基于ERP系统环境的企业内部控制研究

摘要：在社会的不断发展下，企业管理工作必须进行更合理的设计与妥善的安排。就现阶段的企业管理工作而言，积极引用ERP系统对企业发展具有重要意义，在达到其实际发展需求，改善企业滞后生产经营管理形式的同时，完善产业体系，最大限度地提高企业生产水平。然而，在实际运营期间同样会为企业内部控制带来许多困难，促使新的问题出现，对企业内部控制工作带来许多挑战。基于此，本文对基于ERP系统环境的企业内部控制进行研究，仅供参考。关键词：ERP系统；企业环境；内部控制在我国信息化建设速度不断增快的影响下，ERP系统逐渐被应用于我国各大企业中，该系统所展现出的效果也十分突出，因此对ERP系统展开更深层次的分析就凸显的十分必要，根据目前ERP系统环境下企业内部控制改变情况，加强风险防范管控，编制完善的内部控制体系，积极应对各种安全隐患，降低经营风险，让企业经营管理水平与核心竞争力得以有效提升，借助ERP系统为企业内部控制设立一个更具专业化的平台，以妥善应对企业内部控制问题。一、ERP系统与企业内部控制之间的关系ERP系统借助信息化的方式，对企业资源进行全面整合，同时对企业业务流程进行科学规划，以实现提升经营效率的目的。ERP系统的主要特性是借助对数据的自动计算与整理，加快工作效率，同时可以对业务全过程进行动态监控。并且，技术方法的运用，也促使数据精准性得以有效提升。企业内部控制主要是企业为了确保日常经营工作顺利开展，对各部门单位与业务所展开监管的相关活动。企业内部控制的重点就在于确保资产安全以及财务信息的全面性、真实性与有效性，确保对员工与业务流程进行合理管控。ERP系统和企业内部控制在目的层面相同，都是为了帮助企业实现资源最优配置，确保企业的不断发展，以达到企业经营目标。而ERP系统促使企业原有的内部控制形式得以改变，让内部控制工作从以往的事后发现问题，转换成事前预防与事中控制，以推动内部控制的开展，达到内部控制目标[1]。并且，完善的内部控制机制可以确保ERP系统数据的有效性与安全性。该系统的开发及其应用必须按照内部控制标准予以操作，无法摆脱企业内部控制的牵制，由此一来才可以在提升企业经营效率的同时，为企业资产安全提供良好的保障。二、ERP系统对企业内部控制的积极影响（一）能够提高企业内部控制效率企业发展期间，为了确保内部控制的顺利推进，必须编制健全的内部控制体系作为支持。而内部控制体系的确立具有较强的系统化特性，和企业生产、经营以及其他所有工作环节之间都具有紧密关联，可以对企业整体发展状态予以严格监督与管控。以往的内部控制体系早就已经不能达到现代化社会发展的实际需求，并且还不能让内部控制体系得以建成。就ERP系统而言，由于其具有良好的集成性与开发性，因此把其运用于企业内部控制中，可以减小改干扰因素对内部控制工作造成不利影响，并把企业内部的各项工作和控制体系予以有机结合，同时根据实际情况确立内部控制体系节点，以确保内部控制体系的确立更具有规范性。在前沿信息系统的运用下，ERP系统同样可以为企业预警提供支持，内部控制部门可以对所有情况进行充分管理，执行扁平化管理，让每个部门之间的协调交流更具及时性，防止增加企业内部控制工作难度，各个主体人员的工作责任也特以合理划分，在取得良好信息交流成效的基础上，同样能够对企业内部控制问题予以弥补[2]。（二）能够确立集成化核心价值链把ERP系统合理的运用于企业内，可以确立集成化的核心价值链，不仅能够对企业之中的预算资源、财务资源、采购资源与项目资源等予以全面整合，还可以为企业相关业务前段区域以及管理后台提供数据传输，从而实现信息数据实时交互的目的。与此同时，还可以把各个方案整合到一起，让前端业务信息与后台信息快速交互，确保传递工作的完美衔接，已取得多个节点的信息流，直至后期同樣集合在ERP系统内，让资源信息能够展现出高度化集成状态。