加强会议台账管理制度

加强会议台账管理制度第一章总则

为保证会议的效率与效果，加强会议台账的管理制度，特制定以下规定。本制度适用于公司所有层级会议，旨在规范会议的组织、召开、记录及后续跟踪，确保信息流通准确及时，决策执行有力。

一、会议宗旨

会议为公司决策、协调、沟通、学习的重要方式，应坚持以下宗旨：

1.高效节俭：提倡高效开会，节约时间资源，减少不必要的会议。

2.讲求实效：会议内容应具备针对性和实用性，确保讨论结果能够转化为具体行动。

3.民主集中：充分发扬民主，集中智慧，保证决策的科学性和正确性。

二、会议分类

根据会议的性质和目的，将会议分为以下几类：

1.决策性会议：研究决定公司重大事项，如董事会、总经理办公会等。

2.协调性会议：解决跨部门、跨系统的协调问题，如部门协调会、项目推进会等。

3.沟通性会议：传达上级精神、交流工作经验、提高员工素质，如全体员工大会、部门例会等。

4.学习培训会议：提升员工业务技能和综合素质，如内训、外训等。

三、会议管理原则

1.计划管理：各部门应提前制定会议计划，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.报备审批：召开会议前需报备相关部门，重大会议需经公司领导审批。

3.资料准备：会议组织者应提前准备好会议相关资料，确保与会人员充分了解会议内容。

4.严守纪律：与会人员应严格遵守会议纪律，按时到会，不得无故缺席、迟到或早退。

5.信息保密：会议内容涉及公司机密，与会人员需保密，不得擅自泄露。

四、本制度的解释权与修订权

1.本制度的解释权归公司董事会。

2.本制度的修订需经公司董事会审议通过。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司需求，明确会议目的和讨论重点。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论顺序和时间分配。

3.确定参会人员：根据会议性质和需要，邀请相关人员参会。

4.通知与报名：通过邮件、电话或企业通讯工具等方式通知参会人员，并收集报名信息。

5.预约会议室：根据参会人数和设备需求，提前预约合适的会议室。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到会。

2.会议主持人：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律。

3.会议发言：根据议程安排，各议题负责人进行发言，阐述观点和建议。

4.讨论与交流：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.总结发言：主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步行动计划。

三、会议记录

1.指定记录人：会议组织者指定专人负责会议记录。

2.记录内容：记录会议主题、议程、参会人员、发言内容、讨论结果等。

3.记录要求：记录人要确保记录真实、准确、完整，字迹清晰。

四、会议决策

1.表决事项：涉及决策的议题，需进行表决。

2.决策程序：遵循公司决策程序，确保决策的科学性和合规性。

3.决策记录：将表决结果和决策内容详细记录，以便后续跟踪落实。

五、会议结束

1.主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.散会：与会人员有序离场，会议记录人整理会议纪要。

六、会议通知与反馈

1.会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，发送给参会人员。

2.反馈意见：参会人员对会议纪要内容如有异议，应在规定时间内提出。

3.修订与确认：根据反馈意见，修订会议纪要，并经相关人员确认。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，其跟踪落实关系到公司决策的执行效果。以下是对会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、纪要的整理与发布

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并由会议组织者或指定专人负责审核。

2.纪要内容应详实记录会议讨论的主要观点、决策结果和行动计划。

3.会议纪要经审核无误后，应以书面形式发布，同时通过电子邮件或公司内部通讯系统通知所有参会人员及相关部门。

二、任务分配与责任落实

1.根据会议纪要中的行动计划，明确各项任务的责任人，确保每一项决策都有人负责执行。

2.任务分配应具体明确，包括任务内容、完成标准和时限。

3.责任人需对任务的完成情况负责，并在规定时间内向会议组织者汇报进展。

三、进度跟踪与监督

1.会议组织者或指定专人负责定期跟踪检查会议纪要中各项任务的执行情况。

2.建立跟踪机制，对任务执行情况进行记录，确保每项任务的可追溯性。

3.对执行过程中出现的问题，及时协调解决，确保决策的顺利实施。

四、反馈机制与评估

1.建立会议纪要执行反馈机制，责任人应定期向上级或会议组织者反馈任务执行情况。

2.定期召开评估会议，对会议纪要的执行效果进行评估，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.对于执行不力的责任人，应视情况采取相应的督促措施，确保决策落实到位。

五、变更处理

1.如遇特殊情况需变更会议纪要中的行动计划，责任人需及时提出书面申请，并经会议组织者审批。

2.变更申请应详细说明变更原因、变更内容和对执行进度的影响。

3.变更审批通过后，应及时更新会议纪要，并通知相关人员。

第四章会议室管理规定

会议室作为会议召开的场所，其管理至关重要。以下是对会议室管理的具体规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前预约会议室，填写会议室预约申请表，明确会议时间、参会人数和设备需求。

2.使用原则：会议室使用应遵循“先预约、先使用”的原则，确保会议资源的合理分配。

3.使用时间：预约部门应按时使用会议室，如有特殊情况需提前取消或变更预约，应及时通知会议室管理部门。

二、会议室设备与维护

1.设备配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.设备检查：会议召开前，会议室管理员应检查设备运行状况，确保设备正常使用。

3.设备维护：定期对会议室设备进行维护保养，及时更新损坏设备，确保会议顺利进行。

三、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持安静、整洁，室内温度、湿度适宜。

2.卫生管理：会议室管理员负责会议室的卫生打扫，确保会议环境干净舒适。

3.会议期间：与会人员应保持会议室卫生，不随意丢弃垃圾，不在室内吸烟。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室应配备必要的安全设施，如灭火器、疏散指示牌等。

2.保密要求：会议室内讨论内容涉及公司机密，与会人员需遵守保密规定，不得擅自录音、录像或泄露会议内容。

3.会议资料：会议结束后，应及时回收会议资料，防止机密信息泄露。

五、会议室违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的行为，如擅自占用会议室、损坏设备等，应予以制止并记录。

2.处理措施：根据违规行为的严重程度，采取相应处理措施，如警告、罚款等，并纳入个人或部门绩效考核。

3.改进与反馈：对会议室管理中存在的问题，及时收集反馈意见，不断改进管理措施，提高会议室使用效率。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司董事会。