大学会议管理制度及规范

大学会议管理制度及规范第一章总则

为保证大学会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，确保决策的科学性与民主性，特制定本会议管理制度及规范。以下总则适用于大学内所有会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.沟通交流：为各部门、各单位提供信息交流的平台，促进相互了解与协作。

2.决策讨论：针对重大事项进行集体讨论，确保决策的科学性、民主性。

3.工作部署：传达上级指示，部署工作任务，确保各项工作顺利推进。

4.人才培养：通过会议培养和提升员工的沟通能力、协作精神及领导力。

二、会议类型

1.定期会议：如周例会、月度会议、年度会议等。

2.临时会议：针对特定事项召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

三、会议原则

1.精简高效：严格控制会议数量、规模和时长，确保会议高效、务实。

2.预告制度：提前发布会议通知，明确会议主题、议程、参会人员等。

3.议程明确：会议议题应具有针对性和可操作性，避免空泛和重复。

4.讨论充分：鼓励与会人员充分发表意见，确保决策的科学性和民主性。

5.决策落实：会议决策事项应明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

四、参会人员

1.必须参会人员：会议组织者、主持人、议题负责人及相关部门负责人。

2.邀请参会人员：根据会议议题需要，邀请相关专家、领导及同事参加。

3.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离场，应向主持人报告。

2.会议内容涉及敏感信息时，参会人员应遵守保密原则，不得泄露。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真履行职责，确保会议决策的落实。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由大学会议管理部门负责解释。各部门、各单位应认真贯彻执行，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的任务和要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目的，制定会议议程。

2.发布会议通知：提前一定时间发布会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等，确保参会人员提前做好准备。

3.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需的文件、资料、PPT等，并于会议开始前发送给参会人员。

4.会议室预约与布置：根据参会人数和会议需求，预约合适的会议室，并负责会议室的布置，包括座位安排、投影仪、音响等设备的调试。

二、会议签到

1.会议开始前，设立签到台，参会人员应在签到表上签名确认。

2.签到表应包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于会议组织者统计参会情况。

三、会议开始

1.主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

2.主持人应确保会议按照议程进行，提醒参会人员关注会议重点议题。

四、会议讨论

1.会议议题负责人对议题进行详细阐述，包括背景、现状、解决方案等。

2.与会人员针对议题展开充分讨论，提出意见和建议。

3.主持人应引导讨论，确保会议有序进行，避免偏题和重复发言。

五、会议决策

1.在充分讨论的基础上，主持人可组织与会人员进行表决或投票，形成会议决策。

2.会议决策应明确责任人和完成时限，确保决策的落实。

六、会议总结

1.主持人对会议进行总结，概括讨论成果，明确会议决策。

2.会议纪要负责人记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

七、会议结束

1.主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.会议纪要应在会议结束后尽快整理，并发送给参会人员。

八、会议后续

1.会议纪要负责人跟踪会议决策的落实情况，并及时反馈给会议组织者。

2.会议组织者应定期检查会议决策的执行情况，确保工作任务的完成。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，是会议决策和任务分配的重要依据。为确保会议成果的转化和任务的顺利完成，必须加强对会议纪要的跟踪落实。以下是会议纪要的跟踪落实相关规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的纪要负责人在会议结束后及时整理，确保内容的准确性。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果及责任人等信息。

3.会议纪要整理完毕后，应在第一时间内通过邮件、OA系统等方式发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

二、会议纪要的审批与确认

1.会议纪要需经会议主持人审批，确保纪要内容符合会议实际情况。

2.与会人员应在收到会议纪要后的一定工作日内进行确认，如有异议，应及时提出并说明原因。

3.会议纪要经主持人审批通过并得到参会人员确认后，正式生效。

三、会议决策的跟踪与落实

1.纪要负责人应定期跟踪会议决策的执行情况，及时了解工作进展，确保任务按期完成。

2.对于重大决策或长期任务，应设立专门的工作小组或指定专人负责，确保决策的落实。

3.跟踪过程中发现的问题和困难，应及时向会议组织者或领导汇报，寻求支持和帮助。

四、会议成果的反馈与应用

1.会议决策的执行结果应及时反馈给会议组织者，以便于总结经验，优化工作流程。

2.会议成果应在今后的工作中得到应用，形成闭环管理，提高工作效率。

3.对于具有借鉴意义的会议成果，可整理成案例或最佳实践，供全校范围内学习与交流。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应根据学校档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅权限应按照学校相关规定设置，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预约

1.会议室预约采用先到先得的原则，各部门或单位需提前一定时间向会议室管理部门提交预约申请。

2.预约时，申请人需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于管理部门合理分配会议室资源。

3.管理部门应在收到预约申请后及时回复，确认会议室是否预约成功。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预约时间进行，不得提前或延迟使用。

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

3.使用会议室时，应爱护设备设施，如遇问题应及时向管理部门报告。

4.会议室使用完毕后，应关闭投影仪、空调等设备，关闭门窗，确保会议室整洁、安全。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由管理部门负责维护和管理，定期检查设备运行状况，确保设备完好。

2.非管理部门人员不得随意更改设备设置，如需调整，请联系管理部门协助处理。

3.会议室内设备使用过程中，如出现故障，应及时报告管理部门，由专业人员维修。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全设施正常运行。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室内使用大功率电器，防止火灾事故发生。

3.如遇紧急情况，请按照会议室内的安全指示进行疏散。

五、会议室卫生与保洁

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁。

2.会议室内应配备适量的垃圾桶，参会人员应自觉保持环境卫生，将垃圾投放到指定位置。

3.如会议室内卫生状况较差，管理部门有权拒绝提供会议室服务，并要求相关部门或单位进行整改。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或单位，管理部门有权进行提醒、警告或限制其会议室使用权限。

2.如造成设备损坏或经济损失，违规方需承担相应责任和赔偿。

3.情节严重者，将按照学校相关规定予以处理。

第五章附则

为确保本会议管理制度及规