采购合同评审制度

XXX有限公司资料来源于网络整理采购合同评审管理制度第一章总则第一条为进一步规范合同管理，有效发挥采购在经营利润中的杠杆作用，同时前置控制供应商风险和采购合同风险，加强采购廉洁建设，结合《采购管理制度》《采购廉洁与保密制度》等文件，制订本制度。第二条本制度适用于集团内除通过招标、电子竞价两种采购方式以外的各类采购业务。第二章合同的签订与送审第三条合同的签订（一）采购专员通过市场调研，结合本公司实际情况与有签订合同意向的供应商进行洽谈；（二）采购专员通过货比三家，根据所谈的意向拟订合同书，且三家竞标单位均能符合公司的各项要求，可相互替换；（三）合同签订时，签订人必须对合同条款负责，有其他部门参与制定技术条款的，需在合同评审表上出具意见并签字。第四条合同的送审（一）

送审范围1.各子（分）公司签订的年度采购合同及其补充协议必须送集团采购中心合同评审部审核；集团采购中心所有合同、协议皆需送审；集团总部除采购中心外的各部门签订的年度合同与合同金额高于3000元的单批次合同皆需送审；2.送审金额：子（分）公司合同单批次采购额在1万元（含）以上或月采购额2万元（含）以上、年采购额在5万元（含）以上合同的必须送审；1万元以内的合同，由子（分）公司自行签订，但必须要有货比三家的记录同时经子（分）公司总经理审核后方可执行；合同金额超过50万元的需要提前30天将项目方案及投标供应商报到集团总部，集团总部将定期对送审金额进行规范性审计；3.合同变更：子（分）公司送审的合同中，凡有对其中条款做变更的，需要再次报集团采购中心合同评审部审核。（二）送审合同的必备附件1.采购人员在送审合同前应对供应商的情况进行调查，新供应商首次合作的，应将供应商的营业执照、行业生产许可证以及产品型式检验报告照片或扫描件与合同一并送审；2.核心原辅料新供应商的合同送审时，应同时提交研发部门批准采购的测试合格报告；3.固定资产类的合同，需要附有分管总裁的请示批文；4.工程合同应附有设计图纸、方案及详细的预算书；5.标的物价格上升时，需要有行情分析报告，并详细说明原因。（三）合同送审时间：所有合同从合同签定之日起，七日内必须送审，集团采购中心及总部其他各部门送审时必须提供供应商盖章的合同原件；（四）送审方式：可用扫描件或原件送审。合同的版本必须为集团格式合同。合同标准条款有改动的，并先送往集团法务中心审核。第三章合同评审第五条合同评审流程（一）送审合同的交接合同在各部门间传递时，要有签收手续，并负责对合同的暂管，各部门间传递时，皆由专人负责。（二）总部合同评审流程工程、IT等物资合同送审，需联系行业管理部门在合同评审表上先出具意见并签字。如无各行业部门评审意见，合同将直接退回。各类物资对应行业管理部门如下：（三）分公司合同评审流程相关行业管理部门负责技术条款的评审；采购中心负责商务条款的评审；法务中心负责法律条款的评审。工程中心协助评审的范围：在建工程、车间改造、污水处理、配电、制冷等方面的专业合同，并需要在合同评审表上签字，说明评审意见。大宗物资的采购合同，原则上通过招标或电子竞价采购方式确定供应商和价格。因紧急等特殊原因进行议价或询比价采购的，由采购中心联合事业部进行评审。第六条合同评审内容（一）使用的合同版本是否为标准格式合同；（二）条款是否合法、有效；（三）预见履行合同时企业的利益和风险情况；（四）供应商的资质是否符合制度要求；（五）合同要素是否齐全，约定是否清晰、准确；（六）供应商报价是否真实；（七）采购价格的合理性，与市场价格的偏差情况；（八）紧急采购的真实原因、责任方和规避措施；（九）固定资产等需先做年度预算的采购项目，是否符合预算制；（十）是否有陪标等违规行为。第七条合同评审的回复（一）合同的回复时间1.合同需要在规定的时间内给予回复，逾期不回复视为同意，如有特殊情况，需在规定的时间内与送审方确认；2.在建工程合同，评审时间控制在3个工作日内，行业管理部门1个工作日，采购中心1个工作日，法务评审1个工作日；3.