合同管理暂行办法

合同管理暂行办法第一章总则第一条为加强公司公司（以下简称“公司”）建设项目合同管理工作，规范合同行为，维护合同当事人的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，结合铁路建设项目实际，制定本办法。第二条本办法所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）等。第三条签订和履行合同应遵守国家法律法规和中国铁路总公司、原铁道部有关文件要求，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。第二章合同管理机构和职责第四条公司设立合同审查委员会，公司总经理任审查委员会主任，其他领导任副主任，各部门负责人、法律顾问为审查委员会成员。合同审查委员会主要职责：（一）组织审定公司《合同管理办法》（包括补充规定）、公司各类合同文本；（二）对公司拟签订的、属审查委员会审查范围的经济合同，召开审查会议组织审查。审查委员会主要审查合同项目实施的可行性和必要性、合同费用的合理性、合同重要条款的合法性，及以上合同的变更或解除等，提出审查意见；（三）处理公司经济合同履行中的其他重大事项。第五条计划物资部是公司合同归口管理部门，其归口管理的主要职责是：（一）负责合同管理日常工作，建立合同管理台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；（二）组织合同的会议审查，按合同会议审查记录表（附件），汇总整理合同会议审查意见，并经与会审查委员会成员签字确认；（三）定期开展合同检查，向公司领导提交合同检查报告；（四）负责管理和按本办法规定使用合同专用章；（五）组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章制度；结合实际制定合同管理制度、办法，并检查监督执行；（六）配合主办部门的合同管理工作，参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作；（七）协助办理法定代表人的法人授权委托书手续；（八）负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；（九）指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；（十）承办其他有关合同管理工作。第六条公司各部门是合同主办部门。公司各部门根据其职责具体承办相关合同业务，主要职责是：（一）研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；（二）按《合同法》的规定和项目的具体要求，审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力，按授权代表公司与合同对方当事人进行谈判，起草合同文本；（三）负责办理合同审查手续，按照合同审查流程进行合同审查，审查前，将合同对方有效的资质、资信和履约能力的证明资料、谈判记录（主要包括：历次合同洽谈时间、地点、双方参加人员及洽谈主要内容。）及合同文本(含附件)，送交计划物资部；（四）依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续，对所主办合同的真实性、可靠性、可行性负责；（五）合同签订后全面履行合同，建立合同履行情况台帐，认真做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录；（六）保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料(含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料)，合同履行完毕或合同履行期满时，应及时书面向计划物资部报送合同履约情况；（七）参加合同纠纷的处理；（八）主动接受合同管理部门指导，及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题，必要时直接向公司领导报告。第七条各部门具体分工：建筑安装工程施工、委托代建、勘察设计、咨询、科研等合同或协议由工程管理部牵头主办；物资、设备采购等合同或协议由计划物资部主办；监理、检测等合同或协议由安全质量部主办；融资、财务等合同或协议由财务部主办；对外宣传、后勤保障、法律事务等合同由综合部主办;征地拆迁方面事宜由征地拆迁办公室主办第八条合同主办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。第九条公司聘请法律顾问，法律顾问的基本职责是：（一）受理公司法律咨询；（二）受委托起草合同文本；（三）审查合同；（四）协助处理合同纠纷；（五）受委托代理诉讼或仲裁；（六）对公司有关人员进行法律知识培训。第三章合同的审查与签订第十条合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第十一条按公司《招标管理办法》规定必须进行招标的项目，其合同的签订根据《招投标法》和《政府采购法》必须采用招投标等要约承诺方式签订。第十二条国家或中国铁路总公司、原铁道部规定采用标准或示范合同文本的，必须采用标准或示范合同文本。合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。对公司权益影响较大的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据《担保法》的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。第十三条公司对外签订合同以本单位的名义进行，公司法人代表按规定可授权代理人，授权代理人可以本单位名义对外签订合同。授权对外签订合同的应当持有《法人授权委托书》。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限和是否可以转委托以及转委托的条件等，并加盖公司法人公章并公司法定代表人签字。第十四条合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。