绕城高速公路建设项目项目档案资料管理办法

绕城高速公路建设项目项目档案资料管理办法（工程管理部、办公室）1．总则1、为规范本项目工程建设项目工程档案、行政档案管理以及项目竣工文件材料立卷归档工作，保证建设项目档案质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据中华人民共和国《档案法》、国家《基本建设项目档案管理暂行规定》（国档发〔88〕4号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）、《公路工程交竣工办法》（交公路发〔2004〕第3号）、《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）、《国家行政机关公文处理实施细则》等有关规定和要求，结合项目管理实际情况，特制定本管理规程。2、工程建设项目档案是指在新建或改建工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工等全过程中形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。3、工程建设项目档案是工程建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产力的参考依据。在工程改建、扩建时，也将是不可缺少的重要基础及依据性资料。2．工程档案管理的职责划分1、公司负责项目统一管理项目档案管理工作，业务上受省交通运输厅及省档案主管部门的指导与监督。2、建设项目档案工作是高速公路建设的重要组成部份，应将其纳入到公路建设工作的全过程，公司应明确档案工作分管领导，建立与工程档案工作相适应的管理机构，配备档案管理专职人员，不断熟悉上级部门档案管理有关法律、法规，不断完善档案管理制度，并负责组织、协调和指导参与项目建设的设计、施工、监理等单位档案管理和竣工文件的编制工作。3、项目建设过程中，公司将建立项目档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制。在项目建设的各个阶段，各设计、施工、监理及科研单位均应明确专人负责档案工作，根据公司的要求，在各自职责范围内做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。4、各监理单位应将竣工文件的编制和档案管理工作作为工作质量监理工作的内容之一，对承包人进行监督管理。3．工程档案管理控制措施1、工程档案管理工作与高速公路建设同步进行，即从项目开始就着手进行文件材料的积累和整理工作。在签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，将对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。2、各工程参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中；纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。3、项目档案管理工作质量的高低是衡量高速公路建设质量的一个重要方面。对于未能按要求完成文件编制和档案管理工作的，公司工程管理部应通过扣发工程质量保证金等措施督促相关单位搞好档案管理工作。4、公司办公室应根据工程进度填写《国家、省重点项目管理登记表》并报送省档案局、省交通运输厅等行业管理和上级部门。4．工程档案的整理、汇总和移交1、公司工程管理部负责组织项目全部归档文件的汇总整理，并根据项目档案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。2、项目档案资料由公司工程管理部汇总后，按规定流向统一向有关单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。3、公司工程管理部向有关单位移交档案时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。5.工程交（竣）工档案专项验收1、工程项目在交（竣）工验收前，必须进行档案专项验收。一般情况下，工程档案专项验收由省档案主管部门会同省交通行业主管部门组织进行。2、在组织高速公路建设项目交（竣）工验收时，验收委员会应有省档案管理部门派员参加。在项目交（竣）工验收报告中，应有项目档案工作总结的章节，在竣工验收鉴定书中要对档案管理工作及结果进行评价。3、工程档案专项验收前，公司工程管理部应组织施工、监理、设计及使用等有关单位的项目负责人、工程管理和工程技术负责人，对项目档案进行自检，并做出档案自检报告。4、工程档案专项验收时，验收组一般按以下抽查频率抽查项目档案的归档情况：竣工档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项目档案；档案案卷数量在1000卷以下的，抽查30%的项目档案。对工程档案完整、准确、系统性的专项验收评价意见，建设、设计、施工、监理单位应在正式交（竣）工验收前限期整改完成。6．项目档案分类编号规则1、本规则规定了高速公路工程建设项目档案的分类原则、分类方法和类目设置范围。2、工程档案分类原则是以高速公路建设全部档案为对象，结合建设项目的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于现代化管理与开发利用。工程项目档案分类设置如下：（1）一、二、三级类目，由当地档案管理部门或档案接管单位自行制定，以最新规定为准。（2）四级类目：温州绕城高速公路西南线项目。（3）五级类目：即项目档案六大类型，包括：项目综合类（即甲方综合文件材料）、工程造价管理类、工程竣工图表类、工程施工类、现场监理类、工程科研类。（4）六级及以下类目设置：参照“附录A”中档案的类目划分及项目特点确定。3、工程施工类除施工综合文件及合同段标准试验、原材料出厂三证、质量检验报告以时间顺序分类组通用卷外，其余技术资料基本遵循单位、分部、分项工程的划分原则进行分类，以分项工程为单元依次进行组卷。4、工程档案分类中的类目标识，统一采用阿拉伯数字编号标识，分类号中每一级位类目之间，用“-”号或间隔号“.”隔离开。5声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。因其载体形式和保管要求不同，应分库保管。6、本管理规程将随着交通及档案主管部门有关规定和国家公路建设施工规范的变化而作适当修订。关于档案的档号编写方法，以各项目为例示意如下：4.3.1.1.1-001案卷号或流水号分项工程分部工程单位工程合同段号工程施工类三级类目（道路）二级类目（公路工程）一级类目（公路）7．项目档案资料的构成与整理项目建设过程中，凡是反映与建设项目有关的重要活动，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应归入项目档案。工程项目各参建单位包括建设、设计、施工、监理、科研等单位均应在各自职责范围内做好与建设项目有关的文件材料的收集、整理工作，并将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件材料收集齐全，在归档前进行系统整理。为确保完整、准确、系统地把项目整个过程中直接形成的文件材料收集起来，将应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录整理好，形成合格的竣工文件，结合各项目管理模式、机构设置及部门职能划分原则，对各项目档案资料归档范围、主要流向、保管期限及责任编制单位进行了划分。