常规采购合同，行业管理部门2个工作日、采购中心3个工作日，总时长控制在5个工作日内；4.50万元以下合同，按照以上时间执行，50万元以上合同可以依据合同需要延长合同评审时间，但审核人需要在以上规定时间内与合同签订方回复确认，如分（子）公司未将项目方案及投标供应商提前10个工作日通知的，合同评审期自动延长5个工作日。（二）合同的回复方式1.同意的，需要在以书面确认的形式进行回复；2.不同意的，需要以电话通知或邮件的形式进行回复；3.退回的合同，由采购业务负责人与供应商对合同的有关事项进行再次洽谈并送审。终审同意的合同加盖公章后执行，同时按照公司归档要求进行保存。第八条合同的变更（一）供应商或我方对合同有异议时，可提出对原有合同进行修改，但必须征得对方同意（如有一方不同意，则修改无效）。对修改的合同必须进行重新评审，修改后的内容要及时通知相关部门；（二）双方都认可的修改内容应作原合同的补充款项附在原合同后，双方均必须执行；（三）对同一供应商，依照年度合同履行要约。签订的价格调整或新品合作协议，与年度合同具备同样的法律效力，和同样的有效期。协议中未提及的条款，按照年度合同执行。第九条合同的执行（一）采购中心及各分（子）公司采购部负责执行合同中的各项协调工作；（二）相关记录由总部办公室及各子（分）公司办公室进行存档管理；（三）发票报销必须附上有合同评审部评审员和经理签署意见的评审表。财务按此评审表意见办理结算。第四章合同评审责任第十条按集团采购中心要求需送至采购中心合同评审部的合同，若各送审子（分）公司或部门先执行后送审，扣除当事人200元/次的绩效工资，扣除其直接上级与所在公司或部门的总经理500元/次的绩效工资；若所执行的合同被修正其差价或给公司带来其他损失，除扣除上述绩效外，差价或损失由其三人共同承担。第十一条合同送审时，必须严格确保合同的条款经过认真的洽谈及审核，若合同的条款、质量标准、价格、法律安全性存在明显问题，将对合同做直接退回处理，并每月进行通报。若相同合同问题出现多次（年度累计达3次以上），对当事人作调岗处理。第十二条采购中心联合财务中心、审计中心等部门每月对子（分）公司1万元以下合同或集团总部各部门3000元以下的合同至少进行抽检一次，采购人员恶意将大额采购分拆为若干小金额合同以规避送审的，将对当事人扣除500元绩效工资并按集团制度予以劝退，同时对其直接上级与单位第一负责人分别扣除200元、500元绩效工资，若造成损失，除扣除绩效工资外，损失由当事人、直接上级和单位第一负责人共同承担。第十三条因合同原因导致公司损失或产生法律纠纷的，公司按照损失的实际情况进行索赔，索赔金额依据合同评审时的责任进行承担：（一）子（分）公司对合同的质量、技术等相关条款及价格负责，行业管理部门对技术条款负责，采购中心对价格负责，法务中心对法律风险负责。以上部门在合同签订送审前参与合同条款商谈的，须对相应合同条款负责；（二）合同评审的通过：需要有各审批流程负责人员签字方生效，不得在合同审批通过之前就执行或付款。对分（子）公司合同，由采购中心合同评审经理最终审批签字；对总部合同，需经采购中心总监最终审批签字（三）如合同评审未通过，合同签订人员仍然执行，对当事人、其直接上级、单位第一负责人分别扣除1000元/次绩效工资；若所执行的合同价格被修正，其差价或给公司带来其他损失，差价或损失由上述三人共同承担；（四）若送审的合同，其合同评审表的内容不真实，按集团制度中的不诚信行为追究当事人责任；情节严重的，如抬高竞标单位的单价等，按集团制度中的腐败行为追究当事人、其直接上级及单位第一负责人的责任；（五）合同价格的责任追究：合同签订价格的审核，建立责任追究机制，在合同检查过程中，发现明显异常的情况，报送审计中心，视情况追究相关人员责任；明显异常情况是指：消除行情波动因素，在付款、质量等同等条件下，价格偏差10%以上的。第十四条若有人模仿合同评审人员的字迹在合同评审表签字并执行，将对当事人按集团制度中的腐败行为追究责任，同时对其直接上级、所在单位的财务总监、第一负责人扣除当月绩效工资。第十五条合同未在规定时间内送审，扣除当事人50元/次绩效工资。第十六条负责合同的洽谈与签订人员应当严格遵守该制度，不