合同管理内部控制指导手册（2024年度）

合同管理内部控制指导手册（2024年度）本合同目录一览1.合同管理内部控制概述1.1控制环境1.2风险评估1.3控制活动1.4信息与沟通1.5监控活动2.合同管理的组织结构2.1合同管理部门职责2.2合同管理团队构成2.3合同管理流程3.合同起草与审批3.1合同起草3.2合同审批流程3.3审批权限分配4.合同履行与监控4.1合同履行监督4.2合同变更管理4.3合同解除与终止5.合同归档与保管5.1合同归档要求5.2合同保管措施5.3电子合同管理6.合同信息安全与保密6.1信息安全政策6.2保密协议管理6.3信息安全培训与意识7.合同法律风险控制7.1法律审查流程7.2法律咨询与服务7.3法律风险应对策略8.合同纠纷处理与解决8.1纠纷预防机制8.2纠纷处理流程8.3争议解决方式9.合同管理内部审计9.1审计频率与范围9.2审计流程与方法9.3审计发现问题处理10.合同管理绩效评估10.1绩效评估指标10.2评估流程与方法10.3绩效改进措施11.合同管理培训与教育11.1培训计划制定11.2培训内容与方式11.3培训效果评估12.合同管理信息技术支持12.1信息系统需求分析12.2信息系统开发与实施12.3信息系统维护与升级13.合同管理外部合作关系13.1合作伙伴选择标准13.2合作机制与流程13.3合作伙伴关系维护14.合同管理应急预案14.1突发事件分类14.2应急预案制定14.3应急预案演练与更新第一部分：合同如下：第一条合同管理内部控制概述1.1控制环境（1）1.1.1确立合同管理内部控制政策和程序；（2）1.1.2建立合同管理组织结构，确保职责明确且相互制衡；（3）1.1.3规定合同管理人员的职业道德和行为准则。1.2风险评估（1）1.2.1识别和评估合同管理的法律、财务、运营等风险；（2）1.2.2制定风险应对策略，降低风险负面影响；（3）1.2.3定期进行风险评估，更新风险管理策略。1.3控制活动（1）1.3.1制定合同起草和审批流程，确保合同合法性和合规性；（2）1.3.2实施合同履行监督，确保合同条款得到有效执行；（3）1.3.3设立合同变更和解除的审批程序，防止不当变更和解除。1.4信息与沟通（1）1.4.1建立合同管理信息系统，实现合同信息的集中管理和共享；（2）1.4.2确保合同信息的安全和保密，防止信息泄露；（3）1.4.3保持内部沟通渠道畅通，确保合同管理相关信息的及时传递。1.5监控活动（1）1.5.1定期进行合同管理内部审计，评估内部控制的有效性；（2）1.5.2实施合同管理绩效评估，及时发现和纠正问题；（3）1.5.3建立合同管理预警机制，预防潜在风险。第二条合同管理的组织结构2.1合同管理部门职责（1）2.1.1负责合同的起草、审批、履行、归档等管理工作；（2）2.1.2负责合同管理人员的教育培训和绩效评估；（3）2.1.3负责合同管理信息的收集、分析和报告。2.2合同管理团队构成（1）2.2.1设立合同管理团队，包括合同起草、审批、履行等专业岗位；（2）2.2.2确保合同管理团队的专业素质和业务能力；（3）2.2.3保持合同管理团队的稳定性和高效性。2.3合同管理流程（1）2.3.1制定合同管理流程，明确各环节的责任人和审批权限；（2）2.3.2优化合同管理流程，提高合同管理的效率和质量；（3）2.3.3定期审查和更新合同管理流程，确保其适应性。第三条合同起草与审批3.1合同起草（1）3.1.1根据业务需求，明确合同目的、主体、内容和条件；（2）3.1.2遵循法律法规和公司政策，确保合同条款的合法性和合规性；（3）3.1.3合同起草过程中，充分沟通和协调各方利益，达成一致。3.2合同审批流程（1）3.2.1设立合同审批流程，明确审批层级和权限；（2）3.2.2按照审批流程，逐级提交合同草案，进行审核；（3）3.2.3审批过程中，充分讨论合同条款，提出修改意见。3.3审批权限分配（1）3.3.1根据合同的性质、金额和影响，分配合同审批权限；（2）3.3.2确保审批权限的合理性和适度，防止权力滥用；（3）3.3.3定期审查和调整审批权限，适应业务发展需要。第四条合同履行与监控4.1合同履行监督（1）4.1.1建立合同履行监督机制，确保合同条款得到落实；（2）4.1.2实施合同履行情况跟踪，及时发现和解决问题；（3）4.1.3定期对合同履行情况进行汇总和分析，报告管理层。4.2合同变更管理（1）4.2.1设立合同变更审批流程，确保变更的合法性和合规性；（2）4.2.2对合同变更进行评估，分析变更对合同履行和公司利益的影响；（3）4.2.3及时更新合同文档，确保各方对合同内容的共识。4.3合同解除与终止第八条合同纠纷处理与解决8.1纠纷预防机制（1）8.1.1建立合同纠纷预防机制，提高合同履行质量；（2）8.1.2加强合同履行过程中的沟通与协调，减少纠纷产生；8.2纠纷处理流程（1）8.2.1一旦发生合同纠纷，立即启动纠纷处理流程；（2）8.2.2收集和整理相关证据，评估纠纷影响；（3）8.2.3选择合适的纠纷解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。8.3争议解决方式（1）8.3.1协商解决：双方通过友好协商，达成一致；（2）8.3.2调解解决：邀请第三方调解机构进行调解；（3）8.3.3仲裁解决：提交仲裁机构进行仲裁；（4）8.3.4诉讼解决：向法院提起诉讼。