中捷集团会议管理制度

中捷集团会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.本制度的制定旨在规范中捷集团（以下简称“集团”）会议的管理工作，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性。

2.集团会议应遵循以下原则：统一领导、分工负责、民主集中、求真务实、注重效率。

二、适用范围

1.本制度适用于集团及各子公司、部门召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题会、座谈会等。

2.特殊性质的会议，如机密会议、紧急会议等，可根据实际情况在本制度基础上制定具体实施细则。

三、会议类别

1.按照会议的性质和内容，集团会议分为以下几类：

a)决策性会议：董事会、总经理办公会等；

b)报告性会议：工作总结会、工作汇报会等；

c)专题性会议：针对某一具体问题或工作的研讨会、协调会等；

d)座谈性会议：与员工、客户、合作伙伴等进行的交流会议。

2.各类会议的组织、召开、记录和落实，应严格按照本制度的相关规定执行。

四、会议组织与管理

1.集团会议的组织与管理由集团办公室负责，各子公司、部门应积极配合，确保会议的顺利召开。

2.集团办公室负责制定会议计划，安排会议时间、地点，通知参会人员，收集会议材料，做好会议记录和纪要的整理、分发工作。

3.各子公司、部门应按照会议主题和议程，认真准备会议材料，按时提交集团办公室。

4.参会人员应遵守会议纪律，准时参加，积极参与讨论，不得无故缺席、迟到或早退。

五、会议决策与执行

1.会议决策应充分发扬民主，实行少数服从多数的原则。

2.会议决策事项应明确责任主体、完成时限和验收标准。

3.各责任主体应按照会议决策，认真组织落实，确保决策的执行效果。

4.集团办公室负责对会议决策的落实情况进行跟踪、督促和检查。

六、保密工作

1.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家有关法律法规和集团保密规定进行管理。

2.参会人员应签订保密协议，保守会议秘密，不得擅自泄露会议内容和决策事项。

3.会议记录、纪要等文件应妥善保管，防止遗失或泄露。

七、本制度的解释权归中捷集团所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.集团办公室根据工作需要，制定年度会议计划，并根据实际情况进行调整。

2.临时性会议召开前，由会议发起人向集团办公室提出申请，经批准后纳入会议计划。

3.集团办公室负责安排会议时间、地点，并通知参会人员。

4.会议发起人应提前准备会议议题、议程和会议材料，并于会议召开前3个工作日提交至集团办公室。

二、会议通知

1.集团办公室通过邮件、电话或其他方式，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.会议通知应明确指出参会人员范围，必要时可附上参会人员名单。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向集团办公室请假。

三、会议签到

1.会议开始前，由集团办公室负责组织签到工作，确保参会人员到场情况准确无误。

2.参会人员应准时参加会议，迟到或早退需向主持人说明原因。

3.签到表作为会议记录的一部分，由集团办公室负责保存。

四、会议议程与主持

1.会议主持人应根据议程安排，确保会议有序进行。

2.会议议题应充分讨论，确保参会人员充分发表意见。

3.主持人应对会议进行引导，控制会议时间，避免跑题或拖延。

4.会议过程中，如有新议题提出，可经主持人同意后纳入议程。

五、会议记录

1.集团办公室指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后3个工作日内整理完毕，提交给主持人审核。

六、会议决策

1.会议决策应充分讨论，确保参会人员达成共识。

2.会议决策实行少数服从多数的原则，主持人有权在充分听取各方意见后作出决定。

3.会议决策结果应以书面形式记录，并由参会人员签字确认。

4.重大决策事项需报请董事会或总经理审批。

七、会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议决策和下一步工作要求。

2.集团办公室负责将会议纪要发送给参会人员，并收集反馈意见。

3.参会人员应在收到会议纪要后3个工作日内，提出意见和建议，如有异议，可向主持人反映。

八、会议资料的归档与保管

1.会议记录、纪要、决策文件等资料，由集团办公室负责归档和保管。

2.归档资料应按照集团档案管理规定进行分类、编目、存储，确保资料的安全和完整。

3.集团办公室应建立会议资料查阅制度，方便相关人员查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人负责整理，确保内容准确、完整，并突出会议决策和行动要点。

2.会议纪要应包括会议基本信息、议程、讨论要点、决策结果、责任分配及后续工作要求等。

3.会议纪要经主持人审核无误后，由集团办公室统一发布给所有参会人员及相关执行部门。

4.发布会议纪要时应明确要求各责任部门和人员按照纪要内容执行，并对执行情况进行反馈。

二、责任分配与执行监督

1.会议纪要中明确的任务和责任应具体分配到个人或部门，确保每一项工作都有明确的责任主体。

2.各责任主体应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，明确时间节点和预期成果。

3.集团办公室应设立专门的监督机制，对会议决策的执行情况进行跟踪和督促，确保工作进度和质量。

三、执行情况反馈

1.各责任主体在执行任务过程中，应定期向集团办公室报告工作进展情况。

2.集团办公室应定期收集执行情况，形成报告，及时向主持人及相关领导汇报。

3.对于执行中遇到的问题和困难，责任主体应及时上报，由集团办公室协调解决。

四、会议决策的评估与改进

1.集团办公室应根据执行情况，对会议决策的效果进行评估，并提出改进意见。

2.对于未能按期完成或执行效果不佳的情况，应分析原因，制定整改措施，并跟踪整改结果。

3.定期对会议决策的执行情况进行总结，为今后的会议决策提供参考和借鉴。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为重要的管理文件，应由集团办公室按照档案管理规定进行归档。

2.归档的会议纪要应便于查询和检索，确保需要时能够迅速找到相关记录。

3.对于涉及重大决策和敏感问题的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、持续改进与优化

1.集团办公室应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，识别存在的问题和不足，提出优化措施。

2.通过不断优化会议管理和执行流程，提高会议决策的执行力和工作效率。

3.鼓励员工对会议管理提出意见和建议，持续改进会议纪要的跟踪落实工作。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订由集团办公室统一管理，各部门或子公司需提前向办公室提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备和服务等详细信息。

3.集团办公室根据预订申请的先后顺序和会议室使用情况，合理安排会议室资源。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.集团办公室负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时更新和维护。

3.对于特殊需求的会议，如视频会议、大型会议等，办公室应提前做好技术支持和设备调试。

三、会议室使用规范

1.使用会议室时，应保持室内整洁，不得乱丢杂物，禁止在会议室吸烟。

2.会议室内严禁大声喧哗，使用手机等电子设备时应调至静音或振动状态。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，并将设备归位。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，重要会议需指定专人负责安全保卫工作。

2.会议室内不得存放贵重物品，如有遗失，由使用部门负责。

3.集团办公室应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室服务

1.集团办公室负责提供会议期间的服务，如茶水、文具等。

2.会议室使用部门如有特殊服务需求，应提前向办公室提出，以便做好相应准备。

3.办公室应建立服务反馈机制，收集使用部门对会议室服务的意见和建议，不断改进服务质量。

六、会议室资源优化

1.集团办公室应定期分析会议室使用情况，合理调整会议室布局，提高使用效率。

2.鼓励部门间共享会议室资源，避免资源浪费。

3.办公室可通过信息化手段，如会议室预订系统，提高会议室管理的透明度和便捷性。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在确保会议室的高效利用和规范管理，为集团各类会议的顺利召开提供有力保障。

第五章附则

一、本制度的解释权归中捷集团所有。如有疑问或争议，由集团办公室负责解释。

二、本制度自发布