疫情会议室日常管理制度VIP

疫情会议室日常管理制度疫情会议室日常管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范疫情形势下公司会议室的使用、会议流程、会议纪要的跟踪落实以及会议室的管理，确保会议高效、有序进行，同时遵循疫情防控的相关要求。

第二条本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于疫情防控会议、日常工作例会、项目协调会等。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）高效性：提高会议效率，缩短会议时间，减少不必要的人员聚集；

（二）规范性：明确会议流程，规范会议行为，确保会议质量；

（三）安全性：严格按照疫情防控要求，做好会议室的消毒、通风等工作，确保参会人员安全；

（四）实用性：会议内容紧密结合实际工作，注重会议成果的转化和落实。

第四条各部门应严格遵守本制度，切实加强会议管理，提高会议效果，共同为公司的稳定发展贡献力量。

第五条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门如有特殊需求，可向公司提出申请，经批准后予以实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起：会议发起人需提前明确会议主题、目的、议程、参会人员及预期成果，并向相关部门或人员发出会议通知。

2.会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员、疫情防控要求等内容，并在会议召开前至少提前一天发出。

3.会议资料准备：会议发起人负责准备会议所需的资料，包括但不限于会议议程、报告、数据、图表等，并于会议前分发给参会人员。

二、会议签到

1.参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到，并领取会议资料。

2.会议组织者应确保签到表的完整性，包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

三、会议议程

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议内容紧扣主题，避免跑题。

2.会议议程应合理安排发言顺序，确保每位参会人员都有发言机会，鼓励积极讨论、建言献策。

3.会议期间，如需调整议程，由会议主持人根据实际情况进行决策。

四、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，并于会议结束后及时整理成会议纪要。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分讨论、广泛征求参会人员意见。

2.会议主持人根据讨论情况，汇总决策结果，形成会议决议。

3.会议决议需明确责任部门、责任人及完成时限。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对会议成果进行总结，强调会议决议的执行和落实。

2.会议结束后，会议记录人将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容并落实相关工作。

七、会议解散

1.会议主持人宣布会议结束，参会人员按要求离开会议室。

2.会议组织者负责收集会议资料，确保会议室整洁，并按照疫情防控要求进行消毒、通风等工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果、责任部门及责任人、完成时限等关键信息。

3.会议纪要由会议主持人审核批准后，及时通过公司内部通讯系统或邮件发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门及责任人应根据会议纪要中的决议，制定具体实施方案，并按照既定时间节点推进工作。

2.会议组织者应建立会议纪要跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划落实。

3.对于未按期完成的任务，责任部门需说明原因，并制定相应措施，尽快完成。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各责任部门在完成任务后，应及时向会议组织者反馈执行情况，包括成果、问题及改进措施。

2.会议组织者对反馈情况进行汇总，并在下一次会议中进行通报，以便全体参会人员了解决议的落实情况。

3.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，为提高会议效率和决议执行力度提供参考。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应由专人负责归档，确保资料的安全、完整。

2.会议纪要的归档应按照时间顺序、会议主题等进行分类，便于查询和检索。

3.归档的会议纪要应定期进行整理，对于过时、无效的信息及时更新或清理，确保会议纪要的实用性。

五、会议纪要的持续改进

1.各部门应根据会议纪要的执行情况，及时发现问题，总结经验，不断优化工作流程。

2.会议组织者应定期收集参会人员对会议纪要的意见和建议，持续改进会议纪要的编制和跟踪落实工作，以提高会议管理效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议组织者提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议组织者根据申请顺序及实际需求，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请部门。

3.预订会议室时，应优先考虑疫情防控要求，避免人员过度密集。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、实用，符合会议类型和参会人数。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、网络等，确保会议顺利进行。

3.定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

三、会议室卫生与安全

1.严格遵守疫情防控要求，对会议室进行定期消毒、通风。

2.会议室设置废弃口罩专用垃圾桶，参会人员需按照规定丢弃废弃口罩。

3.会议期间，参会人员应保持安全距离，减少不必要的身体接触。

四、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，减少干扰。

3.严禁在会议室内进行与会议无关的活动，确保会议室用于正当用途。

五、会议室管理责任

1.会议组织者负责会议室的管理工作，确保会议室使用规范得到执行。

2.各部门使用会议室时，应爱护公共设施，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议组织者定期对会议室使用情况进行检查，对违反规定的行为予以制止和纠正。

六、会议室应急预案

1.针对突发情况，如设备故障、疫情防控等，制定会议室应急预案。

2.定期组织应急预案演练，确保突发情况下会议室的正常使用和参会人员的安全。

3.应急预案应根据实际情况及时更新，以应对不断变化的形势。

第五章附