会议办理管理制度范本

会议办理管理制度范本第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和有效性，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》以及公司相关规章制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议分类

会议按性质分为决策性会议、协调性会议、报告性会议和培训性会议。

1.决策性会议：对公司的战略方向、重大事项进行讨论、决策。

2.协调性会议：解决跨部门、跨单位的协作问题。

3.报告性会议：汇报工作进展、研究成果等。

4.培训性会议：提升员工业务能力、团队协作能力等。

第四条会议原则

会议应遵循以下原则：

1.精简高效：严格控制会议规模和次数，减少无效、重复的会议。

2.准备充分：会议议题应提前通知，参会人员需做好相关准备工作。

3.讨论充分：鼓励与会人员充分表达观点，确保决策的科学性。

4.有序进行：会议应按照预定议程进行，主持人负责维持会议秩序。

5.保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员应遵守保密规定。

第五条会议组织

会议的组织工作由会议主持人负责，包括会议议程的制定、通知参会人员、会议地点的安排等。

第六条参会人员职责

1.会议主持人：负责组织、主持、总结会议，确保会议达到预期目的。

2.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

3.参会人员：积极参与讨论，提出建议，按时参加会议。

第七条会议决策的实施

会议决策事项应明确责任人、完成时限和验收标准，会后由相关部门或人员负责落实。

第八条制度的修订与解释

本制度的修订、解释权归公司董事会。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

第二章会议流程

一、会议的筹备

1.确定会议主题：会议主持人应根据公司需求，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议题等内容，并提前至少3天发送给参会人员。

3.通知参会人员：会议组织者应通过邮件、电话等方式，确保参会人员收到会议通知，并确认能否参会。

4.准备会议材料：会议主持人需提前准备与会议议题相关的背景资料、数据分析等，以便参会人员充分了解议题背景。

二、会议的召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简述会议主题、议程和目的，强调会议纪律，宣布会议开始。

3.议题讨论：按照会议议程，逐个讨论议题。会议主持人应引导讨论，确保每位参会人员都有发言机会。

4.会议决策：针对议题，会议主持人应组织参会人员进行表决，形成会议决策。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确责任人和完成时限。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：记录人应详细记录会议讨论过程、决策结果等内容。

2.整理会议纪要：会议结束后，记录人应在48小时内整理出会议纪要，并发送给会议主持人审核。

3.发布会议纪要：会议纪要经审核无误后，由会议主持人发布给参会人员，并要求相关人员予以落实。

四、会议的后续跟进

1.跟进会议决策：责任部门或人员应按照会议纪要的要求，按时完成决策事项，并向会议主持人汇报进度。

2.反馈与评估：会议主持人应对会议决策的落实情况进行跟踪，及时发现问题，采取措施予以解决。

3.持续改进：根据会议反馈，会议主持人应不断优化会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

会议纪要完成后，需经过会议主持人的审批。会议主持人应在收到会议纪要后的两个工作日内完成审批。审批通过的会议纪要由记录人通过公司内部通讯系统或邮件群发至所有参会人员及相关部门，确保相关人员对会议内容和决策有清晰的认识。

二、会议决策任务的分配与执行

1.任务分配：会议纪要中应明确每一项决策的具体责任人，并规定完成的期限。

2.执行跟踪：责任人在接受任务后，应立即着手实施，并定期向会议主持人或指定负责人汇报进展情况。

3.跨部门协作：涉及跨部门协作的任务，相关部门负责人应主动沟通协调，确保决策的顺利实施。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.定期检查：会议主持人或指定监督人应定期检查会议决策的执行情况，确保各项任务按计划推进。

2.问题反馈：在执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈，会议主持人或监督人应协助解决。

3.跟踪记录：会议纪要的跟踪情况应有书面记录，包括执行进度、遇到的问题、解决方案等，以便于后续的评估和改进。

四、会议决策结果的评估与反馈

1.评估机制：建立会议决策评估机制，对决策的实施效果进行评价，包括完成情况、效率、影响等。

2.反馈机制：鼓励参会人员和相关部门对会议决策的执行情况提供反馈，持续优化决策过程和执行效果。

3.改进措施：根据评估和反馈结果，及时调整和改进会议决策的制定和执行流程，提升决策的质量和效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.查阅权限：会议纪要的查阅应遵循公司信息安全管理规定，设置适当的查阅权限，保护公司信息安全和保密要求。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前通过公司内部预订系统提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.审批程序：会议室预订申请需经相关部门负责人审批，确保会议室合理分配使用。

3.优先级原则：在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性和紧急程度确定优先级。

二、会议室设施与维护

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

2.维护保养：定期对会议室设备进行检查、保养，及时维修故障设备，保证会议顺利进行。

3.环境整洁：会议室应保持干净、整洁，提供舒适的会议环境。

三、会议室使用规范

1.使用时间：预订的会议室应按照预定时间使用，不得提前占用或延迟归还。

2.使用要求：会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意离开座位，不损坏设备。

3.安全管理：会议室使用期间，应确保消防安全，禁止使用大功率电器，严禁吸烟。

四、会议室服务

1.会议服务：会议组织者可提前与行政或后勤部门沟通，提供会议服务，如茶水、资料发放等。

2.技术支持：会议期间，技术部门应提供必要的技术支持，确保会议设备的正常使用。

3.突发事件处理：如遇突发事件，会议组织者应及时与相关部门联系，尽快解决问题。

五、会议室保密工作

1.保密原则：会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

2.保密措施：会议室应采取一定的保密措施，如设置门禁、监控等，防止未经授权的人员进入。

3.会议资料管理：会议结束后，涉及保密的会议资料应妥善保管，防止丢失或泄露。

第五章附则

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