集团公司文件记录控制程序标准

logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历版本修改原因章节页码修改人批准人实施日期A/0根据集团统一化管理要求全新编制。全文全文XXXXXX2021-11-011.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。3.定义名称定义管理体系文件确定管理体系涵括过程管理所涉及组织工作职责、权限、管理规定和工作流程的各层级文件和记录，包括但不限于：管理手册、程序文件、与体系运行相关的管理制度、流程、标准等文件，以及记录。受控文件是控制使用文件的唯一有效版本，是受组织控制并能按照规定执行编制、审核、批准、发布、状态识别、实施、登记、回收、作废等一系列作业的文件。记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.职责4.1体系文件的编制、修订、审核、批准的职责和权限规定如下表：职责类别编制/修订审核批准管理部门一级文件管理手册体系负责人管理者代表总经理体系负责部门二级文件程序文件部门主管级以上部门负责人三级文件管理制度/流程/标准/规范/指导书等职能部门部门主管级以上部门负责人及以上编制部门四级文件记录外来文件法律法规/外来标准/相关方提供的资料等收集部门备注1．管理手册和程序文件、三级管理制度均在体系负责部门文件受控专员（以下简称“文控员”）处备案电子可编辑版（非受控版）、纸质手签版（受控版）、受控版扫描件各一份，编制公司级《受控文件清单》、《记录清单》；受控版扫描件及其附件、可编辑的电子版附属表单上传OA，公司全员可以查阅，但禁止拷贝、打印、复制、修改和删除。2.其他三级文件及四级记录、外来文件，由各职能部门进行归口管理，编制部门级《受控文件清单》、《记录清单》、《外来文件清单》；其中纸质发放的三级文件、外来文件应在文控员处加盖受控章进行受控管理。3.所有加盖受控章的文件的发放、回收均需编制《受控文件发放/回收记录表》进行登记和管理。4.2质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。4.3EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。4.4技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。4.5设备部4.5.1主导公司设备设施相关附件资料及运行文件和记录的规范化管理。4.6总经办4.6.1主导公司行政类管理文件和记录的规范化管理。4.7各部门4.7.1负责按此程序执行，对所管辖文件和记录的规范管理和控制，并提出改善建议。5.工作程序5.1文件分类：公司文件分为公司级文件和部门级文件两大类。管理手册（一级文件）管理手册（一级文件）公司级文件公司级文件程序文件（二级文件）程序文件（二级文件）部门级文件部门文件（三级文件）部门级文件部门文件（三级文件）记录/记录/表单（四级文件）体系文件结构图体系文件结构图5.2文件编号：公司内使用的各层次文件均应编号进行管理，编号规则如下：5.2.1手册文件流水号（01/02/…）ZWG/M-01文件流水号（01/02/…）M代表M代表：管理手册ZWGZWG代表：集团公司举例说明：公司发布的第一份手册——《质量手册》，其文件编号为ZWG/M-01。5.2.2程序文件5.2.2.1质量管理体系程序文件的编号规则：P代表：程序；数字代表流水号（01/02/…）ZWG/XXX-PP代表：程序；数字代表流水号（01/02/…）XXX代表XXX代表：质量绩效过程代码（详见附件二）ZWGZWG代表：集团公司举例说明：公司发布的S03过程的第一份程序文件，其文件编号为ZWG/S03-P01。5.2.2.2其他管理体系程序文件的编号规则：P代表：程序；数字代表流水号（01/02/…）ZWG/XX-PP代表：程序；数字代表流水号（01/02/…）XX代表XX代表：管理体系（E环境/O职业健康安全/I企业知识产权/SA社会责任/SC供应链管理）ZWGZWG代表：集团公司举例说明：公司发布的环境管理体系的第一份程序文件，其文件编号为ZWG/E-P01。