体系会议管理制度_第1页
体系会议管理制度_第2页
体系会议管理制度_第3页
体系会议管理制度_第4页
体系会议管理制度_第5页
已阅读5页,还剩2页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

体系会议管理制度第一章总则

为了加强体系内部沟通与协调,提高会议效率,确保会议质量,制定本会议管理制度。本制度适用于体系内所有层级会议,包括但不限于董事会、管理层会议、项目协调会等。

一、会议目的

1.沟通信息:确保体系内各部门、各层级之间信息畅通,促进决策的透明度和公正性。

2.协调资源:协调体系内各方资源,提高资源利用效率,推动工作协同。

3.决策讨论:为体系内重大决策提供讨论平台,确保决策的科学性和合理性。

4.工作总结与计划:对过往工作进行总结,明确下一步工作计划,提高工作效率。

二、会议原则

1.精简高效:严格控制会议次数、规模和时间,提高会议效率。

2.预案准备:会议议题及相关材料需提前准备,确保会议内容充实、有针对性。

3.广泛参与:鼓励体系内各部门、各层级积极参与会议,充分发表意见和建议。

4.严肃认真:参会人员应严格遵守会议纪律,认真履行职责,确保会议效果。

三、会议类别

1.定期会议:按照一定周期举行的会议,如周例会、月度总结会等。

2.临时会议:根据工作需要,临时组织召开的会议。

3.专题会议:针对特定议题召开的会议,如项目协调会、研讨会等。

四、参会人员

1.必须参会人员:与会议议题直接相关的部门负责人及工作人员。

2.邀请参会人员:根据会议议题,邀请相关领域专家、顾问等参会。

3.旁听人员:根据会议需要,允许部分人员旁听。

五、会议组织与管理

1.会议组织:会议组织单位负责会议筹备、通知、场地安排等工作。

2.会议管理:会议主持人负责会议议程控制、参会人员管理、会议记录等工作。

六、本制度自发布之日起实施,如有未尽事宜,可根据实际情况予以补充和完善。各部门应认真贯彻执行本制度,确保会议管理工作的有序开展。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题:根据工作需要,明确会议主题,确保会议目标清晰。

2.拟定会议议程:列出会议讨论的主要议题,明确各议题讨论顺序和时间分配。

3.通知参会人员:提前向参会人员发送会议通知,包括会议时间、地点、议程等信息。

4.准备会议材料:收集与会议议题相关的资料,整理成会议材料,提前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到:会议开始前,由会务组负责参会人员的签到工作。

2.会议主持人开场:会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员,明确会议目的和纪律。

3.各议题讨论:按照议程顺序,逐一讨论会议议题,鼓励参会人员积极发言,充分表达意见和建议。

4.会议总结:在所有议题讨论结束后,由会议主持人进行简要总结,梳理共识和待解决的问题。

三、会议记录

1.记录会议内容:指定专人负责记录会议讨论过程,包括主要观点、决策结果等。

2.整理会议纪要:根据会议记录,整理成会议纪要,明确列出会议成果、待办事项等。

3.发送会议纪要:将会议纪要发送给参会人员及相关人员,以便了解会议内容并落实相关工作。

四、会议决策

1.提出决策建议:针对会议议题,相关人员提出决策建议,包括方案、措施等。

2.决策讨论:参会人员就决策建议展开讨论,充分发表意见和建议。

3.形成决策:在充分讨论的基础上,形成会议决策,明确责任人和完成时限。

4.决策公示:将会议决策进行公示,以便体系内各部门、各层级了解和执行。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束,对参会人员表示感谢。

2.会务组负责整理会议室,确保会议室环境整洁。

3.参会人员离开会议室,会议流程结束。

六、会议流程的优化与调整

1.定期评估会议流程的合理性和有效性,根据实际运行情况进行调整。

2.鼓励参会人员提出改进会议流程的建议,提高会议效率。

3.结合体系内其他管理制度,不断完善会议流程,确保会议管理工作有序开展。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后及时整理,并在最短时间内由会议组织者审核发布。

2.会议纪要应通过邮件、企业内部通讯平台等方式,发送给所有参会人员及相关部门,确保信息传达的及时性和准确性。

3.对于重要会议纪要,应通过公告或内部通知形式,扩大传达范围,以便全体员工了解会议内容和决策。

二、会议纪要内容的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的行动计划和决策,应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求,制定具体实施计划,并定期汇报进展情况。

3.会议组织者或指定专人负责跟踪会议纪要的执行情况,确保各项决策得到有效落实。

三、会议纪要执行情况的评估与反馈

1.定期对会议纪要中的行动计划进行评估,检查执行进度和效果。

2.对于未能按期完成的任务,应分析原因,制定整改措施,并及时调整计划。

3.鼓励参会人员对会议纪要的执行情况进行反馈,发现问题及时提出,促进工作改进。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档,便于日后查阅和追溯。

2.建立会议纪要查阅机制,确保员工能够便捷地获取所需信息。

3.对于涉及敏感信息或商业秘密的会议纪要,应设置相应的权限,确保信息安全。

五、会议纪要跟踪落实的改进与优化

1.根据会议纪要执行情况,总结经验教训,不断优化会议管理和决策流程。

2.定期收集会议纪要跟踪落实过程中的问题和建议,推动会议管理制度的持续改进。

3.加强会议纪要跟踪落实的培训,提高员工对于会议决策重要性的认识,确保会议决策的执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订:各部门需提前预订会议室,并在预订时提供会议主题、参会人数等信息。

-预订方式:通过企业内部预订系统或联系会务组进行预订。

-预订原则:遵循先到先得的原则,确保会议室资源合理分配。

2.会议室使用规范:

-会议室内不得吸烟、进食,保持环境整洁。

-使用过程中,请爱护会议室设施,如发现问题,及时报修。

-会议结束后,请将会议室恢复原状,确保下一场会议的正常进行。

二、会议室设施与管理

1.设施配置:会议室应配备必要的会议设备,如投影仪、音响、白板等。

2.设施维护:定期对会议室设施进行检查、维护,确保设备正常运行。

3.会议室管理:

-会务组负责会议室的日常管理,包括设备操作、卫生清洁等。

-会议室使用前,会务组应确保设备完好、环境整洁,为会议提供良好的条件。

三、会议室安全与保密

1.安全措施:会议室应配备适当的安全设施,如消防器材、安全通道等。

2.保密要求:

-会议室内讨论的内容,未经允许,不得外泄。

-涉及敏感信息或商业秘密的会议,应采取必要的保密措施,如设置门禁、签订保密协议等。

四、会议室资源优化与调整

1.定期评估会议室使用情况,根据实际需求调整会议室布局和设施。

2.鼓励各部门合理利用会议室资源,减少空置和浪费现象。

3.结合企业发展战略,适时增加或调整会议室数量和规模,满足企业发展需求。

五、会议室管理制度的监督与改进

1.建立会议室管理制度监督机制,对会议室使用情况进行不定期检查。

2.鼓励员工提出改进会议室管理的意见和建议,持续优化会议室管理制度。

3.定期对会务组人员进行培训,提高其业务能力和服务水平,确保会议室管理工作的顺利进

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论