枣庄市会议管理制度细则

枣庄市会议管理制度细则第一章总则

为确保枣庄市各级会议的有序进行，提高会议效率，明确会议决策的执行力，制定本会议管理制度细则。本细则适用于枣庄市范围内所有政府机关、企事业单位的会议管理。

一、会议目的

会议旨在加强沟通、协调、决策和监督，推动各项工作的开展。会议应具有明确的目的和议题，确保参会人员充分发表意见，提高决策的科学性、民主性和有效性。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

4.联席会议：两个或两个以上单位共同召开的会议。

三、参会人员

1.会议主持人：负责会议的组织、主持和总结。

2.与会人员：根据会议议题，与会议内容有关的各部门负责人及相关人员。

3.记录人员：负责会议纪要的记录和整理。

四、会议纪律

1.会议期间，与会人员应按时到场，不得迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会议秩序。

3.与会人员应积极参与讨论，发表意见，遵守会议议程。

4.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，与会人员应严格保密。

五、本细则自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

六、本细则解释权归枣庄市会议管理部门。

第二章会议流程

为确保枣庄市各级会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节职责，本章将详细阐述会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题，拟定会议议题，并在会议通知中明确。

2.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等内容。

3.准备会议材料：会议组织者应根据议题，提前准备相关会议材料，并在会议召开前至少2个工作日发送给与会人员。

4.会议室预约与布置：会议组织者应提前预约会议室，并根据会议类型和参会人数进行适当布置。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍与会人员，宣布会议主题和议程，并对会议纪律进行强调。

3.各部门汇报和讨论：根据会议议程，各部门负责人或相关人员汇报相关工作，与会人员进行讨论。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

5.会议总结：会议主持人对会议进行总结，强调会议决策的执行和落实。

三、会议纪要

1.会议纪要记录：记录人员应详细记录会议讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，记录人员应在2个工作日内整理完成会议纪要。

3.会议纪要审批：会议纪要经会议主持人审批后，发送给与会人员。

4.会议纪要归档：会议纪要应定期归档，以备查阅。

四、会议后续

1.任务分工：会议决策涉及的具体任务，应明确责任人和完成时间。

2.跟踪落实：会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，确保落实到位。

3.反馈与汇报：责任人应按时完成工作任务，并向会议组织者反馈执行情况。

4.会议效果评估：会议组织者可根据实际情况，对会议效果进行评估，为下次会议提供改进方向。

本章详细阐述了枣庄市会议的筹备、召开、纪要和后续流程，旨在规范会议管理，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保枣庄市各级会议决策的有效执行，本章重点阐述会议纪要的跟踪落实工作，确保会议成果转化为实际工作成效。

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要审批通过后，由会议组织者及时发布给所有与会人员，并抄送相关部门。

2.会议纪要发布形式包括但不限于电子邮件、纸质文件、内部通讯系统等。

3.会议组织者应确保与会人员收到会议纪要，并对纪要内容进行充分理解和掌握。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中应明确任务分工，将决策事项分解为具体工作任务，并明确责任人和完成时间。

2.责任人应主动认领任务，并按照会议纪要要求，制定详细工作计划。

3.会议组织者应对责任人进行跟踪督促，确保各项工作任务按期完成。

三、跟踪检查与协调

1.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪检查，了解工作进展和存在的问题。

2.针对工作中出现的问题，会议组织者应及时协调相关部门和人员，研究解决方案，确保工作顺利进行。

3.跟踪检查结果应记录在案，作为评价会议效果和责任人工作绩效的依据。

四、反馈与汇报

1.责任人应按照约定时间，向会议组织者反馈工作任务完成情况，包括工作进度、成果和存在的问题。

2.会议组织者对责任人反馈的信息进行整理，形成汇报材料，向领导汇报会议决策执行情况。

3.对于未按期完成的工作任务，责任人应说明原因，并提出整改措施。

五、会议纪要落实情况的评估与问责

1.定期对会议纪要的落实情况进行评估，分析存在的问题，为改进会议管理提供依据。

2.对未按要求完成工作任务的责任人，根据情节严重程度，给予相应的问责处理。

3.会议组织者应总结会议纪要落实过程中的经验教训，不断优化会议管理流程，提高会议决策执行力。

本章明确了枣庄市会议纪要的跟踪落实工作，旨在确保会议决策得到有效执行，推动各项工作的顺利开展。

第四章会议室管理规定

为保障枣庄市各级会议的有序进行，提高会议室使用效率，本章针对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预约

1.各单位需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交预约申请，明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议室管理部门根据预约申请的先后顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室。

3.预约成功的单位应按时使用会议室，如需取消或变更预约，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、大声喧哗。

2.会议室内设备使用完毕后，应关闭电源，恢复设备原状，确保会议室物品完好。

3.会议室内不得擅自搬动设备、损坏公物，如有损坏，应照价赔偿。

4.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持手机静音或关机，不得随意进出。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用单位应进行测试，如有问题，及时联系会议室管理部门进行维修或更换。

3.会议室管理部门可根据实际情况，对设备进行升级改造，提高会议室使用效果。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间与会人员的人身安全。

2.会议室内应配置消防器材，定期进行消防安全检查。

3.会议期间，会议室管理部门应安排专人负责会议室的安全巡查，发现问题及时处理。

五、会议室环境卫生

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内环境卫生。

2.会议室内应配备垃圾桶，与会人员应将垃圾放入垃圾桶内，保持会议室整洁。

3.会议室管理部门应定期检查会议室环境卫生，对不符合卫生要求的单位进行提醒和整改。

本章对枣庄市会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为各级会议提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。

第五章附则

为确保枣庄市会议管理制度细则的贯彻执行，本章对相关附则进行规定。

一、本细则的解释