医院会议费用管理制度

医院会议费用管理制度第一章总则

一、目的

为了规范医院会议费用的使用，提高会议效率，确保会议质量，依据国家相关法律法规和医院财务管理规定，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于医院各类会议的费用管理，包括但不限于：行政会议、业务会议、学术会议、研讨会、座谈会等。

三、基本原则

1.合理预算：会议费用预算应根据会议内容、规模、地点等因素合理编制，确保会议的顺利进行。

2.严格审批：会议费用支出需按照医院财务管理制度进行审批，未经批准，不得擅自支出。

3.节约使用：会议费用应遵循节约原则，严禁铺张浪费。

4.透明公开：会议费用使用情况应定期公开，接受全院职工监督。

四、责任主体

1.会议组织部门：负责会议的筹备、组织和实施，编制会议费用预算，并在会议结束后对费用进行报销。

2.财务部门：负责对会议费用预算进行审核，对会议费用支出进行审批，并对会议费用使用情况进行监督。

3.监察部门：负责对会议费用使用情况进行监督检查，发现问题及时纠正，并追究相关责任。

五、会议费用构成

会议费用包括但不限于以下内容：

1.场地租赁费：会议场地租赁费用。

2.设备租赁费：会议所需的音响、投影仪、话筒等设备租赁费用。

3.餐饮费用：会议期间的餐饮费用。

4.交通费用：会议组织者和参会人员的交通费用。

5.材料费用：会议所需的资料、印刷品等费用。

6.其他费用：与会议相关的其他合理费用。

六、会议费用报销

会议费用报销应遵循以下规定：

1.报销材料：报销时应提交会议通知、会议议程、参会人员名单、费用明细等相关材料。

2.报销时限：会议结束后一个月内，完成会议费用的报销手续。

3.报销流程：按照医院财务管理制度，提交报销申请，经审批后予以报销。

4.报销要求：报销内容应真实、合法、合规，严禁虚报、冒领、套取会议费用。

七、违规处理

违反本制度规定，有以下行为之一的，按照医院相关规定，给予相应处理：

1.未经批准擅自举办会议或提高会议标准的；

2.虚报、冒领、套取会议费用的；

3.擅自扩大会议费用支出范围、提高支出标准的；

4.其他违反会议费用管理的行为。

八、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度经医院批准后，自发布之日起生效。

九、附则

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如有疑问，由医院财务部门负责解释。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据医院发展需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并向相关部门报备。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容，要求参会人员按时参加。

4.预算编制：根据会议方案，编制会议费用预算，包括场地租赁、设备租赁、餐饮、交通等相关费用。

二、会议组织

1.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保会场环境舒适、设施齐全。

2.设备检查：提前检查会议所需的音响、投影仪、话筒等设备，确保设备正常运行。

3.参会人员签到：会议开始前，安排专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员按时到场。

4.会议资料发放：向参会人员发放会议议程、相关资料等，便于参会人员了解会议内容。

三、会议进行

1.主持人开场：介绍会议主题、参会人员，宣布会议开始。

2.会议报告：根据会议议程，安排相关人员进行报告，报告内容应具有针对性和实用性。

3.讨论环节：鼓励参会人员积极发言，对会议议题进行深入讨论，形成共识。

4.总结发言：会议主持人或主要领导对会议进行总结，对讨论成果予以肯定，对下一步工作进行部署。

四、会议纪要

1.纪要编写：指定专人负责会议纪要的编写，记录会议主题、议程、参会人员、讨论成果等内容。

2.纪要审批：会议纪要完成后，提交给会议组织部门领导审批，确保纪要内容的准确性。

3.纪要发布：审批通过后的会议纪要，及时发布给参会人员，以便了解会议成果和执行会议决定。

五、会议后续

1.跟踪落实：会议组织部门对会议决定的各项工作进行跟踪落实，确保会议成果得到有效执行。

2.反馈机制：建立会议反馈机制，收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议组织工作。

3.总结评估：会议结束后，组织部门对本次会议的筹备、组织和实施情况进行总结评估，为今后类似会议提供借鉴。

六、会议记录归档

1.会议纪要和相关资料应及时归档，便于日后查询和审计。

2.归档资料应包括会议通知、会议议程、参会人员名单、会议纪要、费用报销单等。

3.归档工作由会议组织部门负责，确保资料齐全、真实、准确。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的传达

