招商会议室管理制度

招商会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范招商会议室的使用与管理，确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，加强团队协作。制定本制度时，遵循以下原则：

1.统一管理：确保会议室资源得到合理分配与充分利用。

2.高效有序：规范会议流程，减少无效、低效会议。

3.公平公开：会议安排及管理过程透明，确保各部门权益。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有使用招商会议室召开会议的各部门及员工。

第三条会议类型

1.定期会议：按照预设周期及议程召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：针对特定事项或紧急情况临时召开的会议。

第四条会议室级别

根据会议规模、设备配置等因素，将会议室分为以下级别：

1.高级会议室：适用于大型会议、重要接待等场合。

2.中级会议室：适用于部门内部会议、小型研讨会等。

3.基础会议室：适用于日常办公、小组讨论等。

第五条会议室管理责任

1.会议室管理部门负责会议室的日常管理与维护，确保会议室设施设备完好、环境整洁。

2.各部门负责本部门会议的申请、组织、召开及总结工作。

第六条违规处理

对于违反本制度的部门或个人，将视情节严重程度给予相应的处罚，包括但不限于通报批评、取消会议资格等。

第七条制度修订

本制度根据公司业务发展及实际需求，定期进行修订。修订后的制度经公司领导审批后予以公布实施。

第二章会议流程

第一条会议申请

1.会议申请人需提前填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。

2.会议申请人需在会议召开前三个工作日提交会议申请，以便于会议室管理部门进行合理安排。

3.如遇特殊情况需紧急召开会议，会议申请人应提前通知会议室管理部门，并说明紧急召开原因。

第二条会议通知

1.会议室管理部门在收到会议申请后，应及时通知参会人员，确保参会人员了解会议相关信息。

2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等内容。

3.会议通知可通过电子邮件、短信、企业内部通讯工具等方式进行。

第三条会议准备

1.会议申请人负责会议资料的准备，包括会议议程、相关文件、数据报告等。

2.会议室管理部门负责会议室的布置，包括设备检查、座位安排、会议物资准备等。

第四条会议召开

1.会议主持人应严格按照会议议程进行，确保会议有序进行。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时到场，积极参与讨论，不得无故早退。

3.会议主持人应确保会议记录的准确性，记录会议讨论要点、决策结果等。

第五条会议总结

1.会议结束后，会议申请人应整理会议纪要，包括会议主题、讨论内容、决策结果、任务分配等。

2.会议纪要应在会议结束后一个工作日内发送给参会人员，以便于大家了解会议成果和各自任务。

第六条会议评估

1.会议结束后，会议室管理部门应收集参会人员对会议的意见和建议，以提高会议质量。

2.定期对会议效果进行评估，针对存在的问题进行改进和优化。

第七条会议保密

1.会议申请人应根据会议内容确定保密级别，并在会议通知中注明。

2.参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和涉及的商业秘密。

3.会议纪要应根据保密级别进行妥善保管，防止信息泄露。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议申请人或指定专人负责编制，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议的基本信息、讨论内容、决策事项、责任分配、后续行动计划等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应经会议主持人审核批准，并在会议结束后规定的时间内发布给所有参会人员及相关部门。

第二条决策事项的跟踪

1.会议纪要中明确的决策事项应被及时分配至相关部门或个人负责执行。

2.负责执行决策事项的部门或个人应按照会议纪要中规定的时间节点，提交进展情况报告。

3.会议申请人或指定专人应定期检查决策事项的执行进度，确保各项决策得到有效落实。

第三条责任分配与执行

1.会议纪要中应明确各事项的责任人，确保每一项任务都有明确的负责人和执行主体。

2.责任人应主动承担起相应责任，确保任务按时完成。

3.如责任人在执行过程中遇到问题，应及时向上级汇报，寻求解决方案，避免影响整体工作进度。

第四条后续行动计划的实施

1.会议纪要中应包含后续行动计划，包括但不限于会议提出的改进措施、项目推进计划等。

2.后续行动计划应明确时间表、责任人、预期目标等，以便于跟踪和评估实施效果。

3.会议申请人或指定专人应定期组织回顾后续行动计划的实施情况，确保各项工作按计划推进。

第五条会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行存档，便于未来查询和追溯。

2.会议纪要的电子版和纸质版均应保存，并设置合理的查阅权限，确保信息安全。

3.需要查阅会议纪要的相关人员，应按照公司规定流程申请查阅，并遵守相关信息保密要求。

第六条跟踪落实的评估与反馈

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，包括执行进度、成果质量等。

2.根据评估结果，对执行过程中出现的问题进行总结，提出改进措施，并在后续会议中进行反馈。

3.通过持续的评估与反馈，不断提升会议纪要的执行力和会议效果。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订需通过公司规定的预订系统或向会议室管理部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、所需设备等信息，以便于管理部门进行合理安排。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况需经管理部门协调解决。

第二条会议室使用规范

1.使用会议室时，应爱护室内设施，遵守设备操作规程。

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

3.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、投影仪等设备，确保门窗关闭。

第三条会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.如会议过程中遇到设备故障，应及时联系管理部门进行维修。

3.会议室设备使用完毕后，责任人应确保设备归位，避免丢失或损坏。

第四条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定会议室安全措施，包括但不限于消防、防盗等。

2.会议室内应设置合适的保密措施，如密码锁、监控设备等，确保会议安全。

3.参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和涉及的商业秘密。

第五条会议室环境卫生

1.会议室管理部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议环境整洁卫生。

2.使用会议室的部门或个人应保持环境整洁，不得乱丢垃圾。

3.定期对会议室进行深度清洁，包括空调、地毯等设施的清洁和维护。

第六条会议室资源优化

1.会议室管理部门应定期分析会议室使用情况，合理调整会议室分配，提高资源利用率。

2.鼓励开展跨部门合作，共享会议室资源，减少空置现象。

3.通过技术手段，如智能预订系统，优化会议室预订流程，提高工作效率。

第七条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节严重程度给予相应的处罚。

2.违规行为包括但不限于破坏设备、泄露会议内容、擅自占用会议室等。

3.会议室管理部门应加强对违规行为的监督与查处，确保规定得到有效执行。

第五章附则

第一条制度解释

本制度的最终解释权归公司会议室管理部门所有。如有疑问，可向会议室管理部门咨询