商会会议管理制度完整版

商会会议管理制度完整版第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范商会会议的组织、召开和管理工作，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量。制定和实施会议管理制度应遵循以下原则：

1.规范性：确保会议流程标准化，减少随意性。

2.效率性：合理安排会议时间，提高议事效率。

3.公开透明：保证会议内容的公开性，确保会员的知情权和参与权。

4.民主决策：充分听取各会员意见，实行民主集中制。

第二条适用范围

本制度适用于商会全体会员大会、常务理事会、专业委员会以及其他相关会议。

第三条会议类别

根据会议的性质和内容，会议分为以下几类：

1.定期会议：如年度会员大会、季度常务理事会等。

2.临时会议：因特定事项需要召集的会议。

3.专题会议：针对特定主题召开的会议。

第四条会议召开条件

1.定期会议按照商会章程和既定计划召开。

2.临时会议应由商会领导或三分之一以上会员提议，并经商会领导批准。

3.专题会议根据工作需要，由商会领导或相关部门提出，报商会领导批准。

第五条参会人员

1.定期会议应邀请全体会员参加。

2.临时会议和专题会议根据会议议题，邀请相关领导和会员参加。

3.特邀嘉宾和顾问根据需要邀请。

第六条会议通知

会议召开前，应由商会办公室负责通知参会人员，并在通知中明确会议时间、地点、议程等事项。

第七条会议纪律

1.参会人员应按时参加，严格遵守会议纪律，保持会议秩序。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，不得随意离场。

3.会议内容涉及商业秘密和敏感信息，参会人员应保守秘密，不得泄露。

第八条制度修订

本制度根据商会发展需要和实际情况适时修订，修订程序按照商会章程规定执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召开前，由商会领导或相关部门根据工作需要和会员提议，研究确定会议主要议题。

2.制定议程：商会办公室根据确定的议题，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.发送通知：会议召开前10天，商会办公室负责向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

4.准备材料：会议召开前5天，相关部门应将会议材料准备妥当，提交给商会办公室统一分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议开幕：由商会领导或主持人宣布会议开始，并介绍会议议程和参会人员。

3.专题报告：针对会议议题，相关部门负责人或邀请的专家作专题报告，为会议讨论提供依据。

4.讨论发言：参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.表决事项：涉及决策的事项，应进行表决。表决方式按照商会章程和相关规定执行。

三、会议总结

1.总结发言：会议接近尾声时，由主持人对会议讨论情况进行总结，归纳主要观点和建议。

2.形成决议：根据讨论和表决结果，形成会议决议。

3.公布决议：主持人宣布会议决议，并对参会人员表示感谢。

四、会议记录

1.记录员：商会办公室指定专人担任会议记录员，负责记录会议全过程。

2.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、议程、参会人员、讨论情况、表决结果等。

3.记录整理：会议结束后，记录员应及时整理会议记录，形成会议纪要。

五、会议结束

1.会议闭幕：主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会后工作：商会办公室负责收集会议材料，对会议纪要进行整理和分发。

3.跟进落实：相关部门根据会议决议，及时开展相关工作，确保会议决策的贯彻落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要的编制：会议记录员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容准确、完整。

2.纪要内容的审核：商会办公室对会议纪要进行初步审核，确保无遗漏和错误，然后提交给商会领导审批。

3.纪要的发布：经商会领导审批后的会议纪要，由商会办公室在48小时内正式发布给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议决议的责任分配

1.明确责任：会议纪要中应明确每项决议的责任部门和个人，确保决议有明确的执行主体。

2.执行方案：责任部门应根据会议决议制定具体的执行方案，包括工作计划、时间表和所需资源。

三、决议执行的监督与检查

1.进度报告：责任部门应定期向商会办公室报告决议执行进度，遇到问题应及时上报并寻求解决方案。

2.监督检查：商会办公室负责对决议执行情况进行监督和检查，确保决议按计划实施。

四、决议执行的反馈与评估

1.执行反馈：执行过程中，责任部门应及时收集反馈信息，对执行效果进行自我评估。

2.效果评估：商会办公室定期组织对会议决议执行效果的评估，评估结果作为改进工作和决策参考。

五、会议纪要的归档与查阅

1.纪要归档：商会办公室负责将会议纪要按照时间顺序和类别进行归档，便于日后查阅。

2.查阅权限：会议纪要作为商会内部文件，应设置适当的查阅权限，确保信息安全。

六、未执行决议的处理

1.原因分析：对于未按期执行的决议，责任部门应分析原因，并提出解决方案。

2.责任追究：商会办公室对未执行或执行不力的决议进行责任追究，确保会议决议的严肃性和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向商会办公室提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.审批权限：商会办公室负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况合理安排。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应优先保障商会重要会议和紧急会议的需求。

二、会议室布置与设备

1.布置要求：会议室布置应简洁大方，符合会议性质和氛围。

2.设备检查：会议开始前，相关部门应对会议室内的音响、投影仪、话筒等设备进行检查，确保设备正常运行。

3.网络保障：确保会议室内的网络畅通，满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.使用时间：预订的会议室应在规定的时间内使用，如需提前或延时使用，应提前向商会办公室申请。

2.保持整洁：使用会议室时，应保持室内整洁，禁止乱丢垃圾，会议结束后应清理场地。

3.设备爱护：参会人员应爱护会议室内的设备，严禁私自拆卸、损坏或带出会议室。

四、会议室安全管理

1.安全检查：会议开始前，保安部门应对会议室进行安全检查，确保无安全隐患。

2.人员管控：会议期间，应控制参会人员数量，防止人员过多导致拥挤。

3.紧急疏散：制定会议室紧急疏散预案，确保突发情况下参会人员的安全。

五、会议室维护与保养

1.定期维护：相关部门应定期对会议室设备进行维护保养，确保设备性能稳定。

2.报修制度：发现会议室设备故障时，应及时报告并联系维修人员处理。

3.更新改造：根据商会发展需要，适时对