此外，借助财务数据的挖掘，能够为企业提供许多市场机会，不但能够确定市场导向，还能够为内部控制机构的管理工作提供支持。在此期间必须注意的时，在内部控制工作推进过程中，还可以根据ERP系统的运行状态，对其运行全过程进行严格的监管，可以对ERP系统运行期间出现的问题进行深入解析，了解全部情况，以确保所有工作能够顺利完成。因此ERP系统与企业内部控制之间具有紧密关联，二者之间具有相辅相成的关系。三、基于ERP系统环境的企业内部控制问题（一）管理意识较差现如今，一些中小型企业都属于家族式管理，不仅管理形式滞后，所有权与经营权都高度统一，都集中于企业管理者手里，而企业管理者也不情愿把权力分给其他人。在落实以前，企业经营者与管理者都把ERP系统当做一项技术性工作，并未对ERP系统属于一种管理理念与模式有一个正确的认识，也并未了解到ERP系统的应用对加强企业内部控制质量与效率的必要性。在使用过程中，往往会发生和传统管理思想出现矛盾的情况，并未协调好企业各部门单位之间的协调工作，甚至觉得ERP系统的应用仅属于财务部门的范畴，促使企业ERP系统设计和企业业务流程之间存在许多不适宜的部分，从而对ERP系统应用效果产生不利影响。（二）并未对系统安全管理予以重视ERP系统所具有的安全性主要源于两个方面：首先，源于前期权限设置，例如，权限设置失误所产生的威胁，职工终端密码的设置并不复杂，破解难度较低。主要数据并未进行分级管理，若是可以查阅就可以导出，促使盗取难度较小。其次，现如今一些企业都不再会设置机房，所有备份都会保存在云端服务器，若是受到黑客及病毒的攻击，那么便会为企业带来信息泄露的风险，甚至还会促使企业出现瘫痪问题。此外，安全意识较低，企业IT部门常规维护处理缺少规范性，部分情况下还会为了操作便捷，替代权限操作人员完成信息访问。（三）管理制度存在缺陷ERP系统应用期间，企业领导者与管理部门并未予以高度重视，不仅并未编制完善的管理机制，日常监督以及专项监督制度等多方面都存在许多不足。例如，在ERP系统上线以前的企业各部门单位的数据信息整理是十分关键的，与ERP系统是否可以准时上线、系统上线后的运营有无卡顿情况、内部控制是否可以满足预期效果等多方面之间具有紧密关联。而企业各部门单位的数据信息收集是十分复杂与耗时的，要求所有部门都安排相应的工作人员对本部门数据信息收集的完善性、精准性以及时间进行合理规划，以此才可以在要求时间内做好各项前期准备工作。然而一些企业高层管理者并未具备良好的思想意识，加之并未予以高度重视、并未建设专门的专项小组、缺少规章制度的支持，促使数据信息的收集存在许多缺陷，正确率不高，系统上线时间不断延后，上线后的运行效果并不尽如人意。（四）信息沟通问题在ERP系统运行过程中，整个操作程序都得以细化，不管是采购的原材料，又或是售出的产品，甚至是成本核算，均划分成规格、品名以及颜色等多个种类。若是没有制度的制约，便无法编制互通联动机制，促使信息传递与交流受到阻碍，各自为政，责任划分缺少明确性，操作程序缺少规范性，在这期间任何一个阶段发生问题，都会促使流程无法继续，不仅会对数据精准性产生不利影响，甚至还会增加财务核算的工作量，以此导致报表数据异常的问题出现，从而让ERP系统的应用无法展现出其实质效用[3]。（五）监督审核力度较低ERP系统仅仅是一种工具，因此其主导依旧应该是企业本身的文化水平及其管理水平。许多企业在应用ERP系统时，过于依托于系统，促使系统自身缺陷会为企业带来严重风险。首先，企业并未编制完善的考核机制，对于各环节的审核并未进行严格的把控。其次，ERP系统应用过程中依旧有不相容职务并未获得合理分开的情况，比如，不同种类的业务审批人并未分开安排，不一样的存货审批人也并未分开安排，甚至还有不一样数额的审批人也并未分开设置等。最后，过于重视ERP系统的操作流程，让审理流于形式，促使流程和实际之间存在许多差异，并未展现出逐级审批的重要作用。