公司会议管理制度总则

公司会议管理制度总则第一章总则

为了加强公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、规范性和权威性，特制定本管理制度。公司会议管理制度总则作为各项会议管理的基本依据，适用于公司全体员工。

一、会议目的

1.公司会议旨在加强内部沟通，促进信息共享，提高工作效率，推动公司战略目标和各项工作的贯彻落实。

2.会议应围绕公司中心工作，解决实际问题，避免形式主义，注重实效。

二、会议类型

1.公司会议分为例行会议、专题会议和临时会议。

2.例行会议包括董事会、总经理办公会、部门例会等。

3.专题会议针对特定问题或项目召开的会议。

4.临时会议根据工作需要，由相关领导临时召集的会议。

三、会议组织

1.会议的组织工作由会议召集人负责。

2.会议召集人应明确会议主题、议程、参会人员、会议时间和地点，并在会议前通知相关人员。

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

4.会议召集人应确保会议资料的准备和分发。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或震动，不得随意离场。

2.会议内容涉及公司机密，参会人员需保守秘密，不得泄露。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，尊重他人，积极参与讨论，提高会议效率。

五、会议决策

1.会议决策应充分讨论，充分听取各方意见，确保决策的科学性和民主性。

2.会议决策应明确责任人、完成时限和验收标准。

3.会议决策事项应纳入会议纪要，由专人负责跟踪落实。

六、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

公司全体员工应严格遵守本管理制度，共同维护会议秩序，提高会议质量，为公司的发展贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划和实际需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议召集人应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等。

3.确定参会人员：根据会议议题，明确参会人员范围，包括主持人、报告人、参会部门及人员等。

4.发送会议通知：会议召集人应在会议前至少提前3天向参会人员发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息。

5.准备会议资料：会议相关人员应根据会议议题，准备相应的会议资料，并在会议前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程进行议题讨论，每个议题由相应的报告人进行汇报，参会人员针对议题进行讨论。

4.会议主持人应对讨论过程进行引导和协调，确保会议按照议程顺利进行。

三、会议决策

1.会议主持人针对讨论的议题，组织参会人员进行表决或决策。

2.决策过程中，应充分听取各方意见，确保决策的科学性和民主性。

3.会议决策结果应明确记录，并由专人负责整理会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对本次会议的成果、共识和下一步工作进行总结。

2.会议纪要：会议结束后，由专人整理会议纪要，内容包括会议主题、议程、讨论过程、决策结果等。

3.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并发送给参会人员确认。

五、会议跟踪

1.会议决策事项的责任人应按照会议纪要要求，制定具体实施方案，明确完成时限和验收标准。

2.会议召集人应对会议决策事项的落实情况进行跟踪，确保会议成果得以实施。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保会议成果的落实，特制定会议纪要的跟踪落实制度，具体内容如下：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容完整、准确、清晰。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要完成后，应由会议主持人审核确认，并在会议结束后3个工作日内发布给所有参会人员。

二、会议纪要的审批与确认

1.会议纪要发布后，参会人员应在2个工作日内对纪要内容进行确认。

2.若有参会人员对会议纪要内容有异议，应及时提出，由会议纪要整理人进行核实和修改。

3.会议纪要经参会人员确认无误后，由会议主持人审批通过。

三、会议决策事项的责任分配与实施

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任人和完成时限。

2.责任人根据会议纪要，制定具体的实施方案，并报会议主持人审批。

3.责任人按照实施方案推进工作，确保会议决策的落实。

四、会议决策跟踪与监督

1.会议召集人应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，了解工作进展。

2.对于未能按期完成的决策事项，责任人需向会议召集人汇报原因和解决方案。

3.会议召集人可根据实际情况调整工作计划，确保会议决策的顺利实施。

五、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过的会议纪要应由专人负责归档，便于日后查阅。

2.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要，了解会议决策内容。

3.会议纪要的归档和查阅应严格遵守公司保密制度。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.公司员工如需使用会议室，应提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型等信息。

3.行政部门根据会议室使用情况，合理安排并确认会议室预订。

二、会议室配置

1.会议室应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座椅、投影仪、白板等设施。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设施齐全、功能正常。

3.如需特殊设备或服务，预订人应在会议前与行政部门沟通，提前做好相应准备。

三、会议室使用

1.会议召开前，预订人应提前到达会议室，检查设施是否齐全、功能正常。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，遵守会议室使用规定。

3.会议结束后，预订人应负责将会议室恢复原状，关闭电源、水源等设施。

四、会议室维护与清洁

1.行政部门应定期对会议室进行维护和清洁，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议室内禁止吸烟、进食，以保持室内环境整洁。

3.如发现会议室设施损坏，应及时向行政部门报修，确保会议室的正常使用。

五、会议室优先级原则

1.公司级重要会议优先安排会议室。

2.同一时间段的会议室预订，按照预订申请的先后顺序进行安排。

3.特殊情况下，行政部门可根据实际情况调整会议室安排，确保公司工作需要。

六、会议室使用监督

1.行政部门应加强对会议室使用的监督，确保会议室资源得到合理利用。

2.对违反会议室管理规定的行为，应及时制止并给予相应处罚。

3.定期收集会议室使用反馈，持续优化会议室管理，提高使用效率。

第五章附则

为确保公司会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，如有变更，将及时通知全体员工。

二、本管理制度解释权