网络会议人员管理制度

网络会议人员管理制度第一章总则

网络会议人员管理制度旨在规范公司网络会议的组织、召开及管理，确保会议效率，提升决策质量，加强团队协作，并充分运用现代信息技术提高工作效率。以下总则对网络会议的管理原则、参会人员职责、会议纪律等方面作出规定。

一、网络会议定义

网络会议是指通过互联网及相关通信设备，实现跨地域实时音视频交流的会议形式。参会人员可通过电脑、手机等终端设备参与会议。

二、网络会议类别

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期及议程召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因特殊情况或紧急事项需要临时召集的会议。

三、网络会议原则

1.精简高效：会议议题应具有针对性和实用性，减少不必要的人员参会，确保会议高效进行。

2.保密安全：会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格遵守保密规定，确保信息安全。

3.公平公正：网络会议应充分保障参会人员的发言权，确保决策公平、公正。

4.节约成本：充分利用网络会议形式，降低会议成本，提高工作效率。

四、参会人员职责

1.会议主持人：负责组织、召集会议，安排会议议程，主持会议进程，确保会议有序进行。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并在会后及时分发。

3.参会人员：积极参与会议讨论，按时提交会议材料，遵守会议纪律，落实会议决策。

五、会议纪律

1.会议开始前，参会人员应提前5分钟进入会议室，确保设备及网络连接正常。

2.会议期间，参会人员应保持安静，关闭手机或其他通讯设备的声音，避免影响会议进程。

3.会议内容涉及敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。

4.会议结束后，参会人员应按时退出会议室，不得在会议室内逗留。

六、本制度的解释权归公司所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充或调整。参会人员应严格遵守本制度，共同维护网络会议的秩序与效率。

第二章会议流程

为确保网络会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据工作需要，明确会议主题及讨论重点。

2.制定会议议程：会议主持人根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等。

3.发送会议通知：会议记录人应在会议召开前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、议程、参会人员、会议时间、会议链接等。

4.准备会议材料：会议主持人及参会人员应提前准备与会议议题相关的材料，并在会议召开前至少1个工作日提交给会议记录人。

二、会议召开

1.会议主持人开场：会议开始时，主持人简要介绍会议主题、议程及参会人员，明确会议目的和要求。

2.会议议题讨论：按照议程顺序，主持人引导参会人员进行议题讨论。每个议题的讨论时间控制在议程规定范围内。

3.参会人员发言：会议主持人应充分保障参会人员的发言权，鼓励大家积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，适时提出决策方案，并征求参会人员的意见。如无异议，形成会议决策。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人应在1个工作日内整理出会议纪要，内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.分发会议纪要：会议纪要整理完成后，会议记录人应及时将会议纪要分发给参会人员，以便大家了解会议内容，落实会议决策。

四、会议总结与反馈

1.参会人员针对会议内容、会议流程等方面提出改进意见和建议，反馈给会议主持人。

2.会议主持人总结会议效果，对会议纪律、参会人员的表现等进行评价，并在下一次会议中进行通报。

3.公司定期对网络会议的管理情况进行评估，根据实际情况调整会议流程，提高会议效率。

五、会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，及时落实会议决策，确保会议成果得以实施。会议主持人及会议记录人应对会议流程的执行情况进行跟踪，对存在的问题及时予以解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保网络会议决策的有效实施，加强会议纪要的管理与跟踪，提高公司执行力，本章对会议纪要的跟踪落实作出如下规定：

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要，由会议记录人通过公司指定的信息平台发布，确保参会人员能够及时收到。

3.会议纪要发布后，如有遗漏或错误，会议记录人应及时更正并重新发布。

二、会议决策的分解与责任分配

1.会议主持人应根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的执行事项，明确责任人和完成时限。

2.责任人接到任务后，应立即制定执行计划，并按照计划推进实施。

3.会议主持人应定期检查任务执行进度，对执行过程中出现的问题提供指导和协助。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议记录人应建立会议纪要跟踪表，记录每项决策的执行状态、责任人、完成情况等。

2.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行汇报和讨论，确保决策事项得到有效落实。

3.对未按期完成的任务，责任人应说明原因，并提出整改措施。会议主持人应对整改情况进行跟踪，确保问题得到解决。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要发布后，应由会议记录人进行归档，以便于日后查询和追溯。

2.归档的会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行管理，便于检索和使用。

3.会议纪要的归档和管理应严格遵守公司保密制度，确保信息安全。

五、会议纪要的反馈与评估

1.会议主持人定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

2.参会人员应积极参与反馈，对会议纪要的执行效果、会议流程的优化等方面提出意见和建议。

3.公司根据会议纪要的执行情况，对会议管理制度进行持续改进，提高会议质量和执行效率。

第四章会议室管理规定

为保障网络会议的顺利进行，提供良好的会议环境，加强会议室的管理，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议主持人或指定人员提前向行政部门或会议室管理人员提出申请。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.预订成功后，会议主持人应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

二、会议室配置

1.会议室应配置必要的音视频设备、投影仪、白板等设施，确保会议顺利进行。

2.会议室管理人员负责定期检查和维护设备，确保设备正常运行。

3.会议室应保持整洁、安静，室内温度、湿度适中，为参会人员提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，不得大声喧哗、随意走动，确保会议有序进行。

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

3.使用会议室后，会议主持人应负责组织参会人员整理会议室，将设备归位，关闭电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理人员应加强会议室安全检查，确保消防设施齐全、通道畅通。

2.会议室内不得存放无关物品，会议材料应妥善保管，防止泄露公司内部信息。

3.参会人员应遵守保密规定，会议内容涉及敏感信息时，不得泄露给无关人员。

五、会议室的维护与优化

1.定期对会议室进行维护保养，包括设备维修、环境卫生整治等。

2.根据会议需求，适当调整会议室布局和设备配置，提高会议室使用效率。

3.及时收集并采纳参会人员对会议室管理的意见和建议，持续优化会议室管理规定，提升会议室服务水平。

遵守以上会议室管理规定，有助于为网络会议提供良好的硬件环境和服务保障，进而提高会议质量与效率。

第五章附则

为确保网络会议人员管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事