规范预定会议室管理制度

规范预定会议室管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室的管理，制定本制度。以下为规范预定会议室管理制度的相关规定：

一、适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的预定、召开及管理，包括但不限于部门例会、项目协调会、培训会等。

二、会议目的

1.传达公司政策、决策及业务要求；

2.协调各部门工作，提高协作效率；

3.解决工作中存在的问题，推动项目进展；

4.增进员工沟通与交流，提升团队凝聚力；

5.提升员工业务技能，促进个人成长。

三、会议分类

1.例会：定期召开，对公司近期工作情况进行总结，布置下一阶段工作；

2.专题会：针对特定主题或项目进行讨论，解决具体问题；

3.培训会：提升员工业务技能，进行相关知识培训；

4.其他会议：根据实际工作需要，临时组织召开的会议。

四、会议组织

1.会议的组织者负责预定会议室、通知参会人员、制定会议议程等；

2.会议主持人负责把控会议流程，确保会议内容紧扣主题；

3.参会人员应按时参加，积极参与讨论，并做好会议记录；

4.各部门应定期对会议召开情况进行总结，不断提高会议质量。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程；

2.未经主持人允许，不得随意离场；

3.会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密规定；

4.会议结束后，参会人员应将会议室内物品归位，保持环境卫生。

六、本制度的解释权归公司行政管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是会议流程的相关规定：

一、会议预定

1.会议组织者应根据会议类型、参会人数、时间等因素，提前通过会议室预定系统进行预定；

2.预定时需填写会议主题、参会人员、会议时间等信息；

3.会议组织者应于会议前至少一天完成预定，以便相关部门做好会议室布置及设备检查。

二、会议通知

1.会议组织者应在预定成功后，及时通过邮件、短信或即时通讯工具通知参会人员；

2.通知中应包含会议主题、时间、地点、议程及参会人员；

3.通知发送后，会议组织者需确认参会人员是否收到，以确保会议的顺利进行。

三、会议准备

1.会议组织者应提前准备好会议所需的资料、设备等；

2.会议室布置应简洁、舒适，符合会议主题；

3.会议组织者需确保会议室设备正常运行，如投影仪、音响、话筒等；

4.会议主持人应提前熟悉会议议程，与相关人员沟通，确保会议内容充实。

四、会议召开

1.会议主持人应提前到达会议室，检查设备、资料准备情况；

2.会议开始时，主持人宣布会议主题、议程及参会人员；

3.主持人按照议程逐项进行讨论，确保会议内容紧扣主题；

4.会议期间，参会人员应积极参与讨论，并提出建设性意见；

5.会议主持人需把控会议时间，避免拖延。

五、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等；

2.会议记录应及时整理，以备会后发放；

3.会议记录人应在会议结束后，将会议纪要发送给参会人员，以便跟踪落实。

六、会议结束

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议成果及下一步工作要求；

2.参会人员应确认会议纪要内容，如有异议，可提出修改意见；

3.会议结束后，主持人宣布散会，并提醒参会人员带走个人物品，保持会议室整洁。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，对会议成果的落实至关重要。以下是会议纪要的跟踪落实相关规定：

一、会议纪要的编制与发放

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理；

2.会议纪要应详细记录会议主题、讨论内容、决策结果、责任人及完成时限等；

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者或主持人审核；

4.审核通过后，会议纪要应以邮件或公司内部通讯系统形式发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关人员。

二、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要需经参会人员确认，如有异议，应及时提出修改意见；

2.会议组织者或主持人应对修改意见进行评估，必要时对会议纪要进行调整；

3.最终确定的会议纪要应由会议组织者或主持人签字确认；

4.确认后的会议纪要应及时发布，以确保相关人员了解会议内容。

三、会议决策的跟踪落实

1.各责任部门或责任人应根据会议纪要中的决策内容，制定具体实施方案；

2.责任部门或责任人应按计划推进工作，并在规定时限内完成；

3.会议组织者或指定人员应定期跟踪会议决策的落实情况，了解工作进度；

4.如遇到问题或困难，应及时反馈给相关人员，协调解决。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司内部文件进行归档，以备查阅；

2.归档时应按照会议类型、时间等进行分类，便于检索；

3.会议纪要的保管应严格遵守公司保密规定，确保信息安全；

4.需要时，会议纪要可提供给公司内部相关人员参考，促进工作交流。

五、会议纪要的监督与评价

1.会议组织者或指定人员应定期对会议纪要的执行情况进行检查；

2.对会议决策落实不到位的情况，应分析原因，督促责任部门或责任人改进；

3.定期对会议纪要的编制、发放、落实等环节进行评价，不断提高会议纪要的质量；

4.通过会议纪要的跟踪落实，推动公司各项工作有序进行，提升管理效率。

第四章会议室管理规定

会议室是公司内部进行会议的重要场所，为保障会议室的高效使用和良好环境，特制定以下管理规定：

一、会议室预定与使用

1.会议室预定采取先到先得的原则，各部门应提前通过预定系统进行预定；

2.预定成功后，若需取消或变更会议，应至少提前一天通知行政管理部门；

3.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得随意占用或提前入场；

4.若临时需要使用会议室，需与行政管理部门联系，视实际情况予以安排。

二、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责维护和管理；

2.使用会议室前，会议组织者应检查设备是否正常运行，如有问题及时报告；

3.参会人员应爱护会议室设备，遵循操作规程，避免造成损坏；

4.会议结束后，参会人员需确保设备关闭，归位，并保持会议室整洁。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持干净、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食；

2.会议室内物品摆放有序，不得擅自搬动或带走；

3.行政管理部门定期对会议室进行清洁、消毒，确保卫生状况良好；

4.参会人员应遵守会议室内相关规定，共同维护良好环境。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持门窗关闭，确保会议期间的安全；

2.会议室内严禁私拉乱接电源线，避免安全隐患；

3.会议涉及公司机密时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露；

4.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、安全通道等正常使用。

五、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行提醒、警告；

2.违规行为严重影响会议进行或造成设备损坏的，相关责任人需承担相应责任；

3.行政管理部门定期对会议室管理规定执行情况进行检查，对违规行为予以通报批评；

4.通过加强会议室管理规定，提升公司内部会议效率，保障各项工作顺利开展。

六、会议室管理与改进

1.行政管理部门应不断收集会议室使用过程中的意见与建议，改进管理措施；

2.定期对会议室进行维护保养，确保设备性能良好；

3.积极探索智能化会议室管理方式，提高会议室使用效率；

4.通过持续改进，为公司提供更优质的会议服务。

第五章附则