1.纪要发布：会议纪要经过审批后，应及时通过医院内部通讯系统、邮件或公告等形式发布给所有参会人员及相关执行部门。

2.纪要宣讲：对于重要会议决策，会议组织部门应安排专人向相关部门或人员进行宣讲，确保每位相关人员对会议内容和决策有清晰的认识。

二、任务分配与责任落实

1.明确责任：根据会议纪要，将各项任务明确分配到具体的责任部门和责任人，确保每一项工作都有人负责。

2.制定计划：责任部门应根据任务要求，制定详细的执行计划，包括时间节点、工作步骤、所需资源等。

三、进度监控

1.定期汇报：责任部门应定期向会议组织部门汇报工作进展情况，确保会议决策的执行情况得到有效监控。

2.跟踪检查：会议组织部门应不定期对任务执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。

四、协调与支持

1.资源保障：对于执行任务中需要的资源，如人力、物力、财力等，会议组织部门应协调相关部门予以保障。

2.政策支持：对于需要政策支持的任务，会议组织部门应积极协调院领导，争取政策支持。

五、问题处理与调整

1.问题反馈：在任务执行过程中，如遇到问题，责任部门应及时反馈给会议组织部门，共同寻求解决方案。

2.调整方案：根据实际情况，如任务执行中出现问题或外部环境变化，会议组织部门应适时调整执行计划，确保会议决策的有效实施。

六、成果评估与反馈

1.成果评估：任务完成后，会议组织部门应组织相关人员对执行成果进行评估，总结经验教训。

2.反馈机制：建立有效的反馈机制，将评估结果和改进建议反馈给相关责任部门和人员，促进工作持续改进。

七、归档与总结

1.归档资料：将会议纪要、执行计划、汇报材料、评估报告等相关资料整理归档，便于今后查询和审计。

2.总结经验：会议组织部门应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，提炼经验，为今后类似工作提供借鉴。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门应提前向会议室管理部门提交预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.审批权限：会议室管理部门负责审批会议室预订申请，根据会议室使用情况合理安排，确保会议需求得到满足。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性、紧急程度等因素确定优先级。

二、会议室布置与服务

1.布置要求：会议室管理部门应按照会议组织部门的要求，提前布置会场，确保设施齐全、环境整洁。

2.技术支持：提供必要的技术支持，包括音响、投影仪、话筒等设备的调试，保证设备正常运行。

3.服务标准：会议期间，会议室管理部门应安排专人负责会场服务，包括茶水供应、资料发放等。

三、会议室使用规范

1.使用时间：预订部门应按照预订时间使用会议室，如需提前或延长使用，应提前向会议室管理部门申请。

2.使用要求：会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，保持安静、整洁，不得损坏会议设施。

3.安全管理：会议组织部门应负责会议期间的安全管理，确保消防、疏散等安全设施正常使用。

四、会议室设备管理

1.设备维护：会议室管理部门应定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.设备借用：如需借用会议室设备，需提前向会议室管理部门申请，经批准后方可借用。

3.设备赔偿：对于因使用不当导致的设备损坏，借用部门应承担相应责任和赔偿。

五、会议室清洁与保养

1.清洁工作：会议室管理部门应定期对会议室进行清洁，保持环境整洁、卫生。

2.保养措施：针对会议室的设施、设备，采取适当的保养措施，延长使用寿命。

六、违规处理

1.违规行为：对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处理。

2.处理措施：包括但不限于警告、限制会议室使用权、追究责任等。

七、持续改进

1.意见收集：会议室管理部门应定期收集使用部门对会议室管理的意见和建议，不断优化会议室管理服务。

2.改进措施：针对存在的问题，