第十五条采用非招投标方式签订合同的，合同主办部门应事先要求合同对方提供当年年检的《企业法人营业执照》与《资质证书》，并加盖单位公章，其中自然人作为股东或发起人的，还需加盖其注册地所在工商部门公章。必要时应出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。以上资料均由合同主办部门审查原件并在复印件上签字后交计划物资部存档备查。合同条款必须按合同审查办法进行审查。第十六条采用招投标方式或竞争性谈判方式签订合同的，招标文件或竞争性谈判文件中的合同条款在招标文件发售前或竞争性谈判文件发出前，必须按合同审查办法进行审查。第十七条合同审查采用会议审查或会签审查的方式进行。未经审查的合同或协议不得签订或办理变更。第十八条合同审查的主要内容：（一）合同是否符合法律、法规、技术规范和公司经营范围的要求；（二）合同双方责任、权利、义务的规定是否明确、清楚；（三）各项费用计算与支付方式是否正确、清楚；（四）合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决；（五）公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持；（六）签约方的要求是否双方都已明确并形成文件；（七）满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认；（八）合同所涉及事项，是否按照公司各项管理规定得到批准；（九）按照合同将发生的费用支出，是否符合公司及上级单位批准的预算规定；（十）合同项目及费用是否有概算依据或公司审批意见（使用预备费或降造费的项目，合同主办部门应事先办理审批手续）；（十一）对合同乙方资信等方面的审查结果。合同审查前，主办部门按附件1《合同审查申请表》填写相关内容后，提交合同审查部门或审查委员会成员。第十九条进行会议审查的合同范围是：（一）建筑、安装工程承发包合同，以及所发生的Ⅰ类变更设计、合同外索赔等需增加合同费用的变更合同；（二）100万元及以上的服务类合同或协议；（三）单项物资、设备采购合同额100万元及以上的合同或协议；物资、设备单价超过批复初步设计概算的采购合同或协议；（四）超过批复初步设计概算的合同或协议。第二十条任何部门和个人，不得肢解项目，规避合同的会议审查。进行会议审查的合同文本，应提前送达合同审查委员会所有成员。第二十一条合同审查的流程（一）合同会签审查的流程：主办部门起草合同草稿→相关部门审查会签→法律顾问审查会签→分管合同工作的领导审查会签→主办部门按照会签审查意见修改合同文本→法律顾问、计划物资部复核后给合同编号→公司负责人。（二）合同会议审查的流程：主办部门起草合同草稿→合同审查委员会各成员→合同审查委员会主任或副主任主持召开合同审查会议→计划物资部整理会议审查意见并经参会各成员签字→主办部门按照会议审查意见修改或落实→法律顾问、计划物资部复核后给合同编号→公司负责人。第二十二条公司对外签订的所有经济合同或协议，经审查后，由计划物资部提供合同封面和合同编号。主办部门办理完合同签字手续后，到计划物资部加盖合同专用章，办理合同登记手续，加盖“合同登记章”。同时将合同审查记录、合同文本、电子文件以及附件等一起交计划物资部归档保存，建立合同档案。第二十三条合同签订后由主办部门负责分发，计划物资部一份正本（用于合同存档）、三份副本（合同管理、财务、验工计价）。合同的发放均应进行登记，分发登记表由主办部门和计划物资部各保留一份。第二十四条需经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或者备案的合同，应履行相应的手续第四章合同专用章管理第二十五条合同专用章管理（一）公司对外签订的建设项目有关合同或协议，须加盖合同专用章。合同专用章仅用于对外签订合同，并严格在授权范围内使用；（二）合同专用章做到专人专管，严格印章使用，所有用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐；禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同；（三）加盖合同专用章之前必须经公司法定代表人或授权代理人审查签字，未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章；（四）非合同文稿及空白纸张不得盖合同专用章。第五章合同的履行第二十六条依法成立的合同应全面履行，不得随意变更或解除。如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。第二十七条合同主办部门应当建立合同主办专人负责制度，主办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。主办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当及时收集和妥善保管。第二十八条合同主办人应当随时掌握合同履行的动态，对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询计划物资部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失；发现对方不履行或者不完全履行合同时，合同主办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告公司负责人和计划物资部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔；将合同履行情况及时反馈给计划物资部。第二十九条合同主办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给计划物资部。第三十条计划物资部对所签订的合同执行情况进行跟踪，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，发现问题及时向公司领导汇报，并采取积极稳妥、切实可行的措施；对合同履行中出现的问题给予解释、解决。第三十一条合同结算必须通过计划物资部进行。计划物资部应当依照已生效合同的约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。