第九条合同管理内部审计9.1审计频率与范围（1）9.1.1确定合同管理内部审计的频率和范围；（2）9.1.2审计频率：每年至少进行一次合同管理内部审计；（3）9.1.3审计范围：涵盖合同管理的各个环节和方面。9.2审计流程与方法（1）9.2.1制定审计计划，明确审计目标和任务；（2）9.2.2收集合同管理相关文档和证据，进行审查；（3）9.2.3实施现场检查，与合同管理人员进行沟通和访谈；（4）9.2.4汇总审计发现，提出改进意见和建议。9.3审计发现问题处理（1）9.3.1对审计发现的问题进行分类和分析；（2）9.3.2制定整改措施，明确责任人和整改期限；（3）9.3.3跟踪整改进展，确保问题得到有效解决。第十条合同管理绩效评估10.1绩效评估指标（1）10.1.1设定合同管理绩效评估指标，包括合同履行率、合同纠纷率等；（2）10.1.2确保绩效评估指标的合理性和可衡量性；（3）10.1.3定期进行合同管理绩效评估，更新评估指标。10.2评估流程与方法（1）10.2.1收集合同管理相关数据和信息，进行统计和分析；（2）10.2.2采用定量和定性相结合的方法，评估合同管理绩效；（3）10.2.3合同管理绩效评估报告提交给管理层。10.3绩效改进措施（1）10.3.1根据绩效评估结果，识别合同管理存在的问题和不足；（2）10.3.2制定绩效改进计划，明确改进目标和措施；（3）10.3.3跟踪改进进展，评估改进效果。第十一条合同管理培训与教育11.1培训计划制定（1）11.1.1根据合同管理实际情况，制定培训计划；（2）11.1.2确定培训内容，包括合同法律法规、合同管理流程等；（3）11.1.3制定培训时间表和培训师资安排。11.2培训内容与方式（1）11.2.1合同法律法规培训：介绍合同法律法规的基本知识和重点条款；（2）11.2.2合同管理流程培训：讲解合同起草、审批、履行等各个环节的操作要点；（3）11.2.3案例分析培训：分析合同管理成功案例和失败案例，提升实战能力。11.3培训效果评估（1）11.3.1培训结束后，进行培训效果评估；（2）11.3.2评估内容包括培训知识掌握程度、实际操作能力等；（3）11.3.3根据评估结果，调整培训内容和方式。第十二条合同管理信息技术支持12.1信息系统需求分析（1）12.1.1分析合同管理信息系统的需求，明确系统功能和性能要求；第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：合同管理内部控制政策与程序附件2：合同管理组织结构图附件3：合同起草模板附件4：合同审批流程图附件5：合同履行监督制度附件6：合同变更管理流程附件7：合同解除与终止协议附件8：合同纠纷处理流程附件9：合同管理内部审计制度附件10：合同管理绩效评估办法附件11：合同管理培训计划附件12：合同管理信息系统需求说明书附件13：合同管理信息安全政策附件14：保密协议样本附件15：合同管理应急预案附件1：合同管理内部控制政策与程序详细要求：本附件应包括合同管理内部控制的基本原则、目标、责任分配、控制活动、信息与沟通、监控活动等内容。附件2：合同管理组织结构图详细要求：本附件应清晰展示合同管理部门的组织结构，包括部门职责、岗位设置、人员配备等。附件3：合同起草模板详细要求：本附件应提供合同起草的标准化模板，包括合同的基本条款、格式、填写指南等。附件4：合同审批流程图详细要求：本附件应详细描述合同审批的流程，包括审批层级、审批权限、审批时限等。附件5：合同履行监督制度详细要求：本附件应明确合同履行监督的机制、流程、责任人等。附件6：合同变更管理流程详细要求：本附件应详细说明合同变更的申请、评估、审批等流程。附件7：合同解除与终止协议详细要求：本附件应包括合同解除和终止的条件、程序、责任分配等。附件8：合同纠纷处理流程详细要求：本附件应明确合同纠纷处理的流程，包括纠纷预防、纠纷处理、责任认定等。附件9：合同管理内部审计制度详细要求：本附件应包括合同管理内部审计的频率、范围、流程、方法等。附件10：合同管理绩效评估办法详细要求：本附件应详细说明合同管理绩效评估的指标、流程、方法等。附件11：合同管理培训计划详细要求：本附件应包括合同管理培训的内容、方式、时间安排等。附件12：合同管理信息系统需求说明书详细要求：本附件应详细描述合同管理信息系统的功能需求、性能要求、实施计划等。附件13：合同管理信息安全政策详细要求：本附件应包括合同管理信息安全的政策、目标、措施等。附件14：保密协议样本详细要求：本附件应提供保密协议的样本，包括保密信息的定义、保密期限、违约责任等。附件15：合同管理应急预案详细要求：本附件应包括合同管理突发事件的分类、应急预案、演练计划等。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.未按照合同约定的时间、质量、数量完成合同义务；2.违反合同中的特定条款，如技术保密、知识产权保护等；3.未经对方同意，擅自将合同权利义务转让给第三方；4.合同一方故意隐瞒重要事实或提供虚假信息；5.违反法律法规，导致合同无法履行或产生重大影响；6.其他违反合同约定的行为。责任认定：1.违约方应承担违约责任，包括继续履行、采取补救措施或赔偿损失；2.违约方的违约行为导致合同无法履行，对方有权解除合同并追究违约方的违约责任；3.违约方因违约行为给对方造成损失的，应承担赔偿责任，赔偿金额根据实际损失计算；4.双方因违约行为发生争议的，应通过协商解决，协商不成的，可