公司质量会议管理制度

公司质量会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强公司质量管理的决策效能，提高会议效率，确保会议质量，制定本管理制度。

2.会议应遵循高效、务实、民主、创新的原则，为公司质量目标的实现提供有力保障。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司内部所有与质量管理相关的会议，包括但不限于质量分析会、质量评审会、质量改进会等。

2.本管理制度不包括公司其他非质量管理类会议。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司质量管理计划定期召开的会议，如每周、每月、每季度的质量分析会等。

2.临时会议：针对突发事件、质量事故或紧急质量问题时召开的会议。

四、会议组织

1.会议应由相关部门或项目负责人负责组织，明确会议主题、议程、参会人员等。

2.会议组织者需提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等信息。

五、参会人员

1.会议参会人员应包括与会议主题相关的各部门负责人、技术人员、质量管理人员等。

2.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意接打电话或进行其他与会议无关的活动。

2.会议期间，参会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，遵守会议议程。

七、保密原则

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

2.会议纪要等文件应妥善保管，防止遗失或泄露。

八、本管理制度的解释权归公司质量管理部所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司质量管理的实际需求，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论时间，确保会议有序进行。

3.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关部门负责人、技术人员、质量管理人员等参会。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、准备材料等信息。

5.准备会议材料：收集与会议主题相关的数据、报告、案例等，为会议讨论提供依据。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由组织者负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程，并对参会人员提出要求。

3.各部门发言：根据会议议程，各部门负责人或指定代表就相关议题进行发言。

4.讨论与交流：参会人员针对发言内容进行讨论，提出建议和意见。

5.形成决议：对讨论成果进行总结，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议等。

2.纪要整理：会后，会议记录人应及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.纪要审批：将会议纪要提交给会议主持人或相关部门负责人审批。

四、会议结束

1.总结发言：会议主持人对会议讨论成果进行简要总结，强调会议决议的执行要求。

2.分发会议纪要：将审批通过的会议纪要分发给参会人员，以便跟踪落实。

3.会议反馈：鼓励参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议，以便不断优化会议管理。

五、会议后续

1.决议执行：各部门应按照会议决议，落实相关工作，并及时反馈执行情况。

2.跟踪检查：会议组织者应对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保决议落到实处。

3.持续改进：根据会议反馈和实际执行情况，不断优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要经审批通过后，由会议记录人负责将纪要发送给所有参会人员，确保每位成员都能收到并了解会议内容。

2.对于未能参加会议的人员，会议组织者应确保其通过其他方式获取会议纪要，了解会议决议。

二、决议任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确各项决议的责任部门和个人，确保每个任务都有明确的负责人。

2.各责任部门和人员应根据会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进实施。

三、跟踪监控机制

1.建立会议决议跟踪表，记录每一项决议的执行状态、进度、遇到的问题及解决方案。

2.会议组织者或指定专人定期检查决议执行情况，确保会议决议得到有效落实。

四、反馈与沟通

1.责任部门和人员应定期向会议组织者或相关部门反馈决议执行情况，及时沟通遇到的问题和困难。

2.对于影响决议执行的重大问题，应及时召开临时会议，讨论解决方案，确保决议顺利推进。

五、评估与总结

1.会议组织者应对会议决议的执行结果进行评估，分析存在的问题和不足，总结经验教训。

2.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，向公司领导层报告，为公司质量管理决策提供依据。

六、激励机制

1.对于会议决议执行到位、效果显著的部门和人员，给予表彰和奖励，激发员工积极参与质量管理。

2.对于执行不力、影响公司质量目标的部门和人员，视情况给予通报批评、绩效扣减等处罚。

七、持续改进

1.根据会议纪要的跟踪落实情况，不断优化会议流程、决策机制和执行措施，提高公司质量管理水平。

2.鼓励员工针对会议纪要落实过程中的问题提出改进建议，为公司质量管理持续改进贡献力量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门或指定人员提交会议室申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.行政管理部门或指定人员根据预订情况，合理安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.行政管理部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，满足会议需求。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意挪动设施。

2.使用会议室时，应遵守会议开始和结束时间，不得迟到或早退。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭设备，清理垃圾，保持会议室整洁。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，参会人员应保管好个人物品，贵重物品应随身携带。

2.会议室内的设备使用应遵循安全操作规程，避免因操作不当导致设备损坏或人员伤亡。

3.行政管理部门应定期进行安全检查，确保会议室消防设施、电路系统等安全可靠。

五、会议室维护与保养

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议环境舒适。

2.对于会议室内的设备，应定期进行维护、检修，确保设备性能稳定。

3.遇到设备故障或损坏，应及时报修，并追究相关人员责任。

六、会议室资源优化

1.行政管理部门可根据实际情况，调整会议室布局，提高使用效率。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖，提高工作效率。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.造成的设备损坏或遗失，应照价赔偿，并追究相关人员责任。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本管理