注明软硬件环境和相关数据。11.2电子文件载体应采用：只读光盘、一次写光盘、硬磁盘等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表（附件6）。载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、题名、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。11.4对需要长期保存的电子文件应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。11.5所有电子文件移交时严禁设置密码。12竣工资料移交的要求及份数12.1竣工资料应在工程竣工验收完毕后，根据《XX水利枢纽工程工程竣工资料归档管理办法》第六条规定编制完毕后，并按照《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中附录A的要求留好各自单位应保存自查的档案资料（建设单位不再向承建单位提供利用依次由竣工资料的编制方（承建单位）、监理单位、业主单位（相关部室）对情况和案卷质量进行审查后，经业主单位确认并办理《竣工档案则、总说明及各专业的编制说明等。12.2监理单位资料应按照《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）中附录A（件）规定要求归档，在工程竣工验收后28天内，按文种组卷，将该项目的管理性文件一式两份归档（一正一副并办理《竣工档报等）按年度整理在次年一月底向业主单位移交，并移交资料清12.3工程施工现场原始记录1套（正本永久工程竣工图及文件9）各2份，并提供电子版目录1份。设备档案产品合格证、产品说明书、原材料材质证书、检（试）验报告、焊接检（试）验报告、防腐记录等1份，设备图纸2套，卷内目录2份及电子版，并办理移交手续。电子文件一式两套，一套封存保管（A12.4承建单位向业主单位移交竣工资料时,明确档案移交的内工档案资料移交签证》进行工程决算；设备供货商可凭《XX水利枢纽工程成套设备开箱验收记录》进行最终货款结算。12.5如承建单位未按规定要求向业主单位移交竣工档案（未有特殊原因业主单位将按合同条款和《XX水利枢纽工程竣工资料归档管理办法》文件相关规定执行，并予以通报。13.1本办法由广西XX水电开发有限责任公司负责解释。13.2本办法自发布之日起执行。档案馆号案卷标题立卷单位 保管期限长期 编制单位（印章）