凯里市会议管理制度

凯里市会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本制度旨在规范凯里市会议的管理工作，提高会议效率，确保决策的科学性和权威性，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政监察法》及相关法律法规，结合本市实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于凯里市行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位召开的各类会议管理。

第三条会议分类

会议分为例行会议、专题会议、紧急会议和临时会议。

1.例行会议是指定期召开的工作汇报会、计划总结会等；

2.专题会议是指针对某一特定议题或问题召开的会议；

3.紧急会议是指遇到突发事件需要紧急讨论处理的会议；

4.临时会议是指因工作需要临时决定召开的会议。

第四条会议原则

1.精简高效原则。严格控制会议数量和规模，减少无效会议，提高会议质量；

2.准备充分原则。会议召开前，应充分准备会议材料，明确会议议题，确保会议效果；

3.讨论充分原则。会议讨论要充分、深入，确保决策的科学性和民主性；

4.决策权威原则。会议决策要具有权威性，一经形成，必须坚决执行；

5.保密原则。会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格遵守保密规定。

第五条责任追究

违反本制度规定，造成不良影响的，将依法追究相关人员的责任。

第六条制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订程序按照相关规定执行。

第七条实施时间

本制度自发布之日起实施。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议议题：会议召开部门应根据工作需要，提前确定会议议题，明确议题的性质、目标和预期成果；

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等，报请领导审批；

3.发送会议通知：会议方案经批准后，应及时向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等；

4.准备会议材料：会议召开部门应提前准备会议所需的各种材料，包括会议议程、报告、讨论稿等，并确保材料的准确性和完整性。

第二条会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员应按时签到，会议组织者应统计参会人员，确保会议的正式召开；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议要求；

3.各部门或个人按照议程安排进行汇报、发言或讨论；

4.会议主持人根据讨论情况，适时进行引导，确保会议讨论充分、有序；

5.形成会议决议：对会议讨论的事项进行总结，形成会议决议或决策。

第三条会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录会议讨论的主要观点、决策结果等；

2.会议记录应真实、客观、全面，确保记录的准确性；

3.会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。

第四条会议总结与反馈

1.会议主持人或指定专人负责对会议进行总结，梳理会议成果，明确责任人和完成时限；

2.会议纪要经领导审批后，及时向参会人员和相关单位进行反馈，确保会议决策的落实；

3.对会议中提出的问题和建议进行分类整理，提出改进措施，跟踪督促落实。

第五条会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档，妥善保管；

2.按照档案管理规定，对会议资料进行分类、编号、存档，确保资料的安全和便于查阅。

第六条会议评估

1.定期对会议效果进行评估，了解会议决策的执行情况，收集参会人员的意见和建议；

2.根据评估结果，对会议管理制度进行修订和完善，提高会议质量和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应详细记录会议的时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等信息；

2.会议纪要由专人负责编制，确保内容的准确性、完整性和可执行性；

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或相关领导审批，确保纪要内容的权威性；

4.审批通过后的会议纪要，应及时发放给相关人员，以便跟踪落实。

第二条会议纪要的执行与监督

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限；

2.责任部门或个人应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，确保决策的落实；

3.建立会议纪要执行情况的监督机制，对执行过程进行跟踪、督促和检查；

4.对执行过程中遇到的问题和困难，应及时反馈给会议组织者，寻求解决方案。

第三条会议纪要的进度报告

1.定期召开会议，对会议纪要中任务的完成情况进行汇报；

2.责任部门或个人应向会议组织者提交进度报告，报告内容包括已完成事项、正在进行事项和未完成事项；

3.会议组织者根据进度报告，了解会议决策的执行情况，对未完成事项进行督促。

第四条会议纪要的整改与反馈

1.对会议纪要执行过程中发现的问题，及时进行整改，并反馈给相关领导和部门；

2.整改措施应具体、明确，确保问题得到有效解决；

3.会议组织者应将整改情况和结果反馈给参会人员，以便大家了解会议决策的执行情况。

第五条会议纪要的归档与应用

1.会议纪要经过审批后，应进行归档，便于查阅和追溯；

2.会议纪要作为工作指导和决策依据，应广泛应用于日常工作；

3.对会议纪要中的优秀建议和成功经验进行总结，为今后类似工作提供借鉴。

第六条会议纪要的持续改进

1.定期对会议纪要的编制、审批、执行、监督等环节进行总结和分析；

2.根据总结和分析结果，对会议纪要的管理制度进行持续改进，提高会议决策的执行效果；

3.鼓励参会人员提出改进意见和建议，不断完善会议纪要的跟踪落实机制。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数等信息；

2.会议室管理部门根据申请的先后顺序、会议规模和需求，合理分配会议室资源；

3.预订成功的部门应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知会议室管理部门。

第二条会议室布置与设施

1.会议室管理部门应确保会议室整洁、设施齐全，包括但不限于音响、投影仪、白板等；

2.根据会议需求，提前进行会议室布置，包括座位安排、资料摆放等；

3.定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

第三条会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食；

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离；

3.会议期间，应关闭手机或调至静音状态，如有紧急事项，应离开会议室接听电话；

4.严格遵守会议时间，按时开始和结束会议，以免影响其他会议的进行。

第四条会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全措施，包括消防、防盗等；

2.会议室内应配备必要的安全设施，如灭火器、安全出口标识等；

3.参会人员应熟悉安全设施的使用方法，遇到紧急情况时，能迅速采取相应措施。

第五条会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供必要的服务支持，如会前准备、会中服务、会后清理等；

2.根据会议需求，提供技术支持，包括设备操作、网络连接等；

3.参会人员如有特殊需求，应提前告知会议室管理部门，以便做好相应准备。

第六条会议室资源优化

1.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，优化会议室资源配置；

2.鼓励采用视频会议、网络会议等现代化手段，提高会议室使用效率；

3.推广无纸化会议，减少会议室资源浪费，提高环保意识。

第七条会议室违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行提醒、警告或制止；

2.对故意损坏会议室设施或造成严重影响的，依法追究相关责任；

3.定期对会议室管理规定的执行情况进行检查，发现问题及时整改。

第五章附则

第一条解释权

本制度的最终解释权归凯里