四、基于ERP系统环境下加强企业内部控制的有效措施（一）改变管理观念ERP系统的合理运用，能够促使企业管理理念得以转变。在运用ERP系统以前，企业管理人员必须对ERP系统对内部控制工作的重要意义进行深入了解，应该对本企业的内部控制工作进行深入调研，了解内部控制的主要问题，并获得各部门负责人与职工的大力支持。并且，各部门应该抽调一定的人员，建设相应的项目小组，并编制出完善的计划，基于软件公司工作人员的支持下，各部门单位应该密切配合，一起做好系统衔接过渡安排。系统正式上线以前，企业如果想对以往的组织体系进行调整，就需要对权力划分予以适当的调整，并对关键节点进行严格的管控。此外，应该定期组织工作人员展开培训，以加深职工对ERP系统的了解，从而取得更好的系统应用效果，进而为企业提供更优质的服务。（二）做好系统安全管理工作第一，应该定期加强安全意识，建设良好的安全管理环境，以不断提高企业工作人员信息安全管理意识。例如，根据安全的经典案例，促使职工能够对信息安全管理的优势及其影响有一个正确的认识，尤其是系统维护人员的安全意识，必须对其职责范围予以合理划分，尤其是应该根据时代发展的主要特性，更具针对性的技术安全教育与规范操作安全管控，编制安全保密机制，让职工可以丰富知识、加强意识，提升认识。其次，提高安全管理人才的教育培养力度，着重针对安全管理知识进行讲解，以提高管理者的信息技术水平，让了解技术的工作人员为安全信息管理提供更好的服务。例如，可以让技术人员在企业内部局域网与终端设置防火墙，并添加风险预警、防病毒软件以及入侵检测等一系列功能。然后，企业应该做好ERP系统的前期准备工作，主要涉及到各项参数信息的设置、企业工作人员权限与密码设置。企业主要技术必须安排分析管理与双重密码，并指定专人进行管控，无论是资料查阅，还是拷贝都必须获得上级管理人员审批[4]。最后，企业应该做好ERP系统的升级工作，定期做好数据信息备份工作。由于现如今ERP系统都以云服务器备份的应用最为普遍，若是云服务器备份能够进行异地备份，那么企业还需要借助硬盘自己找到备份，以此保证数据信息的安全性，避免数据安全受到不利影响。（三）编制健全的管理机制，优化业务流程ERP系统属于一项繁琐的系统项目。需要根据指定的规章制度。在落实期间，势必要加快流程整合，并做好各部门职责予以合理划分、权力匹配等一系列牵涉到企业结构性优化的相关问题。需要企业领导人员的协调与各部门管理人员的高度重视，落实部门领导制，在确立ERP系统执行队伍时，根据模块进行划分，把有关部门单位的领导吸纳到队伍中，借助部门领导责任制的方式，编制方案，循序渐进。然后，优化考核机制，以提升职工积极性。ERP系统如果想获得良好的应用效果，不但要有企业领导者与管理者的共同努力，还需要基层职工的合作。企业应该编制完善的考核机制，奖惩并存，以奖为主，以惩罚为辅，激发职工积极性，促使其能够参与到ERP系统的发展中。例如，生产计划完成考核机制以及采购流程考核机制等，确定考核细节，具体落实时应该将七天当做一个考核周期，由部门管理人员带头，确保基础数据能够获得全面、正确以及及时、准确的录入与输出。（四）深化信息沟通，确保系统正常运行在执行ERP系统应用方案时，必须对传统会计核算环境予以高度重视，对企业内各个层级部门之间的信息交流特性予以仔细研究，以展现ERP系统信息处理与传递的作用，在确保信息资源获得更多供给的同时，编制互联互动制度，以改善信息传递与交流滞后的问题，促使ERP系统运行更具有合理性与及时性[5]。（五）提高审核力度企业需要不断提高内部审计力度，以ERP系统作为基础，建立供应链及其操作程序，并编制行之有效且更具合理性的审计规章制度，根据企业具体情况更改审批权限，切实的展现出逐级审批的重要作用，而非流于形式，这不仅对提高企业内部控制水平具有重要作用，并且还可以深化内部交流，促使企业工作效率得以全面提升。此外，审计人员必须对企业内部业务进行