5.2.3三级文件5.2.3.1公司三级文件的编号规则：ZWG/XXX-XXX-001文件流水号（001/002/…）文件流水号（001/002/…）部门部门代码（详见附件一）文件类型（详见附件三）文件类型（详见附件三）ZWGZWG代表：集团公司举例说明：公司质量部发布的第一份管理制度文件，其文件编号为ZWG/MR-QMD-001。5.2.3.2各厂区三级文件的编号规则：ZWG/XXX-X.XXX-001文件流水号（001/002/…）文件流水号（001/002/…）三级三级部门代码（详见附件一）文件类型（详见附件三）文件类型（详见附件三）ZWGZWG代表：集团公司举例说明：公司前驱体厂区生产部发布的第一份管理制度文件，其文件编号为ZWG/MR-Q.PMD-001。5.2.4记录表单5.2.4.1有附属体系文件的表单，编号规则为：R+空格+对应文件编号-表单流水号（01/02/…）。例如：RZWG/S03-P01-01，表示来自编号为ZWG/S03-P01的文件（《文件记录控制程序》）的01号表单。5.2.4.2无附属体系文件的表单，编号规则为：R+空格+ZWG/部门代码-表单流水号（001/002/…）。5.2.5对文件及表单进行编号前，应先查阅已有的《受控文件清单》、《记录清单》，避免编号与已有文件/记录重复；且已作废的文件及表单编号应空出，不再重复使用。5.2.6各部门统一按本程序规定的编号规则进行文件、记录编号，当与此编号规则不一致时，应取得质量部文控员许可。5.3文件内容二级程序文件及三级管理制度的文件内容须包含以下八个部分，且须按照《附件四：受控文件编写模板》进行编写；其他类型文件由编写人根据实际需要设计格式和内容。目的：编写文件的目的或意图。范围：叙述文件适用的区域、部门、人员或业务范围。定义：介绍文件涉及的术语或定义。职责：叙述涉及该项管理活动或业务范围的部门或岗位的权责。工作程序：详细说明执行本文件所规定的权责、流程、标准的各个步骤，叙述哪些特定角色在何种时机或状况下、以何种方式执行、达到什么结果或输出什么记录。相关文件：将文件内容中涉及到的与此相关的文件逐一列出。相关记录：将本文件附属的记录表单逐一列出。相关附件：将本文件附属的补充性说明材料逐一列出。5.4文件/记录编制5.4.1文件编制前应先确定文件主业务流程，按业务流把涉及的职责、流程和管理要求进行梳理，确保文件的通用性和可执行性，避免分段式的管理和文件中管理要求相互冲突。5.4.2编制二级程序文件及三级管理制度时，应按照《附件四：受控文件编写模板》进行编写，当与标准格式不一致时，应取得质量部文控员许可；编制其他类型文件时可由编写人根据业务实际需要设计格式和内容。5.4.3记录编制根据体系可追溯性要求和体系活动需要，应与体系文件同时制定。各部门根据工作需要，可自行设计记录格式，但应做到简明、清晰、完整，内容应满足所记录的相关活动的管理要求。5.4.4当业务流程工作分工涉及公司外部单位时，应明确公司内部管理部门及对接关系，不允许在文件中直接出现公司外部单位的工作职责。

5.4.5文件中涉及的术语、名词等应使用中文全称进行定义，英文简写或代号可在括号中进行备注，如：生产件批准程序（productionpartapproveprogram，简称PPAP）。5.4.6文件和记录的版本/版次文件、记录版本统一采用“版本/版次”表示，版本采用大写英文字母“A、B、C…”顺序表示，版次采用阿拉伯数字“0、1、2…9”顺次表示。所有文件、记录初版为“A/0”，若需做局部修改（如调整参数、规格、项目等优化改进方面的内容），则依次由A/0进版为A/1，A/2…A/9版本，A/9版本之后进版为B/0版本，以此类推；若文件内容有重大或系统性修改（如职责、流程、管理范围等内容变更），则可直接由A版进版到B版，B版进版到C版…。5.4.6文件和记录的秘密等级文件和记录根据其内容及当其不受控制可能造成的影响程度划分为秘密、机密、绝密三个等级。