具体说明如下：1、甲方文件：由公司工程管理部负责主理完成各分管项目。其中，项目前期、交（竣）工验收阶段所形成的文件材料以及项目建设过程管理文件材料，由公司工程管理部会同相关主管部门负责整理立卷。项目征地拆迁文件、招投标及合同文件、工程造价文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由公司相关部门根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。2、设计文件：由公司工程管理部会同设计单位主理完成。工程项目设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计、专项工程勘察设计文件、设计计算书等，由公司工程管理部会同设计单位按项目、分不同阶段及专业分别整理组卷。3、施工文件：由工程承包人负责主理完成。（1）工程项目施工阶段形成的文件材料，包括施工过程中产生的一切施工技术资料及原始记录、统计资料、竣工图表等，原则上一律以合同段为单位分别编制，各合同段的起终点桩号以施工图设计为准。（2）当一个承包人同期承建同一项目的若干单位工程时，工程施工综合文件可以合并组织，工程施工技术文件则应按单位现场组织。当一个单位工程由若干承包人承建，各承包人应各自组织整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由公司工程管理部或指定的承包人进行汇总。4、监理文件：由监理单位负责主理完成。工程项目监理文件材料，包括监理综合文件材料、监理指令、停（复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量及进度、合同等管理文件，工程计量与支付、与合同各方的往来文件等均由监理单位按合同段、阶段、问题等进行分类整理组卷。5、工程科研文件：由科研单位负责主理完成。公司工程管理部负责组织协调项目整个竣工文件的编制工作。施工、设计、监理单位在完成各自竣工资料的编制工作后，应分别向公司工程管理部及有关档案管理部门移交。从横向将项目档案划分为项目行政档案和项目工程档案两大部分。8．项目行政档案资料管理规程8．1总则第一条为使公司行政公文管理工作规范化、制度化，提高行政公文处理工作的效率和质量，根据上级有关规定和公司实际情况，特制定本规程。第二条公司行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，总结交流经验的重要工具。第三条公文管理指公文的办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。对一般的公务处理，尽量用电话、面洽等方式解决，避免公文往返误事。第五条公文管理必须严格执行保密法律、法规和其他有关规定，确保公司秘密的安全。8.2公文种类第六条根据《国家行政机关公文处理办法》（国办发[1993]81号）和《浙江省国家行政机关公文处理办法》规定，公司常用的公文种类及其适用范围如下：(一)决定：对重要事项或重要活动做出安排，对公司员工的奖惩和重要问题做出决策用“决定”。(二)公告、通告：对外宣布重要事项用公告；在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用“通告”。(三)通知：转发上级公文，发布规章制度，要求各处（室）办理和有关处（室）需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部、专业技术人员等，用“通知”。(四)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况等用“通报”。(五)报告：向省交通厅等上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问或要求，用“报告”。(六)请示：向上级机关请求指示或批准用“请示”。(七)批复：答复请示事项用“批复”。(八)函：不相隶属处（室）之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等用“函”。(九)会议纪要：适用于记载和传达公司一般会议情况和议定事项。8．3公文格式第七条公文一般由文头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。(一)公文文头。公文文头均用套红印刷。红头文件的文头名称由发文机关和文件二字构成，如“温州绕城高速公路西南线项目建设办公室文件”。公司上行文、平行文、下行文采用不同行文稿纸。(二)发文机关。发文机关须写全称，全称文字较多的可用规范化简称。(三)秘密等级。秘密公文应按密级划分规定，在文头右上方注明“机密”或“秘密”字样，“机密”公文应在文头左上方标明份数序号。(四)紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘级之上。(五)发文字号。正式公文须编发文字号，发文字号一般由公司代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如“温绕西南办字[2012]××号”，其中“温绕西南”为公司代字，“办”为职能代字，方括号内“2012”为年号，后为文件序号。红头文件的发文字号标注在横线之上中间位置。文号为：办公室--温绕西办综字工程管理部--温绕西办工字财务部--温绕西办财字政策法规部--温绕西办政字监察室--温绕西办监字合同管理部--温绕西办合字(六)签发人。凡上报公文均须注明签发人；联合上报的公文，应注明主办机关签发人。签发人姓名应注在文头红线右上方，发文字号适度左移。(七)公文标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。因公文文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。(八)主送机关。一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、会议纪要等，主送机关不写或写于正文之后的印刷板记栏内。公司公文“主送机关”的用法为：对内行文，“主送机关”用“公司各部室”，发文范围较小的文件。“主送机关”直接列明处（室）名称。对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。(九)附件。公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称。(十)成文时间。确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文时间应标注于正文之后。(十一)盖印。盖印是公文最后成文生效的标志。公文一律在正文后右下方加盖发文机关公章。印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，可不再落款。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页首行左侧标明“（此页无正文）”。联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。(十二)公文如有附注，应列印章、时间之下，用圆括号括起来。(十三)抄送机关。行政公文应抄送与公文内容有关的机关。抄送机关位于文件末页下端、制发机关之上。抄上级机关的标明“抄报”；抄平行机关、下级机关的标明“抄送”。