会议记录纪要管理办法

会议记录纪要管理办法第一章总则

一、为加强会议管理，规范会议记录和纪要工作，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据公司相关制度，特制定本办法。

二、本办法适用于公司各类会议的记录和纪要管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

三、会议记录纪要管理工作应遵循以下原则：

1.及时性：会议记录和纪要应及时准确地反映会议内容，确保信息的时效性。

2.准确性：会议记录和纪要应真实、完整、准确地记录会议讨论内容和决策结果。

3.严肃性：会议记录和纪要应严格遵守保密制度，确保会议内容的机密性。

4.责任性：会议记录和纪要的编制、审核、分发、归档等环节应明确责任，确保工作落实。

四、会议记录纪要管理人员应具备以下素质：

1.具备良好的政治素质和职业道德，严守会议纪律。

2.具备较强的责任心和敬业精神，认真履行职责。

3.具备一定的文字表达和沟通协调能力，确保会议记录和纪要的质量。

五、公司各部门应加强对会议记录纪要管理工作的领导，明确专人负责，确保会议记录和纪要工作的顺利进行。

六、本办法自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本办法解释权归公司董事会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程等，必要时可制定会议预案。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等，要求参会人员做好相关准备工作。

4.准备会议材料：整理与会议议题相关的资料、报告等，提前分发给参会人员，以便于会前预习。

二、会议召开

1.主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

2.按照议程逐项讨论，各部门负责人或相关人员对议题进行汇报、分析和讨论。

3.会议过程中，参会人员应充分发表意见，主持人要确保会议讨论充分、有序进行。

4.会议决策：针对讨论议题，形成明确的决策意见，并由主持人进行总结。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议讨论内容、决策结果以及参会人员的意见和建议。

2.会议记录应及时整理，确保内容真实、准确、完整。

3.会议记录应采用统一格式，便于查阅和归档。

四、会议结束

1.主持人对会议进行总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.会议记录人向参会人员确认会议记录，确保记录无误。

3.参会人员签署会议记录，以示知晓和认同。

4.主持人宣布会议结束。

五、会议后续工作

1.会议纪要的编制：会议记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，明确会议决策、任务分工和完成时限。

2.会议纪要的分发：将会议纪要分发给相关领导和部门，要求相关人员按照会议决策开展工作。

3.会议纪要的跟踪落实：会议记录人要跟踪督促会议决策的执行情况，并及时向会议主持人汇报。

4.会议纪要的归档：会议纪要应按照公司档案管理制度进行归档，以便于日后查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，应由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要，应及时发布给相关领导和部门，并注明阅读和执行的时限。

3.会议纪要发布后，应通过适当方式通知所有参会人员，确保相关人员及时了解会议决策内容。

二、任务分工与责任落实

1.根据会议纪要，明确各任务的责任人和完成时限。

2.各责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，并报上级领导审批。

3.责任人要主动承担责任，确保任务按时完成。

三、跟踪督促与进度反馈

1.会议记录人应定期跟踪督促会议决策的执行情况，了解任务进度。

2.各责任部门应主动向会议记录人报告工作进展，及时反馈遇到的问题和困难。

3.会议记录人要汇总各责任部门的进度反馈，形成书面报告，向会议主持人汇报。

四、问题协调与解决

1.遇到影响会议决策执行的问题和困难，会议记录人应及时向会议主持人汇报，并提出解决建议。

2.会议主持人要根据实际情况，组织相关部门进行协调，确保问题得到及时解决。

3.对于重大问题，可召开专题会议进行研究，形成解决方案。

五、会议纪要的更新与归档

1.根据会议决策执行情况，会议纪要应进行实时更新，确保纪要内容的准确性。

2.更新后的会议纪要，需重新发布给相关领导和部门，以便于大家了解最新情况。

3.会议纪要执行完毕后，应按照公司档案管理制度进行归档，以备日后查阅。

六、总结与评估

1.会议纪要执行完毕后，会议主持人或指定负责人要组织对会议决策的执行情况进行总结和评估。

2.总结评估结果作为改进会议管理和决策执行工作的依据，不断提高会议效率和质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用采取预订制度，各部门需提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门统筹安排。

3.行政部门收到预订申请后，应及时回复确认，确保会议室合理安排使用。

二、会议室使用规范

1.会议室使用期间，参会人员应保持室内整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.会议室内设备使用应遵循操作规程，不得擅自拆卸或损坏设备。

3.会议室内物品应妥善保管，不得随意带走，如有遗失或损坏，需照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护和保养，确保设备正常运行。

2.如会议室设备出现故障，行政部门应及时报修，并做好备用设备调度。

3.会议室内设备使用完毕后，责任人应确保设备关闭，避免浪费资源。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如消防器材、急救包等。

3.参会人员应遵守会议室内外安全规定，如发生紧急情况，听从指挥，迅速疏散。

五、会议室卫生管理

1.行政部门负责会议室的卫生清洁工作，确保会议环境整洁卫生。

2.会议室内应定期进行消毒，防止病毒传播。

3.参会人员应养成良好的卫生习惯，共同维护会议室环境。

六、会议室保密工作

1.会议室应采取必要的保密措施，确保会议内容的机密性。

2.参会人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议室内不得携带无关人员进入，防止信息泄露。

七、会议室资源优化配置

1.行政部门应合理配置会议室资源，提高会议室使用效率。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等现代化手段，减少对实体会议室的依赖。

3.定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室管理提供决策依据。

第五章附则

一、本办法适用于公司全体员工