综采队会议室管理制度

综采队会议室管理制度综采队会议室管理制度

第一章总则

第一条为了加强综采队会议室的管理，提高会议效率，保证会议质量，依据我国相关法律法规及公司规章制度，特制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于综采队各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效：会议应注重实际效果，提高工作效率，避免形式主义。

（二）议题明确：会议议题应提前准备，确保会议内容具有针对性和可操作性。

（三）充分讨论：会议应充分发扬民主，广泛听取与会人员意见，确保决策科学。

（四）保密原则：会议内容涉及公司机密事项，与会人员应遵守保密规定。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

第五条会议组织者负责会议的筹备、召开、记录及跟踪落实等工作。

第六条与会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，并对会议决定事项予以落实。

第七条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应认真贯彻执行，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作需要确定会议主题、议程、时间、地点和参会人员。

2.会议组织者提前向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等，并要求与会人员做好相关准备工作。

3.会议组织者负责布置会议室，确保会议设施设备齐全、功能正常，并根据需要准备会议资料、投影仪等。

二、会议召开

1.会议组织者应按时宣布会议开始，并介绍与会人员。

2.会议主持人引导与会人员按议程进行讨论，确保会议内容充实、有序。

3.与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人发言，保持会场秩序。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，适时提出决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，形成会议决议。

3.会议决议应明确责任人、完成时间和验收标准。

四、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

2.会议记录应包括会议主题、时间、地点、与会人员、议程、讨论情况、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核后发送给与会人员。

五、会议总结

1.会议组织者应在会议结束后对会议成果进行总结，评估会议效果。

2.对会议中提出的意见和建议，会议组织者应认真分析，制定改进措施。

3.会议总结应包括会议取得的成果、存在的问题及改进措施等，并在规定时间内发送给相关人员。

六、会议资料的归档

1.会议组织者负责将会议通知、会议议程、会议记录、会议总结等资料进行归档。

2.归档资料应按照规定保存期限进行保存，以便日后查阅。

本章内容旨在规范会议流程，确保会议高效、有序进行，为综采队各项工作提供有力支持。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人根据会议记录和讨论内容进行整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、与会人员、讨论事项、决策结果、责任分配、完成时限等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议组织者或指定人员进行审核，确保纪要无误。

4.审核通过的会议纪要应尽快通过邮件、公告等形式发布给所有与会人员及相关执行部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门和个人应根据会议纪要中的决策结果和任务分配，制定具体的执行计划。

2.会议组织者应定期检查会议决策的执行情况，确保各项任务按时按质完成。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时向会议组织者汇报，寻求解决方案。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任部门在完成任务后，应向会议组织者提供执行结果报告，包括完成情况、遇到的问题及解决措施等。

2.会议组织者应根据执行结果报告对会议纪要的执行效果进行评估，并提出改进意见和建议。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定补救措施，并明确新的完成时间。

四、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应定期收集会议纪要执行过程中的反馈信息，以便对会议管理流程进行持续改进。

2.根据反馈和评估结果，会议组织者应更新会议管理制度，优化会议流程，提高会议效率。

3.持续改进的过程应形成闭环管理，确保每次会议的纪要都能得到有效执行和跟踪。

本章内容旨在确保会议纪要的执行力度，通过有效的跟踪落实机制，促进会议决策的落实和问题的解决，从而提升综采队的管理效能。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议主题、时间、参会人数等信息，以便会议室管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室管理部门应制定预订规则，明确预订流程和优先级，确保会议室使用公平、合理。

二、会议室使用

1.使用会议室时，各部门应遵守会议室管理规定，保持室内整洁，爱护设施设备。

2.会议室内禁止吸烟、进食，严禁随意移动或损坏设施设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保场地恢复原状。

三、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

2.若会议室设施设备出现故障，应及时报修，并采取措施减少对会议的影响。

3.会议室管理部门可根据实际需要，定期更新会议室设施设备，提高会议质量。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议室内应配备消防设施，并定期进行消防安全检查。

3.与会人员应遵守保密规定，会议内容涉及公司机密事项的，不得泄露。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应明确会议室的开放时间，并根据实际情况调整。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据需求临时调整会议室开放时间，并通知相关部门。

本章内容旨在规范会议室的管理，保障会议室资源得到合理、高效利用，为综采队提供良好的会议环境。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理制度不符