医院会议会务管理制度

医院会议会务管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保医院会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议会务管理工作要求，制定本管理制度。医院会议应遵循高效、务实、节俭的原则，注重会议质量与效果，保障医院各项决策的贯彻落实。

二、适用范围

本管理制度适用于医院各类会议，包括但不限于院务会、办公会、专题会、研讨会、培训会等。

三、会议分类

1.院务会：研究医院重大决策、发展规划、年度计划等事项。

2.办公会：研究医院日常运营、管理、服务等方面的问题。

3.专题会：针对特定问题或项目进行研究、讨论和决策。

4.研讨会：交流学术成果、探讨业务难题、促进学科发展。

5.培训会：提升员工业务能力、管理水平及综合素质。

四、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由医院办公室负责，各相关部门协助。

2.会议主持人由医院领导或相关部门负责人担任。

3.会议通知、资料准备、会场布置、会议记录等工作由医院办公室负责。

五、参会人员

1.参会人员应按时参加各类会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，发言时简明扼要，尊重他人意见。

3.参会人员应按照会议通知要求准备相关材料，确保会议效果。

六、会议保密

1.会议涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私，参会人员应严格保密。

2.会议纪要、决议等文件，未经允许不得擅自泄露。

七、本管理制度的解释权归医院所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应认真执行本管理制度，共同维护医院会议的秩序与效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据医院工作需要，明确会议主题，制定会议议程。

2.报批程序：会议议题需报请医院领导审批，重大事项应提交院务会审议。

3.召集通知：医院办公室负责发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议程等内容，并提前至少一天通知到参会人员。

4.会议资料准备：各部门根据会议议题，准备相关资料，并在会议前提交至医院办公室。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到，确保会议准时开始。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.各部门汇报工作：按照议程，各部门负责人汇报相关工作，并提出需要解决的问题。

4.讨论与决策：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并由会议主持人审核签字。

3.会议记录应作为会议纪要的附件，一并存档。

四、会议决策的实施

1.会议决策由相关部门负责落实，并明确责任人、完成时限等。

2.医院办公室对会议决策的落实情况进行跟踪、督促，确保决策得到有效执行。

3.对未按时完成的决策事项，相关部门需向医院领导汇报原因，并提出解决方案。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议成果进行总结，并对参会人员提出要求。

2.医院办公室负责收集会议纪要、决策落实情况等材料，形成会议总结报告。

3.会议总结报告应在下一次会议前提交给医院领导，以便了解会议成果和决策落实情况。

六、会议反馈与改进

1.参会人员对会议组织、会议效果等方面提出意见和建议，由医院办公室负责收集、整理。

2.医院办公室根据反馈意见，不断优化会议流程，提高会议效率。

3.对重大问题的会议决策，医院办公室可组织相关人员开展评估，以确保决策的正确性和有效性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容包括会议基本情况、主要讨论内容、决策事项、责任分配、完成时限等。

2.会议纪要应在会议结束后48小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核无误后，会议纪要应在72小时内正式发布，并抄送所有参会人员及相关职能部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体的执行计划，并明确责任人。

2.医院办公室负责对会议纪要中的决策事项进行跟踪管理，确保各项决策得到及时、有效的执行。

3.跟踪过程中，医院办公室应定期收集执行进度，对未按期完成的任务进行催办，并了解原因。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.各责任部门在执行会议决策过程中，如遇到问题或困难，应及时向医院办公室反馈，寻求支持与协调。

2.医院办公室定期向医院领导汇报会议纪要的执行情况，包括已完成事项、未完成事项及原因分析。

3.对于重大决策事项，医院办公室应组织专项汇报，以便医院领导及时了解情况，提供指导。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照医院档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.医院办公室负责会议纪要的保管工作，对会议纪要进行分类、编号，便于查询和使用。

3.会议纪要的查阅需遵循医院保密规定，未经允许不得擅自泄露。

五、会议纪要的评估与改进

1.医院办公室定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.根据评估结果，优化会议纪要的编制、发布、执行、反馈等环节，提高会议决策的落实效果。

3.对会议纪要执行过程中发现的共性问题，医院办公室应组织相关部门进行专题研究，制定解决方案，以促进医院管理水平的提升。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向医院办公室提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.医院办公室根据预订申请，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

3.若会议室出现冲突，医院办公室有权根据会议的重要性、紧急程度等因素进行协调安排。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划，确保会场舒适、整洁。

2.会议室内应配备必要的设备，如投影仪、音响、白板等，并定期进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.医院办公室负责会议室内设备的操作培训，确保各部门能够熟练使用相关设备。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或将其调至静音状态，不得随意离开会场。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会场，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，使用部门应指定专人负责会场安全，确保消防设施、疏散通道等符合安全规定。

2.会议室内涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的资料，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

3.医院办公室应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室维护与更新

1.医院办公室负责会议室的日常维护工作，确保设施设备完好。

2.根据会议室使用情况和医院发展需要，医院办公室适时提出会议室改造、更新方案，提升会议室功能和舒适性。

3.会议室改造、更新项目应按照医院相关规定进行审批，确保合理利用资源。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间由医院办公室统一规定，并根据实际情况进行调整。

2.特殊情况下，医院办公室可根据需要临时调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

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