QP-01-文件控制程序

目的为确保管理体系有效运行，对有关文件进行控制，描述文件的结构、识别、编写、审核、批准、发放和修改的管理方法，确保各相关作业场所都能得到并使用有效版本，特制定本程序。范围适用于对本公司与质量管理体系有关文件的控制。职责文件类别编制、修订审核批准分发对象文件管理部门质量手册全部职能部门管理者代表总经理全部职能部门行政部程序文件相关职能部门—总经理涉及部门行政部作业指导书相关职能部门部门经理管理者代表涉及部门行政部外来管理文件－－管理者代表职能部门行政部外来技术文件技术部部门经理管理者代表职能部门行政部记录(表单)相关职能部门部门经理管理者代表职能部门行政部总经理负责批准发布文件。管理者代表负责审核文件。各部门负责与本部门有关文件的编制、收集、整理、使用、保管和归档。行政部负责质量管理体系文件的发放、更改、销毁等归口管理工作，管理者代表组织对现有体系文件的定期审核。4工作程序4.1文件分类及保管4.1.1文件分类一级文件:质量手册。二级文件:程序文件。三级文件:作业指导书、操作规程、检验规范、管理制度等。四级文件:表格、报告和质量记录等。外来文件:标准、上级文件、法律法规等。4.1.2文件保管质量管理体系文件由行政部文管中心保存。质量管理体系三级文件同时分发至各相关部门使用。4.2文件的编号质量手册（一级文件）QM–2009编制年号质量手册程序文件（二级文件）QP-01 序列号程序文件其它质量文件（三级文件）QS-01序列号标准书记录QR-001 序列号质量记录 外来文件W-001-2009文件来时年号序列号其它质量记录一些特殊的记录，各部门可以根据实际情况编写。4.3文件的版本以A开始，如换新版则按B、C、D…依次进行。4.4文件的编写、审核、批准和发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的质量环境手册和程序文件由管理者代表负责组织相关人编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；各部门作业指导文件由各部门组织编写、汇总，由编制单位部门经理批准，文管中心负责登记、发放；应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，经批准后的文件方可发行，由办公室复印后按发文编号规定，并加盖“受控”章送至各部门，各部门负责人收到文件时在“文件发放回收记录表”上签收。4.5文件的受控4.5.1受控范围：对于本公司各职能部门使用、认证机构使用的文件均属受控文件；提供给客户、咨询机构及总经理批准的其他人员的属非受控文件。凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控文本。4.5.2所有受控文件必须在文件每页的左上角加盖受控章表明其受控状态的标志。4.5.3行政部文管中心应编制《文件清单》，以利控制。4.6文件的更改4.6.1质量管理体系文件由更改部门提出更改意见，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，并对手册和程序文件的修订内容的项次在文件的封面“本版修订记录”中注明修订原因及内容摘要，修改者姓名、修改日期。由问文管中心发放。文管中心应保留文件更改内容记录；4.6.2所有被更改的原文件必须由文管中心收回，以确保有效文件的唯一性。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存与质量环境管理体系相关的文件都必须分存放在干燥通风、安全的地方；各部门文件由本部门保管，管理者代表每年对各部门文件保管情况进行检查；任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保件的清晰、易于识别和检索。4.7.2文件的作废与销毁所有失效或作废由相关部门资料及时从所有发放或使用场所撤出，并统一交由行政部加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；由于某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经部门主管同意后销毁。4.8文件的借用借用与质量管理体系有关的文件，应填写《文件/物品借用登记表》，经文管中心同意，并及时归还。4.9外来文件的控制4.9.1对各有关部门收到的外来文件，如行政文件、上级标准、法律、法规等，均应交文管中心，进行统一管理。文管中心4.9.2文管中心5相关文件《质量记录控制程序》6质量记录《文件清单》QR-001《文件更改申请单》