省公司会议室管理制度

省公司会议室管理制度第一章总则

第一条省公司会议室管理制度（以下简称“制度”）旨在规范公司会议室的使用、管理和维护，保证会议的顺利进行，提高会议效率，加强公司内部沟通与协作。

第二条本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

第三条本制度遵循公平、公正、公开的原则，确保会议室资源得到合理分配和有效利用。

第四条会议室管理责任部门为公司行政部，负责会议室的预订、协调、维护及监督执行本制度。

第五条会议室使用遵循“先申请、先安排”的原则，各部门应提前做好会议计划，尽量避免临时性会议。

第六条会议室使用应严格按照会议流程进行，确保会议的严肃性和高效性。

第七条与会人员应遵守会议纪律，保持会议室整洁，爱护会议设备，如有损坏，应照价赔偿。

第八条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第九条本制度的解释权归省公司行政部所有。如有争议，可向行政部提出申诉，由行政部负责协调解决。

第二章会议流程

第十条会议筹备

（一）会议发起人应提前明确会议目的、议题、参会人员、时间、地点等信息，并向行政部提交会议申请。

（二）行政部在收到会议申请后，对会议相关信息进行审核，确认无冲突后，安排会议室，并在会议系统上进行预订。

（三）会议发起人应在会议前至少1天将会议通知及会议材料发送给与会人员。

第十一条会议召开

（一）会议主持人应提前到达会议室，检查会议设备是否正常运行，确保会议环境整洁。

（二）会议开始时，会议主持人应宣布会议纪律，明确会议议题和议程。

（三）会议期间，与会人员应集中注意力，积极参与讨论，遵守会议纪律，不得随意离席或接打电话。

（四）会议主持人应确保会议按照既定议程进行，控制好会议时间，避免跑题。

第十二条会议纪要

（一）会议纪要由会议主持人指定专人负责记录，记录内容包括：会议时间、地点、主持人、与会人员、议题、讨论结果等。

（二）会议纪要应在会议结束后1天内完成初稿，并发送给会议主持人及与会人员审核。

（三）会议纪要经审核确认无误后，由会议主持人签字，并在会议纪要上注明分发范围。

第十三条会议决策执行

（一）会议决策事项应明确责任部门、责任人及完成时限。

（二）责任部门应根据会议决策，制定具体实施方案，并报行政部备案。

（三）行政部负责对会议决策的执行情况进行跟踪、督促和检查，确保决策落实。

第十四条会议总结

（一）会议结束后，会议主持人应组织对本次会议的效果进行评估，总结经验教训，并提出改进措施。

（二）会议总结应在会议结束后1周内完成，由会议主持人提交给行政部备案。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条跟踪落实责任

（一）会议纪要中明确的各项决策和任务，应明确责任部门和责任人，确保每一项工作都有人负责。

（二）责任部门应指定专人对会议纪要中的任务进行跟进，并及时向行政部报告进展情况。

（三）行政部应对会议纪要的执行情况进行定期检查，确保各项决策得到有效落实。

第十六条跟踪落实流程

（一）会议纪要发布后，责任部门应根据任务要求和完成时限，制定详细的执行计划。

（二）执行过程中，责任部门应定期召开内部会议，讨论解决执行过程中遇到的问题，并及时调整执行策略。

（三）责任部门在完成任务后，应将执行结果以书面形式报告给行政部。

第十七条跟踪落实监督

（一）行政部应建立健全会议纪要执行监督机制，对会议决策的执行情况进行实时监控。

（二）行政部应定期向公司领导层汇报会议纪要的执行情况，对未按期完成的任务进行分析，并提出整改措施。

（三）对执行不力的部门或个人，行政部有权进行通报批评，并视情节严重程度，提请公司领导层给予相应的处罚。

第十八条跟踪落实评估

（一）行政部应定期对会议纪要的执行效果进行评估，总结成功经验和存在的问题。

（二）评估结果将作为对公司各部门绩效考核的依据之一，对执行效果良好的部门和个人给予表彰和奖励。

（三）针对评估中发现的问题，行政部应组织相关部门进行改进，不断完善会议纪要跟踪落实机制。

第十九条持续改进

（一）公司应鼓励各部门积极提出会议纪要执行过程中的改进意见和建议。

（二）行政部负责收集和整理改进意见和建议，组织相关部门进行讨论，并将可行的改进措施纳入会议管理制度。

（三）通过持续改进，不断提高会议纪要的执行效率和公司整体管理水平。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订

（一）各部门需使用会议室时，应提前向行政部提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

（二）行政部根据会议室预订申请，合理安排会议室，并在会议系统上进行预订确认。

（三）会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则，已确认的会议室预订不得随意更改或取消，确需更改或取消的，应提前告知行政部。

第二十一条会议室设备管理

（一）会议室内的设备应由行政部负责统一管理和维护，确保设备正常运行。

（二）与会人员应爱护会议室设备，按照操作规程正确使用，不得擅自拆卸或更改设备设置。

（三）如会议室设备出现故障，应及时报告行政部，由行政部联系专业人员维修。

第二十二条会议室环境与秩序

（一）会议室应保持整洁、安静，严禁在会议室吸烟、进食或大声喧哗。

（二）会议室内不得随意张贴或悬挂物品，不得擅自移动或损坏会议室内的设施。

（三）与会人员应按时参加会议，遵守会议纪律，手机等通讯工具应关闭或调至静音状态。

第二十三条会议室安全

（一）会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

（二）会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

（三）行政部应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

第二十四条会议室使用后处理

（一）会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭会议室内的设备、灯光及空调等。

（二）如会议室内有废弃物或垃圾，应自行清理干净。

（三）行政部负责对会议室使用情况进行检查，确保会议室恢复至预订状态。

第五章附则

（由于篇幅限制，第五章附则的内容在此不展开，可根据实际需求进行补充。）

第五章附则