论信息系统的合同管理

摘要：2019年6月，我作为项目经理参与了某市水文局发布的《某河流水环境智能检测模拟预警平台》项目建设。该项目作为本市五年计划的重点项目，作为智慧城市建设的组成部分，投资金额为800万元，建设工期为18个月。该项目包括河流水质水文数据采集处理，未来指标数据预测和预警，生成评估报告和专家建议等，该系统经过汛期（5-9月）和非汛期的运行测试，达到了预期目标。2021年1月，该系统通过了由水文局组织的7位专家组成专家团的验收。本文结合作者的实践管理经验，以真实的项目管理为例，讨论了信息系统的合同管理过程，主要从以下几个方面进行阐述，最后总结了项目采购合同管理中存在的不足和解决方案。正文：近年来随着人们对生活环境要求的不断提升，国家不断加大对治理和保护水环境的要求和力度。2019年6月，公司中标了某市水文局发布的《某某河流水环境智能检测模拟预警平台》项目，我参与该项目的前期调研分析、可行性研究、前景论证工作以及项目投标，在项目管理办公室发布的项目章程汇总我被任命为项目经理。该项目作为本市五年计划的重点项目，作为智慧城市建设的组成部分，投资金额为800万元，建设工期为18个月。该项目通过对河流流域和水体的水环境进行实时监控和指标采集，利用建立的人工智能模型对重大污染和洪水等自然灾害进行提前预警，生成评估报告和专家建议等。其主要原理是通过物联网的传感器获取数据，由4G/5G无线网络传输数据至云端，利用数据仓库技术进行计算和存储；然后经过大数据技术和智能模拟仿真平台进行模拟和分析，得出事物的现状和发展的规律并及时预测未来重大问题和灾害，可以为政府管理部门提供河流的实时水质水文指标数据和预测模拟情景，为社会的生产生活提供更加有效的服务。该项目主要采用java和Python语言，运用了SpringCloud,HBase,Spark,Kafka,百度Paddle等技术，应政府国产化要求要求，承载部分采用金蝶中间件，综合管理功能部分数据库采用人大金仓数据库KingBaseESV8，采用集群分布式技术部署在政务云服务器Linux操作系统上。该项目作为某市重点项目公开招标，受到社会多方面关注，时间紧任务重社会影响打的特点，经公司同意，我组建了项目型团队，经过和专家团队讨论，预计该项目需要人力资源约为18人，其中需求分析3人，开发小组7人，测试小组3人，质量控制小组2人，实施小2人，配置管理1人，每个小组组长直接向我汇报。之后我们共同制定了责任分配表格，将任务分配到具体成员。该河流总长度约90公里，流域面积约2500平方公里，涉及干系人众多。需求、沟通、技术等制约因素较多，且根据物联网项目的建设经验，涉及到的软硬件采购项目较多，软件部分我们团队可以通过研发团队努力实现，硬件部分需要采购。需要采购的硬件主要分为两类：1.物联网传感器设备2.水质化验检测设备，根据以往经验，我知道合同管理是十分重要的。如果做不好合同管理会导致工期延长，成本超支，会给水利部门和公司带来极为不利的影响。因此在本项目中，我作为项目经理，除了对其他管理领域进行恪尽职守的工作还特别重视合同管理。本文主要从合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理、合同档案管理、合同违约索赔管理以及合同首尾管理几个方面进行阐述。一、合同的签订根据采购管理计划和采购计划时间表，我们有序的实施了采购活动。本项目的主要采购需求有云服务器和采购和多种硬件设备的采购。由于云服务和各种硬件设备需求情况比较明确，为了避免采购中的风险，我们决定采用总价合同的方式来签订采购合同，此外为避免因条款的不完备或歧义而引起合同纠纷，因此，在达成交易和签订合同前，有必要使双方进一步对他们所同意的条款有一致的认识。对合同标的的描述务必要达到准确、简练、清晰的标准要求，切忌含混不清。合同的内容包括在项目的初期就需要完成河流环境监测和水质检测化验设备的采购，包括专用服务器、数据库和批量的计算资源等服务。在选择服务商时，由于甲方是政府部门性质的特殊需求，我们首先排除了WaterDeal,RiverPro等外国的产品，只能在国内的主流水处理专业厂商之间选择。如今的询价过程已经非常简单了，直接在产品的网站上就可以查询到详细的服务保教。我们根据前期准备好的采购工作说明书中确定了所需服务的配置得到了3家服务商的价格并进行了对比分析，结论是三家的服务都满足项目的需求，某研究所的价格最贵但是行业份额最高服务最为稳定，综合考虑选择该服务商。【感觉字数比较多的话上面的例子也可以不写，直接写下面这个招投标的例子】对于项目的物联网硬件部分比如水质监测Pad，水文监测站和数量种类众多的传感器、等采用招投标的方式进行采购，我们在公司的主页及某招投标网站上发布了招标公告，进入了采购招标阶段，一共有8家合格的潜在供应商购买了标书，当时我们这个采购项目从发标到开标一共有20天的时间，在开标前10天，我们组织召开了一次投标人的会议，8家潜在供应商都参加了投标人答疑会，最后又7家供应商在规定的时间前提交了他们的投标文件。