招标公司会议管理制度

招标公司会议管理制度第一章总则

为确保招标公司会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度。本制度适用于公司所有层级会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

一、会议目的

1.传达政策、沟通信息、研究问题、协调工作、提高效率。

2.促进团队协作，统一思想，明确目标，确保公司战略和各项工作任务的贯彻落实。

二、会议原则

1.精简、高效、务实、节俭。

2.严格控制会议数量、规模和时间，减少无效、重复会议。

3.坚持问题导向，会前充分准备，会中集中讨论，会后跟踪落实。

三、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间和周期召开，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召开，如专题研讨会、紧急协调会等。

四、参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，总结发言。

2.与会人员：根据会议主题和内容，相关部门负责人及工作人员参加。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

五、会议纪律

1.严格遵守会议时间，按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，手机静音或关机，保持会场安静，不得随意走动、交头接耳。

3.会议内容保密，不得泄露公司机密信息。

4.会议结束后，及时向相关人员传达会议精神，确保各项工作落实。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。公司各部门应认真贯彻执行，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保招标公司会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，必要时进行会前调研。

2.制定会议议程：根据会议主题，合理安排议题顺序，确保会议内容全面、重点突出。

3.发送会议通知：提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、准备材料等。

4.准备会议材料：收集、整理与会议议题相关的资料，提前分发给与会人员。

5.会场布置：根据会议规模和需求，安排合适的会议室，布置会场，确保音响、投影仪等设备正常使用。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，记录人员到会情况。

2.会议主持人开场：主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.各部门汇报：按照议程安排，各部门负责人汇报工作进展、问题及解决方案。

4.讨论与决策：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，形成决策。

5.临时议题：如会议中出现的紧急或重要问题，可临时添加至会议议程进行讨论。

6.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

三、会议结束

1.会议记录：记录人整理会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要确认：会议纪要需经与会人员确认，确保记录内容准确无误。

3.会议通知与传达：将会议纪要及决策结果及时通知相关人员，确保各项工作落实。

4.会议资料归档：将会议纪要、相关文件和材料进行归档，以备查阅。

四、会议评估

1.会后评估：对会议效果、议题讨论、决策执行等情况进行评估。

2.反馈与改进：根据评估结果，对会议流程、组织、内容等方面进行持续改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保招标公司会议决策的有效执行，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的详细规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论情况、决策结果及责任分工等。

3.会议纪要需经主持人审核批准后，及时发布给与会人员及相关部门。

二、决策任务的分解与落实

1.各部门根据会议纪要中的决策结果，分解任务，明确责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应制定详细的工作计划，确保任务按期完成。

3.部门负责人应加强对任务执行过程的监控，提供必要的支持与协助。

三、跟踪督查与反馈

1.设立专门的跟踪督查小组，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.跟踪督查小组应对照会议纪要，对各部门执行情况进行评估，发现问题及时反馈。

3.各部门应主动向跟踪督查小组汇报工作进展，确保决策任务落到实处。

四、整改与问责

1.对于未按期完成或执行不力的部门和个人，跟踪督查小组应及时发出整改通知，要求限时整改。

2.整改期间，相关部门和个人需加强沟通协调，确保问题得到有效解决。

3.对整改不力或拒不执行的部门和个人，按照公司问责制度进行追责。

五、会议纪要的归档与应用

1.会议纪要作为公司重要文件，应定期归档，方便查阅和追溯。

2.各部门可结合会议纪要，总结工作经验，优化工作流程，提高工作效率。

3.定期对会议纪要进行回顾，分析决策执行情况，为公司发展提供有益参考。

第四章会议室管理规定

为保障招标公司会议室的高效利用，维护会议秩序，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部提交会议室申请，注明会议时间、人数、设备需求等信息。

2.行政管理部根据申请顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室，并于会议前确认预订信息。

3.临时会议或紧急会议，需临时预订会议室的，应尽量提前通知行政管理部，以便及时调整安排。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.会议开始前，与会人员应提前进入会场，确保手机静音或关机，遵守会议纪律。

3.未经允许，非与会人员不得进入会议室。

4.会议期间，如需使用会议室设备，应提前熟悉设备操作，如有问题，及时联系技术人员解决。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部负责维护和管理，定期检查设备运行情况，确保设备正常使用。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，切勿擅自拆卸、改装或带出会议室。

3.会议结束后，使用部门应确保设备关闭，归位并整理好线缆，保持会议室整洁。

四、会议室卫生与安全

1.行政管理部负责会议室的卫生清洁工作，确保会议室内外环境整洁。

2.会议室内应配备必要的消防设备，定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.与会人员应爱护会议室设施，如发现损坏，应及时报告行政管理部进行维修。

五、会议室使用情况的监督与考核

1.行政管理部应定期对会议室使用情况进行监督与检查，发现问题及时整改。

2.对违反会议室管理规定的部门和个人，按照公司规定给予相应处罚。

3.鼓励各部门提出会议室管理改进建议，共同提高会议室使用效率。

第五章附则

为确保招标公司会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归招标公司行政管理部。