行政管理制度会议

行政管理制度会议第一章总则

为确保公司行政管理工作的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议纪律，特制定本会议管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范公司会议的组织、召开、主持、参加、记录及落实等环节，确保会议的严肃性、高效性、及时性。

2.会议应遵循公开、公平、公正的原则，充分发扬民主，集思广益，为公司的决策提供科学依据。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各类行政会议，包括但不限于总经理办公会议、部门例会、专题会议等。

2.对于特殊类型的会议，如董事会、监事会等，按照相关法律法规及公司章程的规定执行。

三、会议类别

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如总经理办公会议、部门例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议，如专题会议、紧急会议等。

四、参会人员

1.会议主持人：由公司领导或相关部门负责人担任，负责组织、主持、控制会议进程。

2.与会人员：与会议议题相关的部门负责人、工作人员以及其他相关人员。

3.记录人员：由会议主持人指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

五、会议纪律

1.会议应严格按照预定议程进行，不得随意更改议题。

2.与会人员应按时参加，不得迟到、早退，如有特殊情况，需提前向会议主持人请假。

3.会议期间，与会人员应保持手机静音，不得随意接打电话，不得交头接耳，保持会场秩序。

4.会议内容涉及公司机密时，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

六、本制度的解释与修订

1.本制度的解释权归公司行政管理部门。

2.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订，报公司领导审批后执行。

本制度自发布之日起实施，请各部门认真贯彻执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据公司工作计划及实际需要，提前确定会议议题，并在会议前征求相关部门意见。

2.发送通知：行政管理部门或会议主持人负责发送会议通知，包括会议时间、地点、议题、与会人员等内容，并要求与会人员提前准备相关材料。

3.准备会场：行政管理部门负责会场的布置、设备检查、资料发放等工作。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，记录人员负责统计参会人员。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议议程。

3.按照会议议程，各部门负责人或相关人员就议题进行发言，阐述观点、提出建议。

三、会议讨论

1.与会人员围绕议题展开充分讨论，提出意见和建议。

2.会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行，避免偏离主题。

3.讨论过程中，记录人员应详细记录各方观点和结论。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.对于重大事项，需进行投票表决，表决结果作为会议决策依据。

3.会议决策应明确责任人、完成时限等要素。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行总结，强调决策事项的落实。

2.与会人员就会议效果、组织等方面提出意见和建议，以改进会议管理。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，记录人员整理会议纪要。

2.与会人员领取会议纪要，了解会议决策和后续工作安排。

七、会议记录

1.记录人员应在会议结束后尽快整理会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、议题、讨论情况、决策等内容。

3.会议纪要由会议主持人审核后，发送给与会人员，并抄送相关部门。

八、会议资料的归档

1.行政管理部门负责将会议纪要、签到表等相关资料进行归档，以备查阅。

2.对于涉及公司机密的会议资料，应严格按照保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要经会议主持人审核批准后，由行政管理部门负责发布。

2.会议纪要应通过邮件、公司内部通讯系统等方式，及时发送给所有与会人员及相关部门。

3.与会人员需对收到的会议纪要进行确认，确保了解会议决策和后续工作要求。

二、责任分解与任务分配

1.会议纪要中明确的决策事项，需分解为具体任务，并明确责任部门及责任人。

2.行政管理部门负责跟踪任务分配情况，确保每项任务都有明确的责任主体。

3.责任人需在规定时间内提交任务进展报告。

三、任务进展监控

1.行政管理部门建立会议决策任务跟踪表，定期更新任务进展情况。

2.会议主持人或指定负责人对任务进展进行定期检查，确保决策事项按计划推进。

3.对于进度滞后或遇到困难的问题，应及时协调资源，提供支持。

四、反馈与汇报

1.责任部门定期向会议主持人或行政管理部门汇报任务进展情况。

2.行政管理部门汇总汇报内容，形成会议决策落实情况报告，向公司领导层报告。

3.对于重大事项的落实情况，应通过会议形式向全体与会人员进行通报。

五、结果评估与改进

1.会议决策任务完成后，行政管理部门组织对实施结果进行评估。

2.评估内容包括任务完成情况、效果、存在的问题及改进建议等。

3.根据评估结果，对会议管理制度和流程进行持续改进，以提高会议决策的执行力和效果。

六、激励机制

1.对于按期完成且效果显著的决策任务，给予责任部门和责任人适当的表彰和奖励。

2.对于未按期完成或效果不理想的任务，分析原因，对相关责任人进行提醒、指导或追责。

3.激励机制的建立旨在提高员工对会议决策的重视程度，促进公司目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由行政管理部门统一管理。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、人数、设备需求等信息。

3.行政管理部门根据申请顺序和会议室使用情况，合理安排会议室资源。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预定时间，不得迟到或提前占用。

2.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，会议结束后应清理垃圾。

3.使用会议室时，应爱护室内设施设备，如遇故障，应及时报告行政管理部门。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护和检查，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用者需进行功能检查，如有问题及时反馈。

3.对于特殊设备需求，如投影仪、视频会议系统等，需提前向行政管理部门申请，并由专业人员协助操作。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，与会人员应关注会场安全，发现异常情况及时报告。

2.会议室内严禁携带无关人员进入，确保会议内容保密。

3.涉及公司机密的会议，与会人员需签订保密协议，严格遵守保密规定。

五、会议室资源优化

1.行政管理部门定期对会议室使用情况进行统计，分析资源利用效率。

2.根据实际需求，调整会议室布局，优化设备配置，提高使用效果。

3.鼓励部门间共享会议室资源，减少空置时间，提高资源利用率。

六、会议室维护与改善

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境整洁、舒适。

2.针对会议室使用过程中出现的问题，及时进行调整、改善。

3.积极听取与会人员的意见和建议，持续优化会议室管理规定，提升会议室使用体验。

第五章附则

一、本制度