涉密会议 管理制度

涉密会议管理制度第一章总则

为确保涉密会议的顺利进行，加强会议的组织管理，提高会议效率，保障会议内容的保密性，特制定本涉密会议管理制度。

一、适用范围

本制度适用于公司（或单位）内部涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密的各类会议。

二、会议原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭、保密的原则。

2.会议内容应围绕议题进行，禁止涉及与会议无关的敏感信息。

3.参会人员应严格遵守会议纪律，保守会议秘密。

三、会议分类

根据会议性质和内容，涉密会议分为以下三类：

1.绝密级会议：涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密，泄露可能导致特别严重后果的会议。

2.机密级会议：涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密，泄露可能导致严重后果的会议。

3.秘密级会议：涉及国家秘密、商业秘密及工作秘密，泄露可能导致一般后果的会议。

四、组织机构

1.会议的组织管理工作由会议主持人负责。

2.会议主持人应指定专人负责会议的筹备、组织和纪要工作。

3.会议主持人应确保会议内容的保密性，对违反会议纪律的行为及时予以制止。

五、参会人员

1.参会人员应具备相应的保密资格和业务能力。

2.参会人员应按照会议通知要求，准时参加或请假。

3.参会人员应严格遵守会议纪律，不得泄露会议内容。

六、会议通知

1.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

2.会议通知应提前送达参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。

3.会议通知应采取适当方式发送，确保会议内容的保密性。

七、会议资料的准备与管理

1.会议资料的准备应遵循保密原则，严禁涉及无关敏感信息。

2.会议资料应在会议开始前送达参会人员，会后收回。

3.会议资料应指定专人负责管理，防止丢失、泄露。

八、会议纪律

1.参会人员应关闭手机或调至静音，保持会场安静。

2.参会人员应集中精力参会，禁止交头接耳、随意走动。

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容。

九、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，确保记录的准确性和完整性。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况等内容。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，经会议主持人审核后存档。

十、本制度的解释权归公司（或单位）保密工作部门。

第二章会议流程

为确保涉密会议的有序进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、进行和结束等各个流程环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议主持人应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议内容紧密围绕主题展开。

2.制定会议议程：会议主持人应制定详细的会议议程，包括各议题的讨论时间、发言顺序等，并在会议通知中明确。

3.选定会议时间、地点：根据参会人员的时间安排和会议室资源，选定合适的会议时间、地点。

4.发送会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容，提前送达参会人员。

5.准备会议资料：会议主持人应组织相关人员准备会议所需资料，确保资料在会前送达参会人员。

6.会议设备检查：会议开始前，检查会议室内的音响、投影仪、话筒等设备是否正常，确保会议顺利进行。

二、会议进行

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、目标和议程，强调会议纪律和保密要求。

3.各议题讨论：按照会议议程，依次进行各议题的讨论。会议主持人应确保讨论围绕主题进行，控制好讨论时间。

4.讨论记录：会议记录人应详细记录各议题的讨论情况，包括主要观点、结论等。

5.休息与茶歇：根据会议时长和参会人员需求，合理安排休息和茶歇时间。

三、会议结束

1.总结发言：会议接近尾声，会议主持人应对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作计划。

2.散会：会议主持人宣布散会，感谢参会人员的参与。

3.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。

4.会议资料回收：会后，指定专人负责回收会议资料，防止泄露保密信息。

四、会议评估

1.参会人员反馈：会议结束后，向参会人员征集会议效果、组织等方面的意见和建议。

2.会议主持人总结：会议主持人结合参会人员的反馈，总结本次会议的优点和不足，为下次会议提供改进方向。

3.持续改进：根据会议评估结果，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保涉密会议的成果得以有效执行，本章将详细阐述会议纪要的整理、分发、跟踪和落实等环节。

一、会议纪要的整理与分发

1.纪要整理：会议结束后，会议记录人应尽快整理会议纪要，准确反映会议讨论内容、结论和行动计划。

2.纪要审核：会议纪要整理完成后，由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确无误。

3.纪要分发：审核通过的会议纪要，应及时通过安全方式分发给所有参会人员和相关执行部门。

4.保密要求：会议纪要的分发应遵循保密规定，确保信息不泄露给无关人员。

二、会议纪要的跟踪

1.任务分配：会议纪要中明确的行动计划和责任主体，应明确分配给相关人员或部门。

2.进度更新：责任主体应定期更新任务进度，会议记录人负责收集并整理进度信息。

3.跟踪机制：建立会议纪要跟踪机制，定期检查行动计划执行情况，确保各项任务按时完成。

三、会议纪要的落实

1.责任到人：会议纪要中明确的行动计划，应明确具体负责人，确保任务落实到位。

2.协调沟通：在任务执行过程中，如遇到问题或困难，应及时与其他相关部门进行沟通协调，确保任务顺利进行。

3.效果评估：对会议纪要中明确的行动计划进行效果评估，总结经验教训，为今后工作提供借鉴。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要经过跟踪落实后，应按照规定进行归档，以备查阅。

2.管理制度：建立会议纪要管理制度，明确纪要的保存期限、查阅权限等，确保信息安全。

3.安全防护：对会议纪要的存储介质和电子文档进行安全防护，防止丢失、损坏或泄露。

五、会议纪要的监督与改进

1.定期检查：对会议纪要的整理、分发、跟踪和落实情况进行定期检查，确保各项工作按计划进行。

2.反馈机制：建立会议纪要落实情况的反馈机制，及时发现和解决问题。

3.持续改进：根据会议纪要跟踪落实过程中发现的问题，不断优化会议管理制度，提高会议效果和执行力。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理利用，保障会议的顺利进行，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：设立会议室预订流程，明确预订方式、预订权限和预订规则。

2.时间安排：合理规划会议室使用时间，避免时间冲突，确保会议顺利进行。

3.优先级原则：对于重要或紧急会议，给予优先预订权，并根据会议性质分配适合的会议室。

二、会议室配置

1.基础设施：会议室应配备必要的设施，如桌子、椅子、投影仪、音响设备等。

2.保密措施：涉密会议室应采取相应的保密措施，如隔音、防窃听等，确保会议安全。

3.网络与通信：会议室应提供稳定的网络连接，确保会议中所需的远程通信和资料共享。

三、会议室使用

1.使用规范：明确会议室使用规范，要求参会人员爱护设备，保持环境整洁。

2.会议前准备：会议前，由专人负责检查会议室设备是否正常运行，确保会议环境舒适。

3.会议中管理：会议进行中，指定专人负责会场服务，如调整设备、协助通讯等，确保会议顺利进行。

四、会议室维护与保养

1.定期检查：定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.报修与更新：发现设备损坏或功能不足时，及时报修或更新，以满足会议需求。

3.清洁卫生：定期对会议室进行清洁，保持环境整洁，提供舒适的会议氛围。

五、会议室安全

1.人员出入管理：加强会议室出入口的管理，确保参会人员身份的合法性。

2.保密措施落实：对于涉密会议，严格执行保密措施，防止信息泄露。

3.突发事件处理：制定会议室突发事件处理预案，如火灾、停电等，确保参会人员的安全。

六、会议室预约与使用监督

1.监督机制：设立会议室预约与使用的监督机制，对违规行为进行纠正。

2.意见反馈：鼓励参会人员提出会议室管理方面的意见和建议，不断优化管理规定。

3.定期评估：对会议室的使用效率、设备状况等方面进行定期评估，以提高会议室管理水平。

遵循以上管理规定，有助于确保会议室资源的高效利用，为会议的顺利进行提供有力保障。

第五章附则

为确保涉密会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度解释权归公司（或单位）保密工作部门。

三、