等级项目秘密机密绝密定义一般的公司秘密重要的公司秘密最重要的公司秘密对公司的影响泄露会使公司的利益遭受损害泄露会使公司的利益遭受严重的损害泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害查阅权限公司全体员工高管、业务部门高管、业务部门参与核心人员5.5文件/记录修改文件/记录若有不符合现状情况需修改时，或从管理有效性考虑需要优化时，任何部门或人员均可向文件/记录归属部门提出意见或建议，由原文件编制部门收集汇总相关修改意见后实施修改。必要时，文件修改部门要组织各相关部门开会评审讨论文件修改方案，具体评审方式按5.6执行。5.6文件评审及签批5.6.1线下评审：文件编制/修改完成初稿后，编制/修改人应组织文件所涉及的业务相关部门及对应管理体系的文控员进行线下评审（部门内部文件内部评审即可）形成《文件评审表》，或组织文件评审会并形成文件评审会议纪要。5.6.2OA评审：详见《附件五：文件OA评审流程》；OA评审流程必须会签到与此文件执行相关的部门负责人。5.6.3文件签批5.6.3.1OA评审通过后，由编制/修改人打印并按4.1条款要求提报审批。当事人不在公司不能及时审批时，可由其授权的代理人签字，代埋人须签本人的名字并在后面加括号备注“代”字。5.6.3.2编制、审核、批准人员签名时均需签署日期。5.7文件受控及发放5.7.1文件的受控状态有：“受控”“临时受控”“外来文件”“作废保留”“作废”五种。5.7.2“受控”：管理手册、程序文件、三级文件及外来文件属受控文件，需在文件封面上盖“受控”印章；记录表单属受控文件，为便于现场使用可不盖受控章。5.7.3“临时受控”：5M1E变更的试行文件、技术试验类文件、临时使用文件，加盖“临时受控”印章。5.7.4“外来文件”：需要发放到现场使用的纸质外来文件，加盖“外来文件”章。5.7.5“作废保留”、“作废”：旧版文件原受控执行复印版本，加盖“作废”章；文控员处留存版本，加盖“作废保留”章。5.7.6公司在质量部、EHS部、技术部分别设置文控员，负责对不同类型的文件进行受控和发放。质量部文控员主要负责对质量管理体系相关文件的受控和发放，EHS部文控员主要负责对环境和职业健康安全管理体系相关文件的受控和发放，技术部文控员主要负责对技术文件、工艺文件、现场作业指导文件的受控和发放。5.7.7文件签批完成后，应在指定文控员处办理文件受控和发放，具体要求根据4.1条款中“备注”部分执行。文控员收到需要受控的文件后，须核对文件格式和内容、文件评审记录、签批流程等是否符合标准化管理要求，如有不符，立即退回申请部门修改至符合后方可进行受控和发放。5.7.8“临时受控”文件的编制、修订、签批、发放与“受控”文件相同，发行时加盖“临时受控”章，有效期一般为1个月，或由文件编制人规定受控日期，到期后由文件编制人通知原发放文控员进行回收和处置。5.7.9当文件修改后需要发放更新时，文件遵循以旧换新，由原文件发放文控员回收旧版文件，再发放新版文件，并在《受控文件发放/回收记录表》上进行登记。若旧版文件遗失，则由责任部门提交书面《文件补发申请单》说明遗失原因和责任，并至少由责任部门负责人及文件编制部门负责人双方签字同意才能进行补发换新，文控员保存《文件补发申请单》。5.7.10当文件因破损或脏污需要换发，由需求部门提交书面《文件补发申请单》说明破损原因和责任，由需求部门负责人签字，并以旧换新进行补发。当文件因遗失需要补发，由需求部门提交书面《文件补发申请单》说明遗失原因和责任，并至少由需求部门负责人及文件编制部门负责人双方签字同意后才能进行补发。文控员保存《文件补发申请单》。5.7.11各部门应收集与本部门运行相关的法律、法规、标准以及相关方传递的资料，建立《外来文件清单》。对于需要发放到现场使用的纸质外来文件，须到指定文控员处加盖“外来文件”章，由文控员登记《受控文件发放/回收记录表》进行受控发放。5.8文件宣贯新编/修订的文件和记录，编制/修改部门应在文件/记录发行后1周内组织涉及的相关人员进行宣贯，以保证要求的落地。宣贯方式包括但不限于采用组织会议或邮件通知，并将宣贯记录提交给对应的文控员进行备案。5.9文件/记录废止、回收5.9.1对于确定不再使用的文件或记录，需及时废止，由文件/记录编制部门按照5.6要求组织相关部门对文件/记录进行废止评审和签批，填写《文件评审表》；文件/记录涉及的任一部门有合理理由不同意文件/记录废止的，申请部门需与有异议的部门协商讨论达成一致意见，提出有效解决方案，按达成一致的解决方案执行。