财务会议管理制度

财务会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保财务会议的高效、规范进行，提高财务管理水平和决策质量，依据《中华人民共和国公司法》、《企业内部控制基本规范》以及公司相关管理制度，特制定本财务会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司财务部门及相关人员组织的各类财务会议，包括但不限于财务分析会、预算会、审计会等。

三、会议原则

1.会议应遵循民主、集中、高效的原则。

2.会议主持人应确保会议议题的针对性和实用性，严格控制会议时间。

3.与会人员应积极参与讨论，发表建设性意见，尊重他人意见，保持会议秩序。

四、会议组织与职责

1.财务部门负责人负责组织、主持财务会议。

2.财务部门工作人员负责会议通知、会议纪要的记录与整理、会议资料的准备等工作。

3.与会人员应按时参加财务会议，因故不能参加的，需提前向会议主持人请假。

五、保密规定

1.与会人员应严格遵守保密制度，对会议内容、资料、讨论情况等予以保密。

2.会议纪要未经授权，不得擅自泄露给无关人员。

六、制度修订

本制度根据公司业务发展需要和实际情况，适时进行修订。修订后的制度经财务部门负责人审批后，予以公布实施。

七、附则

本制度的解释权归公司财务部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度的实施日期自发布之日起执行。在公司其他管理制度与本制度有冲突时，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司财务管理需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间，提前发放给与会人员，以便提前准备。

3.发送会议通知：财务部门工作人员应在会议召开前，通过邮件、电话等方式，通知与会人员会议时间、地点、议程等相关信息。

4.准备会议资料：根据会议议程，整理相关财务报表、报告、方案等资料，提前发放给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律和保密要求。

3.主题发言：会议相关人员针对会议主题进行发言，介绍相关背景、数据和分析。

4.讨论与审议：与会人员针对会议议题进行充分讨论，提出意见和建议，共同审议相关方案。

5.决策：会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

三、会议纪要

1.记录：财务部门工作人员负责记录会议内容、讨论情况和决策结果。

2.整理：会后，整理会议纪要，明确会议成果、责任人和完成时限。

3.审批：会议纪要经会议主持人审批后，发送给与会人员。

四、会议后续

1.跟进落实：财务部门工作人员负责跟进会议决策的执行情况，协调解决执行过程中遇到的问题。

2.反馈：责任人应及时反馈会议决策的执行情况，确保会议成果得以落实。

3.评估：会议结束后，财务部门应对会议效果进行评估，为下次会议提供改进方向。

五、会议结束

会议主持人宣布会议结束，与会人员可就会议内容进行沟通交流，随后散会。财务部门工作人员负责整理会议纪要、会场和资料，确保会议资料的归档和保存。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经审批通过后，由财务部门工作人员在规定时间内通过邮件、公司内部通讯系统等方式发送给所有与会人员。

2.对于涉及公司其他部门或重要决策的会议纪要，应抄送相关部门领导和公司高层，确保信息共享。

二、会议决策的分解与责任落实

1.根据会议纪要中的决策内容，将其分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成标准和期限。

2.责任人接到任务后，应立即着手实施，并定期向会议主持人或财务部门负责人汇报进度。

三、会议纪要执行情况的监控

1.财务部门应建立会议纪要执行情况的监控机制，定期检查决策执行进度和质量。

2.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时上报，财务部门协调资源予以解决。

四、执行结果的评估与反馈

1.会议决策执行完毕后，责任人需提交执行结果报告，包括完成情况、遇到的问题及解决措施等。

2.财务部门对执行结果进行评估，对未完成的任务要求责任人说明原因，并制定整改措施。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要及其执行情况报告应作为重要文件进行归档，便于日后查询和追溯。

2.财务部门应定期对会议纪要进行整理，总结经验教训，为今后财务管理提供参考。

六、持续改进与闭环管理

1.财务部门应根据会议纪要执行过程中发现的问题，不断完善会议管理制度，提高会议质量和决策执行力。

2.通过闭环管理，确保会议决策的全面落实，促进公司财务管理的持续改进和提升。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由财务部门工作人员负责协调安排。

2.预订会议室时，需填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等需求。

3.会议室预订应优先满足公司重要会议和紧急会议的需求。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静，内部设施齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.会议前，财务部门工作人员应检查会议室设施是否正常运行，确保会议顺利进行。

3.根据会议类型和需求，适当调整会议室布局和设施。

三、会议室使用规范

1.与会人员应遵守会议室使用规定，保持安静，不在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内禁止私拉乱接电源线，确保用电安全。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，清理垃圾，关闭电源和门窗。

四、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、设置门禁等。

2.会议室内讨论的内容属于公司机密，与会人员需严格遵守保密制度，不得泄露会议内容。

3.会议资料应在会后及时收回，避免遗失或泄露。

五、会议室维护与保养

1.财务部门应定期对会议室进行清洁、保养和检查，确保设施设备正常运行。

2.发现会议室设施损坏或故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

3.定期对会议室进行安全隐患排查，确保会议室使用安全。

六、会议室资源优化

1.财务部门应合理调配会议室资源，提高会议室利用率，避免资源浪费。

2.通过对会议室使用情况的统计分析，不断优化会议室管理规定，提升会议服务质量和效率。

第五章附则

一、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制