新冠疫情会议管理制度

新冠疫情会议管理制度新冠疫情会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范新冠疫情会议的组织、召开及管理，确保会议的效率、效果和安全性，加强疫情防控工作，保障公司员工的健康与安全。

第二条本制度适用于公司内部所有与新冠疫情相关的会议，包括但不限于疫情防控、复工复产、应急处置等会议。

第三条会议应遵循以下原则：

1.精简、高效：会议应严格控制参会人员、时间和规模，减少不必要的人员参加，确保会议高效进行。

2.预案、准备：会议召开前，应制定详细的会议预案，明确会议目标、议程、参会人员、资料准备等内容。

3.严谨、保密：会议内容涉及疫情防控重要信息，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

4.落实、跟踪：会议纪要应详细记录会议决议和任务分工，会后跟踪落实情况，确保会议成果得以实施。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括疫情防控领导小组会议、疫情防控专项会议等；临时会议根据疫情防控需要，由相关部门或领导提议召开。

第五条会议召开前，应由会议主持人或组织者向全体参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

第六条会议组织者应做好会议期间的疫情防控措施，确保参会人员佩戴口罩、保持安全距离、做好个人卫生等。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。公司各部门应严格遵守本制度，共同做好新冠疫情会议管理工作。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据疫情防控需要，明确会议目的和议题，确保会议内容紧密围绕疫情防控相关工作。

2.制定会议议程：列出会议主要议题、讨论重点和预计时长，合理安排议程顺序，确保会议高效进行。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，合理筛选参会人员，严格控制会议规模，确保参会人员具备相关决策权或专业知识。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会要求等内容，并提供会议所需资料。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律。

3.会议发言：按照议程安排，各议题负责人进行发言，阐述疫情防控相关工作情况、问题及建议。

4.讨论与决策：参会人员就发言内容展开讨论，充分发表意见，最终形成会议决议。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议纪要，详细记录会议议题、讨论内容、决议和任务分工等。

2.会议纪要审查：会议结束后，由会议主持人或指定人员对会议纪要进行审查，确保记录准确无误。

3.会议纪要分发：将审查后的会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和执行会议决议。

四、会议总结与反馈

1.会后总结：会议组织者应收集参会人员的意见和建议，总结会议经验教训，不断优化会议流程。

2.会议成果反馈：会议决议实施过程中，相关部门应定期反馈执行情况，确保会议成果得以落实。

五、疫情防控措施

1.会议期间，参会人员应严格遵守疫情防控相关规定，做好个人防护。

2.会议组织者负责检查会议室的通风、消毒等情况，确保会议环境安全。

3.如有疫情紧急情况，会议主持人有权暂停或取消会议，确保参会人员的安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议的议题、讨论过程、决策结果、任务分工及完成时限等内容。

2.会议纪要编制完成后，由会议主持人或指定责任人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

3.审核通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内，通过公司内部通讯系统或邮件等方式发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中应明确各任务的责任人，确保每一项决策都有明确的执行主体。

2.责任人收到会议纪要后，应立即着手开展相关工作，确保任务按时完成。

3.责任人应定期向会议组织者或领导汇报任务进展情况，遇到问题及时沟通解决。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议组织者或指定跟踪人员应定期检查会议纪要中各项任务的执行情况，督促责任人按计划推进工作。

2.对于未按计划执行的任务，应及时了解原因，协助解决问题，确保会议决议得到有效落实。

3.对于重大疫情防控任务的执行情况，应加强监督检查，必要时进行现场指导。

四、会议纪要的更新与反馈

1.随着任务的执行，如遇到实际情况变化或新的问题，会议纪要应进行相应的更新，以反映最新情况。

2.更新的会议纪要应及时发布给相关人员，确保信息的一致性和透明性。

3.会议组织者应收集任务执行过程中的反馈信息，评估会议决议的实际效果，为后续会议提供参考。

五、会议纪要的归档与利用

1.会议纪要作为重要的工作记录，应按照公司规定进行归档，以备日后查询。

2.会议纪要的归档应确保信息安全，防止泄露疫情防控相关的敏感信息。

3.定期对会议纪要进行分析总结，为公司决策提供依据，不断提高疫情防控工作的效率和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向行政管理部门预订会议室，并提供会议时间、参会人数等信息，以便安排合适的会议室。

2.会议室使用：会议召开期间，应确保会议室内的设施设备正常运行，遵守会议室使用规定，保持室内整洁。

3.会议室变更：如需变更会议室，预订部门应提前通知行政管理部门，以便做好相应调整。

二、会议室配置与设施

1.会议室应配置必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，以满足不同会议需求。

2.行政管理部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，并及时更新维护。

3.会议室应保持良好的通风和照明，为参会人员提供舒适的环境。

三、会议室疫情防控措施

1.会议室使用前，应进行充分通风、消毒，确保会议环境安全。

2.会议室内应配备充足的口罩、消毒液等防疫用品，并提醒参会人员做好个人防护。

3.会议期间，应控制参会人员间距，避免人员密集，降低疫情传播风险。

四、会议室秩序管理

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音，不得随意离开会议室。

3.会议结束后，预订部门应负责清理会议室，确保场地整洁，并将防疫用品归位。

五、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议召开安全无忧。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.遇到紧急情况，如火灾、地震等，参会人员应按照预定逃生路线迅速撤离。

六、会议室保密工作

1.会议室内应采取必要的保密措施，如设置保密柜、监控设备等，防止会议资料泄露。

2.参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。

3.会议结束后，行政管理