公共卫生会议管理制度

公共卫生会议管理制度第一章总则

一、目的

为了加强公共卫生会议的管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和有效性，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于我国各级公共卫生管理部门、相关企事业单位及社会团体组织的公共卫生会议。

三、基本原则

1.公开透明：会议应遵循公开、公平、公正的原则，确保与会人员充分了解会议内容，保障公众利益。

2.高效务实：会议应注重实效，精简流程，减少形式主义，提高决策效率。

3.科学决策：会议决策应基于充分调查研究，广泛征求专家和公众意见，确保决策的科学性和合理性。

4.民主集中：会议实行民主集中制，充分发扬民主，集中统一决策。

四、会议类型

1.常规会议：定期召开的会议，包括年度会议、季度会议、月度会议等。

2.专题会议：针对特定公共卫生问题或项目召开的会议。

3.紧急会议：遇有重大公共卫生事件或突发事件时，临时召集的会议。

五、会议组织与管理

1.会议的组织单位应负责会议的筹备、召开、记录和落实等工作。

2.会议的组织单位应明确会议主题、议程、参会人员、时间、地点等，并在会议召开前通知与会人员。

3.会议的组织单位应确保会议资料齐全、准确，便于与会人员提前了解会议内容。

4.会议的组织单位应加强对会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行。

六、参会人员

1.与会人员应具备相应的专业知识、业务能力和工作经验。

2.与会人员应按时参加会议，认真履行职责，积极参与讨论，为会议决策提供有力支持。

3.与会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容和讨论情况。

4.与会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，不得无故缺席、迟到、早退。

七、本制度的解释权归公共卫生管理部门。

八、本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公共卫生管理需要，明确会议主要讨论的议题和目标。

2.拟定会议议程：列出会议主要讨论内容，明确各议题讨论顺序和时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门、企事业单位、社会团体及专家参会。

4.通知与会人员：将会议时间、地点、议程等信息提前通知与会人员，确保他们做好准备。

5.准备会议资料：搜集与会议主题相关的背景资料、报告、数据等，以便与会人员提前了解。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员按时到达会场，进行签到，领取会议资料。

2.会议开幕：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.专题报告：邀请专家或相关部门负责人就会议主题进行专题报告，提供决策参考。

4.讨论发言：与会人员围绕会议主题和议程进行充分讨论，发表意见和建议。

5.决策表决：针对会议议题，采取民主集中制原则进行表决，形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、发言要点和决策结果。

2.会议纪要：整理会议记录，形成会议纪要，明确会议决策和任务分工。

3.会议纪要审核：将会议纪要提交给主持人或会议组织单位审核，确保纪要准确无误。

四、会议总结

1.会议总结：主持人对会议讨论成果、决策和下一步工作进行总结。

2.表扬与批评：对会议中表现突出的个人或单位进行表扬，对不履行职责、违反纪律的行为进行批评。

3.提问与解答：与会人员可就会议内容、决策等方面提出疑问，主持人或相关人员给予解答。

五、会议结束

1.会议闭幕：主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.会议资料的归档：将会议资料、纪要等进行整理归档，便于日后查阅。

3.会后工作落实：会议组织单位应加强对会议决策的跟踪落实，确保各项工作有序推进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后及时整理，并在最短时间内完成审核流程。

2.审核通过的会议纪要应由会议组织单位通过适当方式发布，确保所有相关人员都能及时获得。

3.会议纪要的传达应明确到人，对于重要决策和任务分工，应确保相关人员充分理解并知晓。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中应明确各任务的责任单位、责任人和完成时限。

2.责任单位应依据会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确工作步骤和责任人。

3.责任人应主动作为，严格按照任务要求和时限推进工作，并及时报告工作进展。

三、跟踪监督与评估

1.会议组织单位应设立专门的监督小组，对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

2.定期对任务完成情况进行评估，确保会议决策得到有效实施。

3.对于未按期完成或执行不力的任务，应查明原因，及时采取措施予以整改。

四、反馈与协调

1.责任单位在执行过程中遇到问题或困难时，应及时向上级报告，寻求支持和协调。

2.会议组织单位应积极协调各方资源，为责任单位提供必要支持，确保工作顺利进行。

3.定期收集责任单位的反馈意见，对会议决策的执行情况进行全面了解。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照档案管理规定进行归档，确保资料的安全和完整。

2.会议纪要的查阅应遵循保密原则，严格控制查阅范围，防止信息泄露。

3.对于需要公开的会议纪要，应按照相关规定进行公开，接受社会监督。

六、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的总结分析，发现管理过程中的不足，不断优化会议管理制度。

2.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，提炼经验教训，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，需使用会议室的单位或个人应提前向会议室管理部门提交申请。

2.申请书中应包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确认会议室使用时间，并及时通知申请单位或个人。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、网络连接等，以满足不同会议需求。

2.定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行，为会议提供良好条件。

3.会议室管理部门应建立设备使用和维护档案，记录设备使用情况，及时更新维护信息。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食，不得乱丢垃圾。

2.使用会议室的单位或个人应遵守会议室管理规定，按时召开和结束会议，不得随意占用。

3.会议室内应保持安静，与会人员应关闭手机或调至静音状态，以免影响会议进行。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，制定应急预案，应对突发事件。

2.会议室内应配备消防设施，定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.对于涉及敏感信息和保密内容的会议，应采取必要措施，确保会议内容不被泄露。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理部门应提供专业化的会务服务，包括会场布置、设备调试、资料发放等。

2.会议期间，会议室管理部门应指派专人负责现场协调，确保会议顺利进行。

3.对于特殊需求的会议，会议室管理部门应提供定制化服务，满足会议组织单位的个性化需求。

六、会议室使用评价与反馈

1.会议结束后，会议室管理部门应收集使用单位或个人的评价与反馈，了解会议室管理与服务的不足之处。

2.根据反馈意见，持续改进会议室管理与服务水平，提升会议体验。

3.定期对会议室使用情况进行总结，为会议室的优化配置和长