开发公司会议管理制度

开发公司会议管理制度第一章总则

为确保公司会议的高效有序进行，提高决策效率，规范会议管理，制定本制度。开发公司会议管理制度（以下简称“本制度”）适用于公司各部门、各层级会议的组织与实施。

一、会议目的

1.促进公司内部沟通，提高工作效率。

2.加强部门间的协作，协调资源，促进公司战略目标的实现。

3.集思广益，解决工作中的问题，推动公司持续改进。

4.传达公司政策，提高员工的凝聚力和执行力。

二、会议类型

1.定期会议：包括周例会、月度会议、季度会议、年度会议等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的专题会议或紧急会议。

三、参会人员

1.公司全体员工均有义务参加与其工作相关的会议。

2.各级领导应积极参与下属部门的会议，了解工作情况，指导工作。

3.会议主持人由会议召集人指定，负责会议的组织、主持和总结。

四、会议纪律

1.会议应严格按照预定的时间、地点、议程进行。

2.参会人员应提前做好会议准备工作，按时到场，不得迟到、早退。

3.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需向主持人请假后方可离场。

4.会议内容应保密，不得泄露给无关人员。

五、会议管理责任

1.各部门负责人对本部门会议的召开、纪要的撰写和跟踪落实负责。

2.会议召集人负责会议通知、会议资料的准备和会议场地的安排。

3.人力资源部门负责对会议管理制度进行监督、检查和改进。

本制度的解释权归公司人力资源部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度自发布之日起实施，原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议召集人应根据公司工作计划或实际需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.确定参会人员：会议召集人应根据会议主题，明确参会人员范围，包括主持人、参会部门、参会人员等。

3.发送会议通知：会议召集人应在会议开始前至少1个工作日发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等。

4.准备会议资料：会议主持人或相关人员应提前准备好会议所需的资料，并在会议前1个工作日发放给参会人员。

5.安排会议室：会议召集人负责预订会议室，并根据会议需求提前做好场地布置、设备检查等工作。

二、会议进行

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到场签到，会议主持人负责清点人数。

2.会议开幕：会议主持人宣布会议开始，简要介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照预定议程逐项进行，每个议题的讨论时间应控制在合理范围内。

4.讨论与发言：会议主持人应引导参会人员进行充分讨论，鼓励大家积极发言，确保会议效果。

5.归纳总结：会议主持人应在每个议题讨论结束后进行归纳总结，明确结论和下一步行动。

三、会议闭幕

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果、共识和待解决问题进行总结。

2.传达会议要求：会议主持人对参会人员提出明确的工作要求，确保会议精神的落实。

3.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括讨论事项、结论、责任人和完成时间等。

4.会议闭幕：会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

四、会议纪要的撰写

1.会议结束后1个工作日内，会议记录人应整理会议纪要，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、结论等。

2.会议纪要应简洁明了，重点突出，便于阅读。

3.会议纪要需经会议主持人审核通过后，发送给参会人员和相关领导。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议召集人应将会议资料、纪要等文件进行归档，便于查阅和追溯。

2.归档资料包括会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员名单等。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保会议成果的转化，特制定会议纪要的跟踪落实制度，具体如下：

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经主持人审核通过后，由会议记录人通过公司内部通讯系统或邮件形式发布给所有参会人员及相关领导。

2.各参会人员应认真阅读会议纪要，确保对会议决策和分工有清晰的认识。

3.会议纪要的发布应在会议结束后的两个工作日内完成。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确提出的任务和责任分工，各责任人应按照要求执行，确保工作进度和质量。

2.责任人应在会议纪要发布后的两个工作日内，向会议召集人或主持人反馈接受任务的确认信息。

3.如责任人对任务有疑问或异议，应及时与会议召集人或主持人沟通解决。

三、进度跟踪与汇报

1.各责任人应根据任务进度，定期向会议召集人或主持人汇报工作进展情况。

2.会议召集人应建立任务跟踪机制，对会议纪要中的任务进行定期检查和督促。

3.对于重要或紧急的任务，会议召集人可要求责任人提供中期报告，以确保任务按期完成。

四、问题反馈与协调解决

1.在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议召集人或主持人反馈，并提出解决建议。

2.会议召集人应协调相关部门和资源，协助责任人解决问题，确保任务顺利进行。

3.对于重大问题，会议召集人可召集相关人员召开专题会议，研究解决方案。

五、会议纪要落实情况的评估与总结

1.会议纪要中的任务完成后，会议召集人应对任务完成情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.评估结果和总结报告应作为会议资料归档，为今后类似工作提供参考。

3.对于表现优秀的责任人，公司可给予表彰和奖励；对于未按要求完成任务的责任人，应视情况给予相应处罚。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向行政部门或指定管理人员预订。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室和设备。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重要或紧急会议，行政部门可根据实际情况进行协调。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设备，不得随意移动、损坏或私自带走。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，关闭门窗，确保会议室恢复原状。

4.如会议室内设备出现故障，应及时向行政部门报修，确保设备正常运行。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的采购、维护和更新。

2.定期对会议室设备进行检查，确保设备状态良好，满足会议需求。

3.对于特殊设备或软件需求，会议召集人应提前与行政部门沟通，确保会议前完成相关设备的安装和调试。

四、会议室安排与调整

1.行政部门有权根据会议需求和实际情况，对会议室进行合理安排和调整。

2.如预订会议室的会议时间、参会人数发生变化，预订人应及时通知行政部门，以便进行调整。

3.对于临时增加的会议，行政部门应尽力协调解决，如无法安排，需向申请部门说明情况。

五、会议室使用监督与处罚

1.行政部门应加强对会议室使用的监督，确保规定得到有效执行。

2.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒、警告，并根据情节严重程度给予相应处罚。

3.对于恶意损坏会议室设备的行为，将追究相关责任人的法律责任。

本章规定的解释权归行政部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。管理规定自发布之日起实施，原有相关规定与本规定不符的，以本规定为准。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的修改和补充

1.本制度的修改和补充由公司人力资源部门负责，必要时可征求相关部门意见。

2.修改和补充内容经公司领导审批通过后，以书面形式发布，并通知全体员工。

二、制度解释

1.本制度的解释权归公司人力资源部门所有。

2.员工对本制度有疑问或异议时，可向人力资源部门咨询或提出建议。

三、制度执行监督

1.各级管理部门应加强对本制度