DB3304T027-2024机关事务管理 会务服务规范

3304Administrationofgovernmentofficesaffairs-Specificationfor本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定）；——2017年首次发布为DB3304/T043机关事务管理会务服务规范GB/T20647.9社区服务指南第9部分4服务基础4.1基础设施管理4.1.1供应方应对会议房屋及配套设施、设备和相关场地进行管理、维护。4.2人力资源管理4.2.1选聘p)实际工作经验、技能；r)沟通表达、应变能力；4.2.2培训4.2.2.1培训内容供应方应对人员进行系统培训，培训内容应包括但不限于以下b)会务服务和会务管理的理论知识；4.2.2.2培训方式a)利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；4.3制度建设4.3.2工作规程a)识别服务对象的不同需求；5.1.1供应方应建立科学高效的会务服务受理方式5.1.2供应方与需求方应保持高效沟通。5.1.3需求确定后，书面登记并再次确认。会议预约单参见5.2策划5.3会前准备h)准备毛巾、纸巾；j)对安全、设施设备、会场布置进行会前准备工作5.4会中服务a)迎宾、导引；c)在会议期间，每10min～15min会务人员应对会场进行巡视，应做到但不限于以下几方面:2)音响声音适中，将麦克风调整到最佳位e)会议现场温度、灯光、音视频系统等随时进行调5.5会后整理c)检查会议厅（室）是否有与会人员遗失的物品，如有遗失应立即还送给与会人员，如未能及d)回收可重复使用的用品，清点数量并记录，将坐席牌、桌椅归位。会务用品管理规范要求见f)检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议需求方，协助追补损失，做好记b)意见、建议、投诉。满意度评价表见附录K；A.1仪容发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，不可涂抹艳丽/显眼的指甲油，长发应束起，统一佩戴头花A.2仪表A.2.1一般要求A.2.2着装A.2.2.2男士着装应统一，着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞A.2.3工作牌佩戴A.2.4工鞋着黑色工鞋(以软底鞋为宜)；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持干A.2.5袜子A.2.5.1女士着西裙时宜穿肉色裤袜，并保持裤袜干净、A.2.6饰品A.2.6.2男士除佩戴手表之外，不宜佩戴其他饰品。A.3仪态A.3.1站姿A.3.1.1女士站姿A.3.3坐姿拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。会务服务人员A.3.2行姿A.3.3.1女士坐姿背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放A.3.4.2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。A.3.4.4为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。会务服务人员导引示意图可参见图A.4。A.3.5笑容A.3.6规范用语 人（）（）（）主席台个、台下个1.做好会前会中会后的会务服务工作；2.节水1.提交成功视同签字确认；2.若会议取消，已类类类D.1.1宜选择三角形坐席牌，一般长15cm～20D.1.3根据座次要求安排摆放坐席牌。不同场合的摆放要求参摆放靠近麦克风右侧3cm～4cm、距D.2.3多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个D.3.1无线麦克风每次充电时间为10h～12h之间，电池一般使用期限D.5.2饮用水摆放时，标识应统一面向客人、呈直线、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右D.6.1演讲台高度一般为1.2m左右，适合身高D.6.2麦克风头与演讲人下颌距离保持在30cm，垂直距离地面1D.6.3当设有主席台时，演讲台宜摆放在主席台右侧，与观在两侧时，演讲台可摆放在主席台中央，与观众席呈直角。演讲台摆放位置可参见图D.D.7.1音量关闭后，方可卸除有线麦克风，无线麦克风使用完毕及时卸除内D.7.2准备备用电池，并记录电池和显示设备F.1.1长条桌与正门正对时，会议座位安），F.1.2长条桌与正门侧对时，会议座位安F.2.1与外宾会谈时，会议座位安排F.2.2与上级领导座谈时，会议座位安排设备调试G.2.2把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避免杂音、电流声、音G.4.1翻页笔电池电量应充足，使用完毕后，应及时将电池G.5.1会议室内温度高于26℃时，宜开启空调；温度低于26℃时，可根据现场情况及视要求开启空G.5.2会议开始前30min打开空调，将温G.6.1LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算机，后打开LED显示屏；关闭LED显G.6.4根据LED显示屏屏体、控制部分所处a)绿茶水温控制在80℃左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26℃)放置8min左右；b)红茶水温控制在95℃左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26℃)放置2min左右；c)咖啡水温控制在85℃左右为宜：水煮沸之后，在室温下（26℃)放置5min左右。H.2.1会务开始15min为客人续第一次茶水；之后每隔30min续一次茶水。可根据饮茶速度，适当调H.2.4续茶水时，用左手的小指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指、中指握住杯把，将茶杯端起。上的茶水。沏茶续水以7～8分满为宜。续水后盖好杯盖，仍将杯把转向宾客右侧放好，并将杯盖留一H.2.5续茶水时，应轻拿轻放，不应使茶具发出响声、茶水不应溅a)通知中控室,联系工程人员并启动应急预案；b)设法维护好现场秩序，保持周围空气流通；c)会议结束后，由音响负责人进行系统检查，将音响调整至最佳位置；a)将有线话筒静音；b)如无法马上恢复，启用备用显示设备，或更换到满足参会人数的会议室；c)及时联系会议主办方负责人，做好解释与安抚工作；J.3根据领用的数量放回仓库，根据