产销协调会议管理制度

产销协调会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为实现产销协调，提高企业运营效率，确保产销信息畅通，特制定本会议管理制度。本制度遵循公开、民主、效率、务实原则，旨在加强各部门间的沟通与合作，促进企业健康、稳定发展。

二、适用范围

本制度适用于公司内部涉及生产、销售、采购等相关业务的部门及人员。

三、会议种类

1.定期会议：按照规定的时间周期召开，如周会、月会、季会等；

2.临时会议：根据实际工作需要，临时决定召开的会议。

四、参会人员

1.必须参会人员：各相关部门负责人、相关人员；

2.邀请参会人员：根据会议议题，可邀请相关部门负责人或专业人员参加。

五、会议组织

1.会议召集：由产销协调部门负责组织、召集；

2.会议主持：由产销协调部门负责人或指定人员担任；

3.会务筹备：由产销协调部门负责，包括会议通知、场地安排、资料准备等。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加，不得迟到、早退；

2.参会人员应保持会议秩序，尊重发言人，不得随意打断发言；

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容；

4.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态；

5.会议结束后，参会人员应按要求及时反馈会议意见。

七、本制度的解释权归产销协调部门所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门应严格遵守本制度，共同推进产销协调工作。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议议题应提前征集，由产销协调部门整理后报请相关负责人审批；

2.下发通知：会议议题确定后，产销协调部门应在会议召开前3个工作日下发会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等；

3.准备资料：各部门根据会议议题准备相关资料，并于会议召开前1个工作日提交给产销协调部门；

4.场地布置：产销协调部门负责安排会议室，确保会议设施设备齐全、功能正常。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到；

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员；

3.各部门负责人或指定代表按照议程顺序发言，阐述本部门在产销过程中的问题、需求及建议；

4.讨论环节：参会人员针对发言内容进行讨论，提出改进措施和建议；

5.归纳总结：会议主持人对讨论成果进行归纳总结，形成会议决议。

三、会议决议

1.会议决议应明确具体事项、责任部门、完成时限等；

2.会议决议由产销协调部门整理成文，并在会议结束后1个工作日内发送给各相关部门；

3.各部门应按照会议决议要求，认真组织落实。

四、会议记录

1.会议记录应由产销协调部门指定专人负责；

2.会议记录应详细记录会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决议等；

3.会议记录应在会议结束后1个工作日内完成，并发送给各相关部门及参会人员。

五、会议反馈

1.各部门应在会议决议执行过程中，及时向产销协调部门反馈落实情况；

2.产销协调部门应定期对会议决议的执行情况进行跟踪、督促，确保会议效果。

六、会议总结

1.定期会议结束后，产销协调部门应对会议情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施；

2.会议总结应在下一次会议前完成，并在会议上通报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决议、行动计划及责任分配；

2.产销协调部门应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核；

3.会议主持人应在48小时内完成对会议纪要的审核，并提出修改意见；

4.产销协调部门根据审核意见修改会议纪要，并在会议结束后72小时内将最终版会议纪要发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行监督

1.各部门负责人应确保本部门人员了解并执行会议纪要中确定的行动计划；

2.产销协调部门应建立会议纪要执行跟踪机制，定期检查会议决议的执行情况；

3.对于执行过程中遇到的问题，产销协调部门应及时组织相关部门协商解决，确保会议决议得到有效执行。

三、执行情况的反馈与评估

1.各责任部门应在会议决议规定的时间内完成相关工作，并向产销协调部门反馈执行结果；

2.产销协调部门应定期（如每周、每月）汇总各责任部门的执行情况，并在下一次会议中进行通报；

3.对于未按期完成或执行不力的部门，产销协调部门应了解原因，提出改进措施，并督促相关部门进行整改。

四、会议纪要的归档与查阅

1.产销协调部门应将会议纪要按照时间顺序进行归档，便于查阅和追溯；

2.会议纪要的电子版和纸质版均应保存，电子版可通过公司内部网络平台共享，纸质版存档备查；

3.公司员工可根据工作需要查阅会议纪要，了解相关决策和执行情况。

五、会议纪要的持续改进

1.产销协调部门应定期对会议纪要的编制、执行、反馈等环节进行总结，查找存在的问题和不足；

2.根据总结结果，产销协调部门应不断优化会议纪要的管理流程，提高会议纪要的执行力和效率；

3.通过持续改进，提升会议纪要在公司管理中的重要作用，确保产销协调工作的顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向产销协调部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.产销协调部门收到申请后，根据会议室使用情况统筹安排，并在24小时内回复申请部门；

3.若会议室已被预订，产销协调部门应协助申请部门调整会议时间或推荐其他可用的会议室。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食；

2.使用会议室时，应爱护公物，正确操作设备，如遇设备故障，应及时报告产销协调部门；

3.会议室内不得私自更换座位布局，确需调整时，应提前告知产销协调部门；

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，并确保会议室整洁。

三、会议室设备管理

1.产销协调部门负责会议室设备的日常维护和管理；

2.定期对会议室设备进行检查、保养，确保设备功能正常；

3.若会议过程中出现设备故障，应及时联系维修人员进行处理；

4.对于贵重设备，应建立使用登记制度，明确使用责任人。

四、会议室安全与保密

1.会议室应安装适当的安全设施，如监控、消防设备等；

2.会议室内不得存放易燃、易爆等危险物品；

3.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容；

4.对于涉及商业秘密的会议，应采取加密措施，确保会议内容不被外泄。

五、会议室服务

1.产销协调部门应提供专业的会议服务，包括会前场地布置、会议期间茶水服务等；

2.会议期间，产销协调部门应安排专人负责会议室的现场管理，确保会议顺利进行；

3.会议结束后，产销协调部门应收集参会人员的反馈意见，不断提高会议室服务质量。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，产销协调部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚；

2.产销协调部门应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高员工的遵守意识；

3.通过加强管理，确保会议室资源得到合理利用，为公司各项会议提供有力保障。

第五章附则