开标和评标的当天，我们组织了7名专家组成的评标小组，经济和技术方面的专家占了2/3,参与了评标工作，按照采购管理计划、评标标准、招标文件，对7家潜在的供应商从技术方案、商务资质、和报价等3方面进行了综合的评分，最后确定了得分最高的一家潜在供应商中标，之后我们发出了中标通知书，通知了中标的供应商和未中标的供应商，最后并与之签订了合同。考虑到采购的风险，我们在合同中详细的描述了硬件设备的参数，以及质量相关的要求，同时考虑到项目进度的风险，在合同里明确供货时间，以及违约责任与违约金。二、合同的履行管理在签订了采购合同之后，我们和供应商按照合同规定开始履行双方的权利和义务。在这个过程中，让我印象深刻对的是硬件设备部分的采购工作，我们在合同中已详细的规定了交付的时间和安装调试的时效要求，并依次督促供应商履行合同的约定，但是在实际执行的过程中还是出现了影响项目进度的情况，例如所采购的GPS和水质传感器，由于供应商人手方面的安排，项目甲方的配合、设备匹配等各方面的原因，安装调试工作比计划推迟了2周才完成，在设备启用后的一个月内，我们严格监控设备的运行状态，通过数据整理分析，我们发现GPS设备离线时间超长（不合格），从而要求供应商整改，发现是物联网卡数据服务的问题，为了防止此类事件的继续发生，我们将经验总结归档于组织过程资产库中，以便在下次采购活动中提前做好应对的措施。三、合同的变更管理项目的建设过程中难免出现一些不可预见的事项，包括要求修改或变更合同条款的情况，例如，在合同履行过程中，客户觉得原来的系统架构一些应用不具备容灾能力，希望增加一些服务器，以提高系统的可用性。所以客户就此发起了范围变更请求，等变更请求按照流程走完以后，我开始着手服务器采购合同的变更事项。我组织采购经理，采购专员、团队成员进行会议讨论，明确这次合同变更需要追加的数量，型号，价款等事项，然后由采购专员编写书面合同变更申请，内部审核通过后，将合同变更申请文件发给供应商，不久供应商通过书面的方式给与了答复，同意此次变更，最后我们与供应商签订了补充合同。四、合同的档案管理合同档案管理(文本管理)是整个合同管理的基础。它作为项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自动化工具。在本项目中我们使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档，合同文本是合同内容的载体。我们严格按照公司的规定对合同档案进行管理，合同档案管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用电脑打印文本，手写的旁注和修改等不具有法律效力。五、合同的违约管理合同索赔是在合同履行过程中有可能会出现一些意外情况，如果合同一方或双方存在违约行为和事实，并且由此造成了损失，责任应由对方承担。按索赔的目的分类，可分为工期索赔和费用索赔。工期索赔就是要求买方延长项目工期，使原规定的完工日期顺延，从而避免违约罚金的发生;费用索赔就是要求买方(或卖方)补偿费用损失，进而调整合同价款。例如在本项目中，由于暴雨天气，运输服务器的车辆无法按照规定的交货日期抵达，此时供应商向我们发起了延长工期的请求，考虑到无法按期交货的原因是不可抗力的因素，我们同意了供应商的请求，同时把相关的变更记录在合同档案管理系统中进行备案。在项目中由于供应商的疏忽导致部分原始材料丢失，需要重新组织人员整理查验，给我公司和水利部门带来很大影响。我公司向监理提出索赔要求。项目发生索赔事件后，一般先由监理工程师调解，若调解不成，由政府建设主管机构进行调解，若仍调解不成，由经济合同仲裁委员会进行调解或仲裁。合同索赔遵循的原则包括：索赔的有理性、索赔依据的有效性、索赔计算的正确性。我们处理索赔的流程：①首选向监理提出索赔要求②根据监理要求报送索赔资料③等待监理工程师答复，进过监理与供应商的协商，对方同意给与适当的经济补偿。最后，合同管理还需要做好收尾工作，认真核对合同的条款，确认该执行的责任都已进行，各项移交的物品资料都已完成，并给于对方结清账目。除了以上这些管理过程，我认为还要做好变更和配置管理。在项目的实施过程中，由于用户需求、政策导向或新技术的出现都会导致变更不可避免，但我严格按照变更控制流程进行管理，并未导致项目范围有较大变动。同时也必须做好配置管理，否则容易造成版本混乱，权责不清。我们团队专门设置配置管理员，对项目进行定期不定期的配置状态审核等工作，保证配置项版本的统一。结尾：经过我们团队不懈的努力，该项目于2021年1月通过水利部门的验收，极大的提高了他们的工作效率和信息化办公水平，同时也获得了河流沿岸相关关系人的积极评价。本项目的成功得益于良好的合同管理。总结这次管理实践经验，我认为做好采购合同管理,必须做到全员参与，调动相关关系人的积极性，增加他们的合同