广西会议管理制度

广西会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保广西会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议职责，根据《中华人民共和国公司法》及公司相关规定，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于广西全区范围内公司各级部门、分支机构和子公司召开的各类会议。

第三条会议分类：会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要临时召开。

第四条会议原则：

1.会议应遵循高效、务实、节约的原则；

2.会议议题应具有针对性和紧迫性，避免召开无实质内容的会议；

3.会议时间、地点应合理安排，确保参会人员能够充分参与。

第五条参会人员：

1.定期会议的参会人员为各部门负责人及相关人员；

2.临时会议的参会人员根据会议议题和需要，由会议主持人指定。

第六条会议纪律：

1.参会人员应按时参加，不得无故迟到、早退或缺席；

2.参会人员应保持会议秩序，尊重他人发言，不得随意打断；

3.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

第七条会议记录与保密：

1.会议应由专人负责记录，确保记录真实、完整；

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论结果等内容；

3.会议记录应严格保密，未经允许不得泄露给无关人员。

第八条制度修订：本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度应及时公布，并通知相关人员。

第九条附则：本制度的解释权归公司董事会。如有争议，可向公司董事会申请解释。

第二章会议流程

第十条会议筹备：

1.会议筹备组负责拟定会议议题、议程和会议通知；

2.会议筹备组应提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员、准备工作等；

3.会议筹备组需确保会议所需资料、设备、场地等准备就绪。

第十一条会议议程安排：

1.会议议程应明确议题顺序、预计讨论时间及责任人；

2.会议主持人根据议程安排，确保会议有序进行；

3.如有特殊情况，会议主持人可临时调整议题顺序。

第十二条会议签到与主持：

1.会议开始前，参会人员需签到，确认参会；

2.会议主持人宣布会议开始，说明会议目的、议程及注意事项；

3.会议主持人负责引导讨论，确保议题充分讨论，避免跑题。

第十三条会议讨论与决策：

1.会议议题应逐项进行讨论，参会人员可就议题发表意见、建议；

2.讨论过程中，会议主持人应确保各方意见充分表达，形成共识；

3.对于重大事项，应进行表决，表决方式可根据实际情况确定；

4.会议主持人总结讨论结果，形成决策。

第十四条会议记录与汇报：

1.会议记录人应详细记录会议讨论过程、决策结果及相关事项；

2.会议结束后，会议记录人整理会议纪要，并在规定时间内发送给主持人及参会人员；

3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等内容；

4.会议主持人或指定人员向未参会人员汇报会议情况。

第十五条会议总结与反馈：

1.会议结束后，主持人应对会议进行总结，评价会议效果，提出改进措施；

2.参会人员可就会议流程、议题讨论等方面提出意见和建议；

3.会议筹备组根据反馈，不断优化会议流程，提高会议质量。

第十六条会议资料归档：

1.会议纪要、签到表、表决记录等相关资料应整理归档；

2.归档资料应妥善保管，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条会议纪要的编制与发布：

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议决策、行动计划、责任人和完成时限；

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核，并在规定时间内发布给所有参会人员及相关部门。

第十八条行动计划的执行与跟踪：

1.责任人应根据会议纪要中的行动计划，制定具体的执行方案；

2.责任人应按时推进计划，确保各项工作任务的完成；

3.会议筹备组或指定人员负责对行动计划的执行情况进行定期跟踪，并及时向会议主持人汇报。

第十九条进度更新与协调：

1.责任人应定期更新行动计划进度，遇到问题时及时提出；

2.会议筹备组或指定人员应协助责任人解决执行过程中出现的问题，确保计划顺利进行；

3.如有必要，可召开临时会议，针对重大问题进行协调和决策。

第二十条会议纪要的跟踪检查：

1.会议筹备组应定期对会议纪要的执行情况进行检查；

2.检查内容包括行动计划完成情况、责任人履职情况、存在的问题及原因等；

3.检查结果应及时反馈给会议主持人和相关责任人，以便采取相应措施。

第二十一条会议纪要的闭环管理：

1.对于已完成行动计划，会议筹备组应进行总结，评估实施效果；

2.对于未完成的行动计划，应分析原因，制定改进措施，并督促责任人尽快完成；

3.会议纪要的闭环管理情况应作为评价部门和个人工作绩效的依据。

第二十二条会议纪要的修订与更新：

1.如行动计划发生变化，会议筹备组应及时修订会议纪要，并重新发布；

2.修订后的会议纪要应确保所有相关人员知晓，并按照新的行动计划执行；

3.会议纪要的修订和更新过程，应保持透明，确保相关人员能够及时获取最新信息。

第四章会议室管理规定

第二十三条会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由会议筹备组或指定人员负责管理；

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息；

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，确保会议资源合理分配。

第二十四条会议室配置：

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等；

2.会议室布置应舒适、整洁，符合会议需求；

3.定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时更新维护。

第二十五条会议室使用规范：

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持卫生；

2.使用会议室时，应爱护设施，遵守设备操作规程；

3.会议结束后，责任人应确保会议室恢复原状，关闭电源、水源，妥善保管会议资料。

第二十六条会议室安全管理：

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患；

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得私拉乱接电源线；

3.突发事件发生时，应立即启动应急预案，确保人员安全。

第二十七条会议室服务与支持：

1.会议室管理人员应提供必要的服务与支持，如会场布置、设备调试等；

2.会议期间，如有需求，会议室管理人员应及时响应，协助解决问题；

3.会议室管理人员应收集参会人员的意见和建议，不断改进服务。

第二十八条会议室使用费用：

1.会议室使用费用根据公司规定执行，由会议筹备组负责核算；

2.费用报销应遵循公司财务制度，提供相关证明材料；

3.会议筹备组应定期公布会议室使用费用，接受监督。

第二十九条会议室管理与考核：

1.会议室管理人员应定期向领导汇报工作，接受考核；

2.对于违反会议室管理规定的行为，应予以制止，并根据情节严重程度给予相应处罚；

3.会议室管理人员应不断学习，提高管理水平，为会议提供优质服务。

第五章附则

第三十条制度生效：

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第三十一条特殊规定：

对于特殊会议或特殊情况，可根据实