公司技术档案管理制度

公司技术档案管理制度1.前言为了规范和提高技术档案的管理水平，实现公司技术资源的有效利用和保护，订立本《公司技术档案管理制度》（以下简称“本制度”）。2.适用范围本制度适用于公司内部全部技术档案的管理与归档工作，包含全部相关部门和人员。3.定义技术档案：指公司在研发、生产、质量掌控等过程中产生的各类技术文档、设计文件、试验报告、产品规范等相关资料。技术档案管理者：指负责技术档案的归档、检索、移交等工作的指定人员或部门。4.技术档案的归档与整理4.1技术档案的归档4.1.1全部技术档案都应依照事先订立的归档规范进行归档，确保文件的有序性和可追溯性。4.1.2档案管理者应订立认真的归档流程、分类代码和归档目录，确保技术档案的准确归档和方便检索。4.1.3技术档案应依照项目或主题进行分类，建立档案编号，包含项目编号、日期、版本等信息，以便于后续的检索和溯源。4.2技术档案的整理与更新4.2.1每个文件的负责人应定期进行技术档案的整理和更新，确保文件的及时性和准确性。4.2.2技术档案管理者应帮助负责人进行档案整理和更新工作，并在必需时供应相关培训和引导。4.2.3整理和更新后的技术档案应及时提交给技术档案管理者，确保档案的完整性和可靠性。5.技术档案的存储和保护5.1技术档案的存储5.1.1技术档案应存放在指定的档案管理系统中，确保档案的安全可靠。5.1.2档案管理系统应具备合适的存储设备和软件工具，能够满足技术档案的存储和检索需求。5.1.3技术档案管理者应订立存储策略，包含备份方案、存储期限和存储位置的管理等。5.2技术档案的保护5.2.1技术档案应通过权限掌控等方式进行保护，确保只有授权人员才略访问和修改档案。5.2.2档案管理者应定期进行技术档案的备份和恢复测试，保证档案数据的安全性。5.2.3技术档案管理者应建立灾难恢复和紧急事故处理机制，以应对可能发生的档案丢失和破坏等情况。6.技术档案的借阅和移交6.1技术档案的借阅6.1.1借阅技术档案需提交书面申请，并经相关负责人批准后方可借阅。6.1.2借阅人员须按规定的时间段进行借阅，并承当技术档案的保密责任。6.1.3借阅结束后，借阅人员应及时归还技术档案，并填写借阅反馈表，供后续批阅参考。6.2技术档案的移交6.2.1技术档案的移交需经过正式的手续和程序，包含移交准备、移交计划、移交交接和移交验收等环节。6.2.2移交方和接收方应共同参加技术档案的移交过程，并签署移交文件以确认档案的彻底移交。6.2.3技术档案管理者应记录技术档案的移交情况，并及时进行档案调整和整理。7.技术档案的批阅和销毁7.1技术档案的批阅7.1.1技术档案管理者定期组织对技术档案的批阅工作，目的是确认档案的完整性和准确性。7.1.2批阅过程中发现的问题应及时进行记录，并采取相应的整改措施，确保档案的质量和可靠性。7.2技术档案的销毁7.2.1技术档案的销毁需经过审批程序和相关规定，确保档案的合规性和安全性。7.2.2技术档案应依照销毁计划进行销毁，并进行相应的销毁记录和备案。7.2.3销毁完成后，相关负责人和档案管理者应签署销毁确认，并进行相关的报告和归档工作。8.技术档案管理的考核与改进8.1技术档案管理者应定期对技术档案的管理水平进行考核和评估，发现问题及时进行改进。8.2技术档案管理者应建立档案管理的绩效评价体系，对相关人员进行奖惩和培训，推动档案管理工作的提升。9.附则9.1本制度的修改和解释权归公司技术部门全部，并通过适当的渠道向全体员工公示。9.2本制度自发布之日起生效，作为公司技术档案管理的规