展馆会议管理制度

展馆会议管理制度第一章总则

第一条展馆会议管理制度（以下简称“本制度”）旨在规范展馆内会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效率，加强各部门间的沟通与合作。

第二条本制度适用于展馆内举办的各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议分为定期会议和临时会议。定期会议是指按照规定周期召开的会议，如每周、每月、每季度等；临时会议是指根据工作需要临时决定召开的会议。

第四条会议分为层级会议和跨部门会议。层级会议是指同级别或上下级之间的会议；跨部门会议是指涉及两个或以上部门的会议。

第五条会议组织者应按照本制度规定，提前做好会议准备工作，确保会议议题明确、议程合理、参会人员准时参加。

第六条参会人员应严格遵守会议纪律，积极参与讨论，保守会议秘密，按时完成会议纪要及任务分配。

第七条展馆管理部门负责对本制度的执行情况进行监督、检查，并对违反本制度的行为进行查处。

第八条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。涉及重大事项调整的，需提交展馆管理层审议通过。

第九条本制度的解释权归展馆管理部门所有。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护展馆会议管理秩序。

第二章会议流程

第十条会议筹备

（一）会议组织者根据工作需要，确定会议议题、议程、参会人员、会议时间及地点。

（二）会议组织者应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发出会议通知，明确会议主题、议程、参会人员、时间、地点等信息。

（三）会议通知应包括以下内容：

1.会议名称；

2.会议目的、议题及议程；

3.参会人员名单；

4.会议时间、地点；

5.是否需要准备相关材料或报告；

6.联系人及联系方式。

第十一条会议召开

（一）会议组织者应提前到场，检查会议设备、资料等准备工作。

（二）会议开始时，会议组织者应简要介绍会议主题、议程及目的，明确会议纪律。

（三）会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保会议议题充分讨论，形成决策。

（四）会议期间，参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，不发表与会议主题无关的言论。

第十二条会议记录

（一）会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

（二）会议记录应包括以下内容：

1.会议时间、地点、参会人员；

2.会议议题、议程及讨论情况；

3.与会人员的观点、意见和建议；

4.形成的决策及任务分配；

5.其他需要记录的事项。

第十三条会议纪要

（一）会议结束后，会议记录人应在24小时内整理出会议纪要，经会议组织者审核后，发送给参会人员。

（二）会议纪要应包括以下内容：

1.会议基本情况；

2.会议讨论的主要内容、观点及决策；

3.任务分配及责任人；

4.其他需要明确的事项。

第十四条会议落实

（一）参会人员应按照会议纪要的要求，认真执行任务分配，确保会议决策得到有效落实。

（二）会议组织者应对会议决策的执行情况进行跟踪督促，并及时向上级领导汇报进展情况。

（三）对于重大决策事项，会议组织者应定期组织检查、评估，确保决策效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条跟踪落实责任

（一）会议纪要中明确的事项，应按照责任分工，由相应责任人负责落实。

（二）责任人应充分了解会议决策内容，明确工作目标和完成时限，确保任务按期完成。

（三）会议组织者应对会议纪要的落实情况进行定期检查，对责任人进行督促，确保决策执行到位。

第十六条落实情况反馈

（一）责任人应在规定时限内将任务落实情况向会议组织者进行反馈。

（二）会议组织者应及时收集、整理责任人的反馈信息，对落实情况进行评估。

（三）对于未按期完成或落实不到位的事项，会议组织者应分析原因，制定整改措施，并重新明确责任人及完成时限。

第十七条跟踪督促与协调

（一）会议组织者应加强对会议纪要落实过程的跟踪督促，确保各项任务有序推进。

（二）在任务落实过程中，如遇到问题或困难，会议组织者应及时协调相关部门予以解决。

（三）涉及跨部门协调的事项，会议组织者应主动与相关部门沟通，确保任务顺利推进。

第十八条落实结果及应用

（一）会议纪要落实完成后，会议组织者应对落实结果进行总结，形成书面报告。

（二）会议组织者应将落实结果报告提交给展馆管理层，以便管理层了解决策执行情况，并为今后的决策提供参考。

（三）对于具有借鉴意义的经验，应予以总结并在今后的工作中推广应用。

第十九条责任追究

（一）对于未按要求完成会议纪要落实的责任人，会议组织者应视情况采取通报批评、责令整改等措施，情节严重的，可提请相关部门依法依规进行处理。

（二）会议组织者应建立健全责任追究制度，加强对会议纪要落实情况的监督，提高决策执行效率。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订

（一）会议室使用实行预订制度，各部门需提前向展馆管理部门提交会议室预订申请。

（二）预订申请应包括以下内容：会议名称、时间、参会人数、所需设备等。

（三）展馆管理部门根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前做好准备工作。

第二十一条会议室使用

（一）会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

（二）使用会议室时，应爱护会议设备，严格按照操作规程进行使用。

（三）会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保场地干净、整洁。

第二十二条会议室设备管理

（一）展馆管理部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行。

（二）使用部门如需增加或调整会议设备，应提前向展馆管理部门申请。

（三）会议设备出现故障时，应及时报告展馆管理部门，以便及时修复。

第二十三条会议室安全保障

（一）会议室内应配备消防设施，并定期检查，确保安全有效。

（二）会议组织者应了解会议室的安全通道、消防设施位置及使用方法，并在会议开始前向参会人员说明。

（三）展馆管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

第二十四条会议室保密工作

（一）会议室内应采取措施，确保会议内容的保密性。

（二）会议结束后，会议组织者应督促参会人员带走个人物品，避免遗留涉密资料。

（三）展馆管理部门应加强对会议室的监控，防止泄露会议秘密。

第二十五条会议室使用费用

（一）会议室使用费用根据实际情况制定，由展馆管理部门负责收取。

（二）各部门应在会议结束后，按照实际使用情况支付会议室费用。

（三）展馆管理部门应定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

第五章附则

第二