水电厂会议管理制度

水电厂会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保水电厂（以下简称“电厂”）会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，依据国家有关法律法规及电厂的实际情况，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于电厂内所有层级、类型的会议，包括但不限于生产经营会议、安全生产会议、技术研讨会议等。

第三条会议原则：

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应明确，准备充分，尽量避免召开无准备、无目的的会议。

3.鼓励采用现代化会议手段，提高会议效率。

第四条会议分类：

1.定期会议：按照电厂工作计划定期召开的会议。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定项目或问题召开的会议。

第五条参会人员：

1.与会议议题相关的人员必须参加，无关人员不得参会。

2.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

3.参会人员应做好会议前的准备工作，确保会议效果。

第六条会议纪律：

1.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态。

2.会议内容应严格保密，未经许可不得泄露。

3.会议期间，参会人员应保持会场秩序，尊重发言者，不得随意打断他人发言。

第七条制度修订：本制度如有变更，由电厂管理层研究决定，并以公告形式通知全体员工。

第八条解释权：本制度的解释权归水电厂所有。

第二章会议流程

第九条会议筹备：

1.确定会议主题及目的，明确会议议题，制定会议议程。

2.确定会议时间、地点，提前通知参会人员，确保会议通知到位。

3.根据会议议题准备相关资料，提前分发至参会人员，确保参会人员对议题有充分了解。

4.针对重要会议，应设立会务组，负责会议筹备工作。

第十条会议通知：

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发出，紧急会议除外。

3.会议通知可通过书面、电子邮件、短信等方式进行。

第十一条会议签到：

1.会议开始前，应设立签到台，参会人员需签到确认。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议纪要负责人负责收集签到表，以备后续跟踪落实。

第十二条会议议程：

1.会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保会议有序进行。

2.会议议题应限定时间，避免某个议题占用过多时间。

3.如有紧急议题，主持人可临时调整议程。

第十三条会议记录：

1.会议应指定专人负责记录，确保记录内容真实、完整、准确。

2.会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并发送至参会人员。

第十四条会议决策：

1.会议决策应充分讨论，确保决策的科学性、合理性。

2.会议决策应明确责任人、完成时限等，确保决策得以落实。

3.会议决策应记录在案，作为会议纪要的一部分。

第十五条会议总结：

1.会议主持人应对会议进行总结，概括会议成果，明确下一步工作要求。

2.会议纪要负责人应在会议结束后3个工作日内完成会议纪要，并发送至参会人员。

3.会议纪要应包括会议主题、讨论内容、决策结果、责任分配等内容。

第十六条会议反馈：

1.参会人员对会议纪要有异议或建议，应在会议纪要发送后的2个工作日内提出。

2.会议纪要负责人应对反馈意见进行整理，及时修订会议纪要。

3.会议纪要经确认无误后，由会议主持人审批通过，并正式发布。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条会议纪要的制定与发布：

1.会议纪要应详尽记录会议内容、决策结果和行动计划。

2.会议纪要由指定的会议记录人负责起草，经主持人审核后发布。

3.会议纪要应在会议结束后最迟不超过3个工作日内完成，并发放给所有参会人员及相关部门。

第十八条行动计划的分配与执行：

1.会议纪要中明确的行动计划应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并开始执行。

3.责任人应定期汇报行动计划进展情况，确保决策落实到位。

第十九条跟踪与监督：

1.管理层应设立监督机制，对会议纪要中提出的行动计划进行跟踪。

2.定期召开跟进会议，检查行动计划执行情况，解决执行过程中出现的问题。

3.对于未按期完成的行动计划，应分析原因，制定相应的补救措施。

第二十条信息反馈与沟通：

1.责任人应主动向上级汇报工作进展，确保信息畅通。

2.遇到重大问题或困难，应及时通过会议纪要的形式反馈给管理层，寻求支持与帮助。

3.管理层应建立快速响应机制，对反馈的问题及时处理。

第二十一条会议纪要的归档与查阅：

1.会议纪要应按照电厂档案管理规定进行归档，便于日后查询。

2.会议纪要的电子版应存储在电厂内部共享平台上，供相关人员查阅。

3.对外发布的会议纪要应按照保密级别进行控制，确保信息安全。

第二十二条效果评估与改进：

1.定期对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.根据评估结果，调整会议管理制度，优化会议流程，提高会议效率。

3.鼓励员工提出关于会议纪要执行和会议管理的合理化建议，持续改进管理流程。

第四章会议室管理规定

第二十三条会议室预订：

1.会议室预订采取预约制度，由电厂行政管理部门负责统一管理。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数等信息。

3.行政管理部门根据申请情况合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

第二十四条会议室配置：

1.会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于音响设备、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会议室应保持干净整洁，设施设备完好，确保会议顺利进行。

3.行政管理部门定期检查会议室设施，及时维修或更换损坏设备。

第二十五条会议室使用规范：

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

2.使用会议室时，应爱护公物，不得随意损坏或搬动室内设施。

3.会议结束后，使用部门或个人应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保消防安全。

第二十六条会议室安全管理：

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.会议室应配备必要的安全设备，如烟雾报警器、灭火器等。

3.使用部门或个人在会议前应了解应急疏散路线，确保突发情况下人员安全。

第二十七条会议室预订取消与变更：

1.如需取消或变更会议室预订，应提前至少一个工作日通知行政管理部门。

2.行政管理部门根据实际情况调整会议室安排，确保资源合理利用。

3.对于频繁取消或变更会议室预订的部门或个人，行政管理部门有权进行限制或处罚。

第二十八条会议服务：

1.行政管理部门应提供会议服务，包括但不限于会议签到、资料发放、茶水服务等。

2.会议服务人员应遵守工作纪律，确保服务质量，为会议提供便捷、高效的支持。

第二十九条会议室开放时间：

1.会议室的开放时间由行政管理部门制定，并在电厂内部进行公告。

2.特殊情况下，行政管理部门可根据实际需求调整会议室开放时间，确保会议顺利进行。

第五章附则

第三十条制度生效：

本制度自颁布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第三十一条特殊规定：

对于特殊情况，可根据实际情况在本制度框架内制定相应特殊管理规定，并报电厂管理层审批。

第三