第六章合同的变更和解除第三十二条合同变更是合同内容的变更,如:数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更,但变更前后合同关系应保持连续性和同一性。第三十三条合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。当事人协商一致的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行会签审查手续。当事人签订的变更或者解除合同的协议、文书、电报等资料应当一并与原合同装订入卷，不得分散存放。第三十四条合同变更的原则：合同变更的批准必须按规定的程序进行；合同的变更均应签署补充协议，并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用。第三十五条对方当事人要求变更或解除合同的，合同主办部门应当及时通知计划物资部，报告合同审查委员会，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，按照会议审查程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的，应当在法律规定的期限内提出。第三十六条合同的解除必须按照《合同法》及本办法的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，收集终止合同给公司带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。要明确合同的权利义务终止，不影响合同中结算和清理条款的效力。第三十七条合同终止时，主办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交计划物资部保存。第三十八条合同签订时按照法律规定或者约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准、登记、公证等手续。第三十九条合同中应当约定合同纠纷处理条款，对于涉外合同还应当明确选择合同适用的法律和语言。第四十条合同纠纷的主要处理方式：（一）和解或调解；（二）仲裁或诉讼。第四十一条合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理，和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。选择诉讼方式解决合同纠纷的，尽量约定具有管辖权的铁路运输法院或公司法人所在地法院。第四十二条发生合同纠纷后合同主办部门或主办人员应及时报告公司领导，并通报计划物资部，在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门和法律顾问应给予协助。第四十三条如在合同执行过程中发生纠纷，与合同履行有关的部门应及时分析查明原因，提出解决指导意见并通报计划物资部，及时与对方协商解决。第四十四条若是与铁路企业（或单位）之间发生合同纠纷的，应当按照铁路内部经济纠纷调解规则进行调解。调解不成的，申请仲裁或提起诉讼。第四十五条需要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，由计划物资部为主，法律顾问和相关部门协助处理。第四十六条发生合同纠纷需要通过诉讼或者仲裁解决的，统一由计划物资部登记、审查，由公司法定代表人或其授权代理人代理诉讼或仲裁。必要时，也可外聘律师代理诉讼或仲裁。诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一致并经合同审查委员会同意。第四十七条合同纠纷解决后代理诉讼或仲裁的有关人员，应当在结束之日起10个工作日内向公司提交书面报告，并将案件有关材料装订送计划物资部存档。第七章合同监督与档案管理第四十八条合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。公司应当建立健全合同的监督检查制度。计划物资部定期组织开展合同检查(建议明确多久定期开展一次；建议应特别体现对施工合同或与施工有关的（如物资供应）合同的不定期检查，其他部门觉得某一合同已经或即将影响现场施工时，即应建议组织开展合同的专项检查，对其履行情况、违约程度及其影响程度进行评估，并研究制定下步措施和对策，以便使合同管理更好地服务于工程施工；应明确施工单位有权检举、揭发物资供应合同不履行或不完全履行的现象，同时，因为作为直接利益相关方，物资供应合同应下发给施工方，以便共同监督其履行，满足施工现场的需要。)。第四十九条合同检查的主要内容：（一）合同管理制度执行情况；（二）合同管理档案、台账建立情况；（三）合同的签订与履行情况；（四）合同纠纷的处理情况；（五）合同管理人员情况；（六）对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。第五十条合同检查人员履行合同检查职责时，被检查单位应当如实反映本单位合同管理情况，提供相关文件、资料，并对检查事项涉及的问题做出解释和说明。第五十一条合同检查人员在检查中发现需要整改的问题应当与被检查单位交换意见并提出整改要求。被检查单位应当按要求予以改正并将整改情况报告检查部门。检查中发现被检查单位存在合同管理漏洞，或者合同主办人员有失误，对铁路资产安全构成隐患的，检查人员有权向主管领导提出对责任人的处理建议。第五十二条公司将合同管理作为对所属部门及人员的考核内容。因违反合同管理规定而造成经济损失的部门和个人，要承担相应的责任。第五十三条计划物资部收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。第五十四条合同档案主要包括下列资料:（一）谈判笔录、会议记录；（二）对方当事人的法人营业执照（或证书）等的副本复印件；（三）对方当事人的法定代表人或合同主办人员的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；（四）我方授权委托书的原件或复印件及批准文件；（五）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件，有关担保文件；（六）双方签订、履行、变更索赔、解除合同的往来电报