三楼会议室管理制度

三楼会议室管理制度三楼会议室管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保三楼会议室的高效使用，提高会议效率，规范会议管理，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于三楼会议室的预约、使用、维护及管理等相关事项。

第三条管理原则

（一）公平、公正、公开原则：会议室使用遵循先预约、先使用的原则，确保各部门合理使用会议室资源；

（二）高效原则：提倡高效开会，减少无效、重复会议，提高会议质量；

（三）节约原则：合理配置会议室资源，降低会议成本，提高资源利用率；

（四）安全原则：确保会议室设施设备安全，预防安全事故的发生。

第四条职责分工

（一）会议室管理部门：负责会议室的日常管理、维护、保洁等工作；

（二）会议预约部门：负责会议的预约、会议通知、会议纪要等工作；

（三）参会人员：遵守会议室管理制度，按时参加会议，积极参与会议讨论。

第五条会议类型

（一）例行会议：定期召开的会议，如周例会、月例会等；

（二）专题会议：针对特定主题或事项召开的会议；

（三）临时会议：因紧急事项临时召开的会议。

第六条会议时间

会议时间分为工作日会议和节假日会议。工作日会议应在正常工作时间内进行，节假日会议根据实际情况安排。

第七条会议预约

会议预约采用线上预约方式，预约部门需提前填写会议相关信息，包括会议主题、时间、参会人员等，经会议室管理部门审核通过后，视为预约成功。

第八条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应严格遵守本管理制度，共同维护会议室的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议预约成功后，预约部门需在会议开始前至少1个工作日完成会议通知的发送，通知内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.预约部门应根据会议主题和议程准备相关会议材料，并在会议开始前至少1个工作日分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容。

3.会议室管理部门负责检查会议室设施设备是否正常运行，确保会议所需的投影仪、音响、话筒等设备正常使用。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，预约部门应安排专人负责会议签到工作，确保参会人员按时到场。

2.签到时应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于会议纪要的整理和归档。

三、会议主持

1.会议应由预约部门指定的主持人负责，主持人应具备以下职责：

a.按照会议议程组织会议讨论；

b.确保会议有序进行，避免跑题；

c.控制会议时间，确保会议高效；

d.对会议成果进行总结。

四、会议讨论

1.会议讨论应围绕会议主题展开，参会人员积极发表意见，共同探讨解决方案。

2.主持人应合理安排发言顺序，确保每位参会人员都有发言机会。

五、会议决策

1.会议讨论结束后，主持人应对讨论成果进行总结，并提出明确的决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，达成共识后形成会议决议。

六、会议纪要

1.会议结束后，预约部门应安排专人整理会议纪要，内容包括：

a.会议基本信息（会议主题、时间、地点、参会人员等）；

b.会议讨论过程；

c.会议决策结果；

d.后续工作安排及责任人。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成，并发送给参会人员确认。

七、会议结束

1.会议结束后，预约部门负责检查会议室设施设备，确保设备完好无损，并关闭门窗、电源等。

2.会议室管理部门对会议室进行清洁、整理，为下一次会议做好准备。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的确认与发布

1.会议纪要整理完成后，应由主持人或预约部门负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过后，会议纪要应通过邮件、企业内部通讯平台等方式发送给所有参会人员，并要求相关人员在规定时间内确认。

3.会议纪要的确认过程视为参会人员对会议决议的认同和执行承诺。

二、任务分配与执行

1.根据会议纪要中的决策结果，预约部门应将任务分解，明确责任人、完成时限和验收标准。

2.各责任人在接到任务后，应立即制定工作计划，确保按时完成。

3.预约部门应定期对任务执行情况进行跟踪，提供必要的支持和协调。

三、进度汇报与监督

1.各责任人在任务执行过程中，应定期向预约部门汇报工作进展，遇到问题应及时反馈，寻求解决方案。

2.预约部门应建立会议纪要执行监督机制，对任务执行情况进行监督检查，确保会议决策得到有效实施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经确认无误后，应由预约部门进行归档，便于日后查阅。

2.归档时应按照一定分类标准进行整理，如按时间、会议主题等，并建立索引，方便快速查找。

3.会议纪要的归档资料应定期进行备份，以防丢失。

五、会议纪要的跟踪评价

1.会议结束后，预约部门应组织对会议纪要执行情况的评价，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

2.对会议纪要执行过程中出现的问题，应分析原因，制定改进措施，以提高会议管理水平和决策执行力。

六、变更与调整

1.如因特殊情况需对会议决议进行变更或调整，应由原决策主体进行决策，并按照本章节规定重新发布会议纪要。

2.变更或调整后的会议纪要应通知所有相关人员和部门，确保信息同步。

第四章会议室管理规定

一、会议室预约管理

1.会议室预约采用先到先得的原则，各部门可通过线上预约系统提交会议室使用申请。

2.预约部门需在会议前至少三个工作日完成预约，特殊情况需提前与会议室管理部门沟通协调。

3.会议室管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议室资源得到合理利用。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，如遇故障或损坏，需立即向会议室管理部门报告。

3.会议室内不得私自搬运、更换设施设备，确需调整时，应提前与会议室管理部门联系。

三、会议室设施设备维护

1.会议室管理部门负责定期检查、维护会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.会议室管理部门应建立设施设备使用和维护档案，记录设备的使用情况、维修保养等信息。

3.对于重要会议，会议室管理部门应提前进行设备测试，确保会议顺利进行。

四、会议室清洁与卫生

1.会议室管理部门负责会议室的日常清洁和卫生工作，确保会议环境整洁、舒适。

2.预约部门在会议结束后，应协助会议室管理部门清理会议室内垃圾，恢复会议室原状。

3.会议室管理部门应定期进行深度清洁，如地毯清洗、空调滤网更换等。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门负责会议室的安全管理，确保会议期间人员和设备安全。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

3.对于涉及商业秘密或敏感信息的会议，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

六、会议室使用费用管理

1.会议室使用费用根据实际使用情况进行核算，由会议室管理部门定期向预约部门收取。

2.预约部门应按照规定时间、规定标准支付会议室使用费用，不得拖欠。

3.会议室管理部门应建立费用管理制度，合理调整会议室使用收费标准，提高资源利用率。

第五章附则

1.