矿山企业会议管理制度

矿山企业会议管理制度第一章总则

一、为加强矿山企业会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保决策的科学性、合理性，根据《中华人民共和国公司法》及公司相关规定，特制定本制度。

二、本制度适用于矿山企业召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题会、部门例会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.预约、准备、总结；

3.及时、准确、全面；

4.遵守保密原则，严格控制会议信息传播。

四、会议的组织、召开、记录、跟踪和落实等工作，应严格按照本制度执行。任何单位和个人不得擅自变更会议管理制度，确需变更的，需提交公司董事会审批。

五、会议分为定期会议和临时会议。定期会议主要包括董事会、总经理办公会、部门例会等；临时会议主要包括专题会、紧急会议等。

六、会议的召开应提前做好以下准备工作：

1.确定会议主题、议程、参会人员、时间、地点等；

2.准备会议材料，提前发送给参会人员；

3.确保会议室设施设备正常运行，做好会场布置；

4.会前通知参会人员，确保按时参加。

七、会议纪要应真实、准确、全面地记录会议内容，包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

八、会议纪要的跟踪落实工作由会议记录人负责，相关责任人应严格按照会议纪要执行，确保会议决策落到实处。

九、违反本制度规定，造成不良影响的，将追究相关责任人的责任。

十、本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如国家法律法规、公司规章制度发生变化，本制度应相应进行调整。

第二章会议流程

一、会议预约与通知

1.召开会议前，由会议发起人向会议管理部门提交会议申请，内容包括会议主题、目的、议程、参会人员、预计时长、所需设施设备等。

2.会议管理部门根据会议申请，合理安排会议时间、地点，并在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，确保参会人员有足够时间准备。

二、会议签到

1.参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，并在会议签到表上签到。

2.会议管理部门负责统计参会人员签到情况，及时向会议主持人报告。

三、会议议程与主持人

1.会议主持人应按照预定议程主持会议，确保会议内容紧凑、有序进行。

2.会议主持人负责引导讨论，控制会议时间，确保会议高效、务实。

四、会议讨论与决策

1.会议讨论应围绕主题展开，参会人员应充分发表意见，做到有理有据。

2.会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决或决策。

3.对于重要决策事项，应进行详细记录，包括表决结果、参会人员意见等。

五、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后3个工作日内完成，并提交给会议主持人审核。

六、会议纪要的发放与反馈

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议管理部门在3个工作日内发送给参会人员。

2.参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内反馈意见，如有异议，应及时提出，由会议管理部门协调解决。

七、会议总结与改进

1.会议结束后，会议管理部门应收集参会人员的意见和建议，对会议进行总结。

2.根据总结结果，会议管理部门提出改进措施，不断完善会议流程，提高会议效率。

八、会议资料的归档

1.会议结束后，会议管理部门应将会议纪要、签到表、会议通知等相关资料整理归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理制度进行保存，确保资料的安全、完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要完成后，由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要由会议管理部门统一发布，并明确纪要的执行期限和责任人。

二、任务分解与责任分配

1.会议纪要中明确的任务和决策，应进行详细分解，明确每项任务的责任人、完成标准和期限。

2.会议管理部门负责将分解后的任务分配给相关部门和人员，并跟踪任务执行情况。

三、任务执行与监督

1.责任部门和个人应按照会议纪要的要求，积极推进任务的执行。

2.会议管理部门应定期对任务执行情况进行监督，确保各项决策落到实处。

四、进度报告与问题反馈

1.责任部门在执行任务过程中，应定期向会议管理部门报告任务进度，遇到问题及时反馈。

2.会议管理部门对收集到的问题和反馈进行分析，提出解决方案，协助责任部门解决问题。

五、跨部门协作与沟通

1.对于涉及多个部门的任务，会议管理部门应组织相关部门进行协调，确保协作顺畅。

2.各部门之间应保持良好沟通，共同推进任务完成。

六、会议纪要落实情况的评估与总结

1.会议纪要执行期限届满后，会议管理部门应组织对会议纪要落实情况进行评估，总结经验教训。

2.根据评估结果，对落实效果好的部门和个人给予表扬，对未完成任务的部门和个人进行问责。

七、持续改进与优化

1.会议管理部门应不断总结会议纪要跟踪落实的经验，发现问题，提出改进措施。

2.通过优化流程、提高沟通效率、加强协作等方式，持续提升会议纪要的落实效果。

八、会议纪要落实情况的公示

1.会议管理部门定期将会议纪要的落实情况公示，提高透明度，接受全体员工的监督。

2.公示内容包括任务完成情况、责任人、完成时间等，以确保全体员工了解会议决策的执行情况。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议发起人提前向会议管理部门提交会议室申请。

2.会议管理部门根据申请内容，合理安排会议室，并在会议预订簿上做好记录。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响设备等，并确保设备正常运行。

2.定期对会议室进行清洁和维护，保证会议室环境整洁、设施完好。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不随意离席。

2.爱护会议室设施设备，严禁在会议室内吸烟、进食，避免造成设备损坏或污染。

四、会议保密工作

1.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和涉密信息。

2.会议室内不得使用不具备保密功能的通讯设备，防止信息泄露。

五、会议室准入与安保

1.会议室使用期间，未经允许，非参会人员不得擅自进入会议室。

2.会议管理部门应加强会议室的安保工作，确保会议安全顺利进行。

六、会议室使用记录

1.会议结束后，会议管理部门应记录会议室使用情况，包括会议主题、时间、参会人员等。

2.定期对会议室使用情况进行统计，为会议室管理和优化提供依据。

七、会议室预约与使用优先级

1.会议室预约遵循先到先得原则，特殊情况下可根据会议重要性和紧急程度调整优先级。

2.会议管理部门负责协调解决会议室使用冲突，确保重要会议的顺利进行。

八、会议室应急预案

1.会议管理部门应制定会议室应急预案，包括设备故障、突发情况等，确保会议不受影响。

2.参会人员应熟悉应急预案，遇到问题及时报告并协助处理。

九、会议室管理评估与改进

1.定期对会议室管理工作进行评估，总结经验，发现问题。

2.针对评估结果，会议管理部门提出改进措施，不断提升会议室管理水平和服务质量。

第五章附则

一、本制度的解释权归矿山企业