营销公司会议管理制度

营销公司会议管理制度第一章总则

第一条营销公司会议管理制度旨在规范公司各类会议的组织、召开和实施，确保会议高效、有序进行，提高决策效率，促进公司业务发展。

第二条本制度适用于公司各类会议，包括但不限于总经理办公会、市场营销策划会、业务分析会、部门例会等。

第三条会议分为定期会议和临时会议。定期会议指按照规定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等；临时会议指根据工作需要临时召开的会议。

第四条会议的组织和召开应遵循以下原则：

1.精简、高效：减少无效、重复的会议，确保会议内容紧密围绕议题进行；

2.计划性：提前制定会议计划，明确会议时间、地点、议程等；

3.严肃性：会议期间，参会人员应保持严肃、认真，禁止随意离场、喧哗；

4.民主集中制：充分发扬民主，鼓励参会人员发表意见，同时实行集中决策。

第五条会议管理制度主要包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。各部门应严格按照本制度执行，确保会议的顺利进行。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门在执行过程中如有疑问，可向公司总经理提出。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议议程应包括会议主题、讨论事项、预计时间等，会议议程应在会前至少1个工作日发送给参会人员。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、参会部门及人员、记录人等。

4.安排会议室：根据会议时间、地点等因素，提前预约合适的会议室，并确保会议室设备设施齐全。

二、会议通知

1.发送会议通知：会议发起人应在会前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.确认参会人员：会议通知发送后，应及时跟踪参会人员的回复，确保参会人员明确会议相关信息。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由记录人或会务人员负责签到，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人：主持人应严格按照议程组织会议，确保会议有序进行。

3.会议讨论：参会人员围绕会议主题和议程展开讨论，充分发表意见。

4.会议决策：根据讨论情况，主持人或相关部门负责人作出决策。

四、会议记录

1.记录会议内容：会议记录人应详细记录会议主题、议程、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2.形成会议纪要：会议结束后，记录人应在1个工作日内整理形成会议纪要，并发送给参会人员。

五、会议总结

1.评估会议效果：会议结束后，主持人或会议发起人应对会议效果进行评估，了解会议目标的达成情况。

2.反馈改进建议：根据会议评估结果，向相关部门或人员提出改进建议，以提高会议效果。

六、会议资料的归档

1.会议纪要的归档：会议纪要应按照规定进行归档，以备查阅。

2.其他会议资料的归档：会议过程中的其他重要资料，如会议通知、签到表等，也应进行归档。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要整理完成后，由记录人发送给所有参会人员及相关部门，确保相关人员了解会议决策和行动计划。

2.各参会人员应在收到会议纪要后1个工作日内进行确认，如有异议或补充，应及时向记录人提出。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的行动计划和任务分配，应明确责任人和完成时限。

2.各责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的工作计划，并确保按时完成。

3.会议发起人或监督人应对任务执行情况进行跟踪，确保会议决策得到有效落实。

三、进度汇报与问题反馈

1.责任人应定期向会议发起人汇报任务进度，如有困难和问题，应及时反馈，寻求支持和帮助。

2.会议发起人应根据进度汇报，对任务执行情况进行评估，必要时调整工作计划。

四、会议纪要的更新与归档

1.如任务执行过程中出现重大变更或新的决策，记录人应及时更新会议纪要，并发送给相关人员。

2.会议纪要的最终版应在任务完成后进行归档，作为工作记录和未来参考。

五、跟踪落实的监督与评估

1.会议发起人应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行监督，确保各项任务按时按质完成。

2.公司应定期对会议纪要的执行效果进行评估，分析存在的问题，提出改进措施，以提高会议管理效率和决策执行力。

六、激励机制与责任追究

1.对于按照会议纪要要求完成任务的责任人，公司可给予适当的奖励和表彰。

2.对于未按要求完成任务的责任人，公司应视情况采取相应的责任追究措施，以强化责任意识和工作执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人如需使用会议室，需提前向行政管理部门或指定人员进行预约。

2.预约时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便行政管理部门进行合理安排。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室资源得到合理利用。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢杂物，会议结束后，使用部门应负责清理现场。

2.使用会议室期间，应爱护会议室设备，遵守设备操作规程，如遇设备故障，应及时通知行政管理部门。

3.会议期间，禁止在会议室内大声喧哗，影响其他部门工作。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.如需使用特殊设备，应在会议预约时提前告知行政管理部门，以便做好相关准备工作。

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现问题及时报告，避免设备损坏。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，应确保消防安全，禁止使用明火，遵守公司消防安全规定。

2.会议室内的电器设备使用完毕后，应及时关闭电源，避免长时间待机，防止火灾事故发生。

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室预约与取消

1.如需取消已预订的会议室，请至少提前1个工作日通知行政管理部门，以便其他部门或个人进行预约。

2.未经行政管理部门同意，不得随意更改会议室预订信息。

3.行政管理部门有权对频繁取消预约或未按时使用会议室的部门或个人进行限制预约处理。

六、会议室对外开放

1.会议室在不影响公司内部使用的前提下，可对外开放，为公司外部合作伙伴提供会议场所。

2.行政管理部门负责对外开放会议室的预订、协调和管理，确保会议顺利进行。

3.外部单位使用会议室，需按照公司规定支付相关费用。

第五章附则

1.本制度的解释权归公司