公司采购流程与合同管理制度

公司采购流程与合同管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范公司的采购流程和合同管理，确保采购活动的合法、公正、透亮，最大化地实现采购目标，保护公司利益。本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规。第二条适用范围本制度适用于公司内部一切采购活动，包含物资、设备、劳务、咨询、工程等各类采购。第三条定义采购：指公司为完成业务目标和需求，通过购买、租赁等方式取得物资、设备、劳务、咨询、工程等商品或服务的活动。采购流程：指采购活动从需求提出到合同签订的全过程，包含采购计划编制、供应商选择、报价、谈判、合同签订、履行等环节。合同：指采购活动中公司与供应商之间达成的，明确双方权利义务，规定交付时间、价格、质量、服务等内容的法律文件。供应商：指公司与其建立合作关系的、供应物资、设备、劳务、咨询、工程等商品或服务的单位或个人。第二章采购流程第四条采购计划编制采购计划由相关部门依照业务需求和年度预算订立，需要包含采购项目名称、数量、质量要求、预算金额等内容。采购计划需经相关部门负责人审批后，方可执行。第五条供应商选择供应商选择应依照公开、公正、公平的原则进行，可以采取公开招标、邀请招标和竞争性谈判等方式。供应商应具备合法经营资格，能够满足公司对采购物资、设备、劳务、咨询、工程等商品或服务的需求。供应商评审应综合考虑价格、质量、服务、信誉等因素进行评估，评审结果需记录并报相关部门负责人审批。第六条报价和谈判供应商在指定的截止时间前，按要求提交认真的报价文件，包含价格、交货期、质量承诺等内容。在商务条件相近的情况下，可以通过谈判等方式进一步优化合同条款，但不能违反法律法规和公司政策规定。报价和谈判结果需记录并报相关部门负责人审批。第七条合同签订和履行合同签订应明确双方的权利义务，其中包含但不限于交付时间、价格、质量、服务、违约责任等内容。合同签订应由相关部门负责人审批，并由公司指定的授权人员签署。合同履行过程中，需及时跟踪供应商的履约情况，并定期进行验收和支出。第八条更改和停止合同更改合同应经相关部门负责人审批，并由公司指定的授权人员签署更改协议。停止合同应经相关部门负责人审批，并由公司指定的授权人员签署停止协议。更改和停止合同需记录并通知供应商，必需时还需进行协商解决纠纷。第三章合同管理第九条合同档案管理公司应建立合同档案，包含原始合同、更改合同、停止合同等全部相关文件。合同档案应依照合同编号、年度分类、供应商名称等方式进行分类和存档，确保档案的完整性和安全性。第十条合同履行管理公司应建立合同履行管理制度，明确各相关部门的责任和义务，确保合同的及时履行。合同履行中，需及时跟踪供应商的履约情况，如发现问题应及时协调解决，确保合同的有效履行。第十一条合同风险管理公司应对合同风险进行评估和管理，订立相应的风险应对措施。对于紧要合同或风险较高的合同，应及时进行风险评估，并做好风险掌控和备案工作。第十二条合同争议解决合同争议应优先通过协商解决，如协商无法解决，可以依法申请仲裁或提起诉讼。公司应建立合同争议解决机制，指定特地的负责人负责处理合同争议事宜。第四章附则第十三条监督和检查公司应建立采购流程和合同管理的监督和检查制度，确保制度的有效执行。相关部门应定期进行自查和相互检查，发现问题应及时整改。第十四条保密和知识产权保护合同涉及的商业秘密和知识产权应得到保密和保护，不得泄露和侵害他人合法权益。涉及商业秘密和知识产权的合同文件应妥当保管，严防丢失和泄露。第十五条本制度的解释和修订本制度的解释权归公司最高管理权负责人。如有需要修订本制度，应经公司最