经评审一致同意废止并经签批通过后，由原文件/记录编制部门将《文件评审表》提交至原文件/记录发放部门文控员进行核实和组织文件/记录回收废止，并在《受控文件发放/回收记录表》上做好登记。5.9.2对于通过OA发布的手册、程序文件及三级管理制度，由文控员根据《文件评审表》核实同意废止后，对OA发布版文件进行删除，将之前备案的可编辑电子文件移入“废止文件”进行管理，并更新《受控文件清单》和填写《作废文件清单》。5.9.3对于已经废止的旧版纸质文件/记录，尚具有废纸利用价值的，需用黑色/蓝色签字笔在有字面打醒目“×”，表示该文件/记录已作废，严禁无任何标识的旧版本文件/记录存放在使用现场。5.9.4作废的文件、记录编号空出，后续文件、记录不再使用作废的文件、记录编号。5.9.5对于文控员处留存以备查用的“作废保留”文件，一般只保留现行文件的上版文件原始文件，保存3年或至现行文件作废。5.10记录填写和新/旧记录切换5.10.1记录由当事人填写，应准确、及时、内容完整、字迹清楚，如实记录项目的实际情况，各相关栏目不应留空。需数值体现的栏位，必须填写真实数值，不能用“√、×”或其他文字性描述代替。5.10.2通用表单中若有不适用的栏目，应能说明理由，并将该栏目用斜杠划去，表示此栏目不适用。5.10.3纸质记录不允许修改，若因笔误等原因书写错误需要修改已经填写的记录时，不允许涂改，应用横杠划去原记录，在其旁边填写更正后的记录，更改人应签名和填写更改日期，对更改记录负责。每一页记录最多允许修改3处，超过3处的需将原记录整页重新抄写。5.10.4当新表单发布，原则上旧表单应立即切换。但考虑到节约成本，当继续使用旧表单不会对正常运营管理造成显著影响时，各部门可制定新/旧表单切换计划，在3个月内完成切换。5.11文件/记录使用、保管5.11.1文件和记录的使用权限严格按5.4.6执行，特殊情况需要借阅或复制权限之外的文件或记录，须由需求部门提交《文件/记录借阅、复制申请单》，经总经理批准后，由对应文控员或文件/记录保管部门提供查阅或复制，查阅、复制须严格按《文件/记录借阅、复制申请单》执行。5.11.2严禁私自将文件/记录泄露给外部机构，违者按公司信息安全相关规定进行处理。5.11.3经文控员处受控的文件是公司正式有效的体系文件，其它任何打印/复印/下载的文件仅作为培训、宣贯或提供给顾客作证明使用时的参考文献，不作为正式有效的文件。5.11.4发放的纸质文件使用部门应爱护使用，潮湿、腐蚀、灰尘较多场所，应对纸质文件进行适当防护；文件破损和脏污应及时向文控员申请更换。5.11.5对于部门级的文件和记录，各部门应指定专人进行管理，编制部门《受控文件清单》、《记录清单》、《外来文件清单》，对部门级文件和记录进行控制；各部门应于每月10日前收集本部门上月（自然月）产生或相关部门传递的记录，按不同类型以日期装订成册，封面上标识记录名称、编号和日期，便于检索和查阅。记录应存放于通风、干燥、安全的地方，做好防尘、防潮、防水、防火、防有害生物、防污染。5.11.6以电子版本或软件信息系统内保存的记录与纸质书面形式的记录具有同等效力，保存部门可根据保存的便利情况，选择一种有效的保存形式。5.11.7已归档的记录，无正当理由且经归档部门负责人批准外，任何人不得撤消、更改或更换。5.11.8记录保存时间要求5.11.8.1文件/记录编制部门根据记录的重要程度，以及相关法律法规、追溯管理的要求，确定记录的保存期限。5.11.8.2如外部无特定规定要求，则按以下要求执行：A）文件、设备、工装等清单类记录，为永久性保存；B）产品和过程设计/变更记录、生产件批准文件、工装设计记录、关键质量记录（合格证、产品召回、客户索赔相关记录等）保存期限：产品生命周期+3个日历年；C）生产准备验证记录、生产运行记录、检测设备计量记录、产品加工过程监测记录，如入库检验记录、过程检验记录、流程卡、设备日常点检记录、体系审核及管理评审记录等，保存期限：记录产生日+3个日历年；D）生产设备、检测设备购置和验收、维修、改造记录，及厂房设施等购置和验收的相关记录，保存期限：报废日+