学生会会议管理制度

学生会会议管理制度学生会会议管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保学生会工作的高效有序进行，提高会议质量，明确会议目的，规范会议流程，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于学生会组织的各类会议，包括但不限于学生会全体成员大会、各部门内部会议、学生会与外部单位协作会议等。

第三条基本原则

（一）会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保广泛参与，同时提高决策效率。

（二）会议应注重实效，议题明确，讨论充分，确保会议成果的落实。

（三）会议应遵循保密原则，对会议内容、决议等涉及保密事项进行妥善保管，未经允许不得擅自泄露。

第四条会议种类

学生会会议分为以下几种：

（一）全体成员大会：由学生会主席团组织，学生会全体成员参加，讨论学生会重大事项及决策。

（二）部门内部会议：由各部门负责人组织，本部门成员参加，讨论本部门工作计划、任务分配等事项。

（三）专题会议：针对特定议题召开的会议，由相关负责部门或人员组织。

（四）协作会议：与其他组织或单位共同召开的会议，旨在沟通交流、协作共进。

第五条会议组织者责任

会议组织者应负责以下事项：

（一）明确会议主题、议程，并在会议前通知参会人员。

（二）确保会议场地、设施、资料等准备工作就绪。

（三）主持会议，确保会议按照议程进行。

（四）对会议成果进行总结，督促会议决议的落实。

第六条参会人员责任

参会人员应遵守以下规定：

（一）按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。

（二）会议期间保持秩序，尊重他人发言，积极参与讨论。

（三）对会议决议认真执行，对会议纪要进行妥善保管。

第七条会议记录

会议应指定专人进行记录，确保会议内容、决议等事项得到完整、准确的记录。

第八条本管理制度的解释权归学生会主席团所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据学生会工作计划或实际需要，明确会议主题，确保会议目的明确。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理安排会议时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保涉及议题的部门或人员全覆盖。

4.通知参会人员：提前将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，以便做好参会准备。

5.准备会议材料：收集、整理与会议议题相关的资料，制作会议PPT、报告等材料。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人发言：会议主持人介绍会议主题、议程，强调会议纪律，对参会人员提出要求。

3.专题报告：针对会议议题，由相关部门或人员作专题报告，介绍相关情况。

4.讨论与发言：参会人员围绕议题展开讨论，积极发言，提出建议和意见。

5.决策表决：针对会议议题，采取投票、举手等方式进行决策表决，确保决策民主、公正。

6.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，明确会议决议，对下一步工作进行部署。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、发言、决议等事项。

2.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，明确会议成果、决议和下一步工作要求。

3.审核与发布：会议纪要由会议主持人审核，确认无误后发布给参会人员。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：各部门或人员根据会议决议，认真执行，确保会议成果得到落实。

2.反馈与汇报：定期对会议决议的执行情况进行反馈和汇报，及时发现问题并予以解决。

3.总结经验：对会议的组织、召开、成果等方面进行总结，不断优化会议流程，提高会议效率。

本章内容旨在规范会议流程，确保学生会工作的高效有序进行。参会人员应严格遵守会议流程，共同维护会议纪律，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人或指定负责人进行审核。

2.审核无误后，会议纪要应以书面形式发布，通过电子邮件、学生会内部网络平台等方式传达给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要的发布应确保时效性，以保证决议的及时执行。

二、决议任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确各项决议的责任部门和个人，确保每项任务都有明确的执行主体。

2.责任部门和个人应根据会议纪要的要求，制定具体的执行计划，并按计划推进实施。

3.执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主持人或主席团汇报，寻求支持和帮助。

三、跟踪监督与进度汇报

1.设立专门的监督小组或指定专人负责对会议决议的执行情况进行跟踪监督。

2.定期召开会议，听取责任部门和个人关于决议执行进度的汇报，确保各项工作按计划推进。

3.对进度滞后或遇到困难的决议，应及时分析原因，制定解决方案，并督促相关部门加快执行。

四、成果评估与反馈

1.对已完成的决议任务进行成果评估，检查是否达到预期效果，总结经验教训。

2.将成果评估结果和反馈意见整理成报告，向主席团和相关部门汇报，为今后工作的改进提供参考。

3.对于执行效果不佳的决议，应深入分析原因，制定整改措施，确保类似问题不再发生。

五、持续改进与优化

1.建立长效机制，对会议纪要的跟踪落实工作进行持续改进和优化。

2.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，查找存在的问题，不断调整和完善管理措施。

3.鼓励各部门和个人积极提出改进意见，共同提高学生会工作的效率和质量。

本章内容旨在确保会议纪要得到有效跟踪落实，使学生会的各项工作有序推进，提高决策执行力和工作成效。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需向学生会相关部门提交书面申请，明确会议时间、参会人数、所需设施等。

2.预订者应合理规划会议时间，避免与已有预订冲突。如有冲突，按照“先申请，先使用”的原则进行协调。

3.预订者应在会议开始前至少1小时完成会议室布置和设施检查，确保会议室环境整洁、设备正常运行。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食和乱丢垃圾。

2.使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，如发现问题，及时向相关部门报告。

3.会议室内禁止私拉乱接电源线、网线等，避免安全事故发生。

4.会议结束后，预订者应负责将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责管理，定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.预订者如需使用会议室内的设备，应在会议前向管理人员申请，并接受操作培训。

3.使用会议室设备时，应遵循设备操作规程，不得擅自拆卸、改装或带出会议室。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，预订者应确保参会人员的安全，遵守消防、疏散等安全规定。

2.会议室内应配备必要的消防设施，定期检查，确保其处于正常状态。

3.如遇紧急情况，预订者应立即启动应急预案，组织参会人员有序疏散。

本章内容旨在规范会议室的管理和使用，为学生会提供良好的会议环境，确保会议的顺利进行。预订者和参会人员应严格遵守相关规定，共同维护会议室的秩序与安全。

第五章附则

1.本管理制度自发布之日起生效，学生会全体成员