北京市会议费管理制度

北京市会议费管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范北京市会议费的管理和使用，提高会议效率，确保会议资源的合理配置，加强会议纪律，保障会议安全，促进决策的科学化、民主化。

第二条本制度适用于北京市行政区域内各级党政机关、事业单位、社会团体和各类企业等组织召开的各类会议。

第三条会议费管理应遵循以下原则：

（一）合法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保会议费的合理、合规使用。

（二）精简节约原则：严格控制会议规模，简化会议程序，降低会议成本，提高会议效益。

（三）透明公开原则：会议费预算、决算及使用情况应予以公开，接受监督。

（四）预算管理原则：会议费预算应纳入单位年度预算，实行预算管理。

第四条各级组织应建立健全会议费管理制度，明确会议费管理职责，实行会议费审批、报销、核算、监督等环节的分离，确保会议费管理的规范、有效。

第五条会议费管理应实行分类管理，根据会议性质、规模、地点等因素，合理确定会议费标准。

第六条各级组织应加强会议费使用过程中的监督检查，对违规行为及时纠正，严肃查处，确保会议费管理制度的贯彻执行。

第七条本制度自发布之日起实施，原有会议费管理制度与本制度不符的，按本制度执行。如遇国家有关政策调整，按照最新政策执行。

第二章会议流程

第一条会议筹备

（一）明确会议目的和议题：会议召集人应根据工作需要，明确会议目的、议题及预期成果。

（二）制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

（三）会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等事项。

（四）会议材料准备：会议召集人应组织相关人员准备会议材料，并在会前分发至参会人员。

第二条会议召开

（一）签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况。

（二）主持人开场：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

（三）会议议程：按照预定议程逐项进行，确保会议内容全面、深入。

（四）会议讨论：参会人员就会议议题展开讨论，充分发表意见。

（五）会议决策：对会议议题进行表决，形成会议决议。

第三条会议记录

（一）指定专人记录：会议召集人应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

（二）记录内容：会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

（三）会议记录整理：会后，会议记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

第四条会议总结

（一）主持人总结：主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

（二）会议纪要发放：将会议纪要发放给参会人员，以便了解会议内容和决策事项。

第五条会议后续工作

（一）任务分工：根据会议决议，明确责任人，进行任务分工。

（二）落实跟踪：会议召集人应跟踪督促会议决议的落实情况，确保工作顺利进行。

（三）反馈与汇报：责任人应及时向会议召集人反馈工作进展，定期汇报工作成果。

第六条会议评估

（一）会议效果评估：会议结束后，应对会议效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织工作。

（二）意见征集：广泛征集参会人员对会议组织、会议内容等方面的意见和建议，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的制定与发布

会议纪要应准确反映会议内容、讨论情况、决策结果和任务分工。会议记录人负责整理会议纪要，并在会议结束后尽快完成初稿。初稿需经过会议召集人审核批准后，及时发布给所有参会人员和相关执行部门。

第二条跟踪落实机制

（一）责任到人：会议纪要中明确标示出每项任务的责任人和完成时限。

（二）跟进制度：建立会议决策事项跟进制度，确保每项任务都有人负责，有人监督。

（三）定期汇报：责任人需定期向会议召集人汇报任务进展情况，确保决策事项按计划推进。

第三条落实情况的检查与评估

（一）检查流程：设立专门的检查小组或由会议召集人负责对会议决策的落实情况进行检查。

（二）评估标准：制定明确的评估标准，对会议决策的执行效果进行客观评估。

（三）反馈机制：对落实情况中发现的问题及时反馈给责任人，并督促其整改。

第四条整改与问责

（一）整改措施：对于未能按期完成或执行不力的任务，责任人应制定具体的整改措施，并报告给会议召集人。

（二）问责机制：建立健全问责机制，对因主观原因导致会议决策事项未落实的责任人进行问责。

第五条持续改进

（一）经验总结：定期总结会议纪要跟踪落实的经验教训，为今后类似会议提供参考。

（二）流程优化：根据实际落实情况，不断优化会议纪要的制定、发布、跟踪和评估流程，提高工作效率。

第六条文档管理

（一）会议纪要归档：会议纪要应按照规定的格式和要求进行归档，便于查询和追溯。

（二）信息保密：对于涉及敏感信息和保密内容的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

（一）预订流程：各级组织应设立会议室预订系统，明确预订流程和审批权限。

（二）时间安排：会议室使用应遵循时间优先原则，合理规划会议时间，避免冲突。

（三）信息更新：会议室使用情况应及时更新，确保信息的准确性和实时性。

第二条会议室配置

（一）基本设施：会议室应配备必要的信息技术设备、音响设备、投影设备等。

（二）环境布置：会议室内部应保持整洁、安静，温度适宜，光线充足，座位舒适。

（三）安全检查：定期对会议室进行安全检查，确保消防、安全设施齐全有效。

第三条会议室使用

（一）使用规范：参会人员应遵守会议室使用规范，爱护公共设施，保持环境卫生。

（二）会前准备：会议组织者应提前到场检查设备，确保会议顺利进行。

（三）会后整理：会议结束后，应立即对会议室进行清理，恢复原状。

第四条会议室管理

（一）管理员职责：设立会议室管理员，负责日常管理与维护工作。

（二）使用记录：管理员应记录会议室的使用情况，包括会议主题、使用时间、参会人数等。

（三）维护保养：定期对会议室设备进行维护保养，确保设备正常运行。

第五条会议室预约优先级

（一）紧急会议优先：对于紧急召开的会议，应优先安排会议室。

（二）重要会议优先：对于涉及重大决策、重要议题的会议，应给予会议室使用优先权。

第六条会议室使用监督

（一）监督机制：建立会议室使用监督机制，对违规使用、损坏设施等行为进行查处。

（二）投诉处理：设立投诉渠道，及时处理会议室使用过程中的问题，提高服务质量。

第七条会议室改进与优化

（一）意见征集：定期征集会议室使用者的意见和建议，不断改进会议室管理与服务水平。

（二）资源调配：根据实际需求，合理调配会议室资源，提高使用效率。

第五章附则

第一条本制度的解释权归北京市会议费管理部门所有。

第二条本