(十四)主题词。上报的文件应按照上级机关要求标注主题词。主题词标注于抄送机关之上。(十五)印制单位、印发时间和份数。印制单位列抄送机关之下，并标明时间、份数。(十六)凡正式文件一律在拟稿和成文后的印刷板记栏注明校对人员、文印人员姓名，以便明确责任，减少和杜绝成文差错。第八条公文文字一般从左至右横排。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体。原则上每页20行，每行22字。第九条公文用纸。一般使用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。8．4公文处理第十条公文处理分为收文处理和发文处理。收文处理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第十一条凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室文秘登记签收拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。第十二条对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第十三条办公室文秘应将收文认真登记，并根据文件内容和紧急程度并附上“文件处理传阅单”，及时提出拟办意见，送领导批示，或者批交有关处室办理。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室文秘办理正常公文处理手续。第十四条凡正式文件均需由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交公司办公室或有关人员并说明理由。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第十五条各有关部门（单位）对通过邮寄收到或有关人员参加会议等带回的上级文件和重要函件，一律由办公室登记备案。第十六条办公室设专人对来文按照公文处理的有关规定，认真登记、拟办、传递，及时催办。送公司领导签批或者交有关部门办理的公文，要做到紧急公文抓紧催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。第十七条负责文秘工作的人员要加强对文件执行情况的信息反馈工作。上级和公司下达的有些文件，各处室要及时将执行情况、遇到的问题或意见、建议汇总至办公室。第十八条各部室发文文稿应由本部室领导负责审稿，拟稿人呈送公司领导审阅签发。行文应使用统一的文稿纸，并用墨水笔起草。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。第十九条草拟公文应当做到：(一)严肃认真。文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定，符合公司实际情况。(二)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，用词规范，篇幅力求简短。(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。时间应写具体的年、月、日。(四)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为㈠，第三层为“⒈”，第四层为“⑴”。公文应避免采用过多的层次结构。(五)必须使用国家法定计量单位。(六)用词用字要准确、规范，文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。第二十条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、省略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第二十一条请示问题要一文一事，一事一报，要求批复的问题应明确提出。向上级机关的请示只主送一个单位，可同时抄报其它上级机关，在上级批准之前不能下发。除特别紧急、直接交办以及多次请示得不到解决的外，一般不要越级行文。需要越级行文的，应同时抄送被越过的机关。“报告”中不得夹带请示事项。请示、报告不得同时使用。第二十二条文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级；办公室文秘应根据有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。第二十三条公司行政公文送领导签发之前，由办公室审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，文字格式是否符合本办法的有关规定。第二十四条按规定的程序办理文件。各部室以公司名义上报下发的文件或发出的函件，按以下发文流程办理：由主办部室承办人拟稿→部室负责人审核（需会办的文件应由会办处室审核签字）→办公室文秘人员核稿→办公室主任审核→主办部室承办人呈送公司有关领导审阅签发→办公室文秘人员登记编号→缮印→主办部室分发。第二十五条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签字同意，对有密级的文件须办公室负责人同意后方可借阅。第二十六条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。8．5公文立卷销毁第二十七条办公室文秘对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向办公室负责人报告。第二十八条各部室应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。第二十九条公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等公司档案管理办法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第三十条文件的归档范围：凡下列文件统一由办公室文秘负责归档：（一）上级机关来文，包括上级对公司请示的批复；（二）公司印发的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和项目生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（三）例会记录；（四）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；（五）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；（六）上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。（七）反映本项目生产、先进人物事迹及公司领导工作等音、像摄制品；（八）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（九）公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（十）各部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。第三十一条整理立卷要做到：（一）卷内文件材料必须准确反映公司各项工作的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期