会议室共用管理制度

会议室共用管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议室使用效率，加强会议管理的规范性，特制定本会议室共用管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有会议室的使用与管理。

一、目的

1.规范会议室使用，保障会议的顺利进行。

2.提高会议室资源利用率，降低会议成本。

3.促进会议效果的落实，提高工作效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室的使用与管理。

2.本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议。

三、原则

1.公平使用：会议室资源按照先申请、先使用的原则分配，确保各部门公平使用会议室。

2.效率优先：合理安排会议时间，提高会议室使用效率。

3.分类管理：根据会议性质、规模、重要程度等因素，实行分类管理，确保会议的顺利进行。

四、责任主体

1.行政管理部门：负责会议室的日常管理、维护及设备更新。

2.会议组织部门：负责会议的筹备、召开及会议纪要的跟踪落实。

3.各部门：负责本部门会议室使用需求的申请，并遵守本制度规定。

五、制度执行

1.本制度由行政管理部门负责解释。

2.各部门应认真贯彻执行本制度，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

六、修订

1.本制度根据公司发展需要，适时进行修订。

2.修订后的制度经公司领导审批后，自发布之日起生效。

本制度的制定，旨在为公司提供一个高效、有序的会议环境，为公司的发展贡献力量。请各部门严格遵守，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、召开及结束后的相关工作流程。

一、会议筹备

1.会议主题确认：会议组织部门应根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标的实现。

2.会议通知：会议组织部门应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

3.会议资料准备：会议组织部门应根据会议主题，准备相关资料，并在会议召开前分发至参会人员。

4.会议室预约：会议组织部门需提前向行政管理部门预约会议室，并确认会议室设备、布局等是否符合会议需求。

5.参会人员确认：会议组织部门应在会议召开前，与参会人员进行确认，确保参会人员按时参加。

二、会议召开

1.会议签到：会议组织部门应在会议开始前进行签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：会议主持人应按照会议议程，引导参会人员进行讨论，确保会议有序进行。

3.会议记录：会议组织部门指定专人负责会议记录，记录会议内容、结论及待办事项。

4.会议期间纪律：参会人员应遵守会议纪律，不迟到、早退，不在会议室内吸烟、喧哗等。

5.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策，形成会议结论。

三、会议结束及后续工作

1.会议纪要：会议结束后，会议记录人应在规定时间内整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、结论及待办事项等。

2.会议纪要分发：会议纪要整理完成后，会议组织部门应将其分发给参会人员，以便了解会议内容。

3.待办事项落实：会议组织部门应跟踪督促会议待办事项的落实，确保会议成果得以实施。

4.会议总结：会议组织部门应定期对会议效果进行总结，分析存在的问题，为今后会议的改进提供依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将详细阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的整理与审批

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议组织部门负责人审核。

2.会议组织部门负责人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审批，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审批意见，修改完善会议纪要，并在会议纪要定稿后的1个工作日内，将其分发给所有参会人员。

二、会议纪要的内容要求

1.会议纪要应详细记录会议的主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结论及待办事项等。

2.会议纪要内容应真实、准确、完整，避免出现遗漏或错误。

3.会议纪要中待办事项应明确责任人、完成时间及验收标准。

三、会议纪要的跟踪与落实

1.会议组织部门应设立专人负责会议纪要的跟踪落实工作。

2.跟踪落实人员需定期检查待办事项的进展情况，并及时向会议组织部门负责人汇报。

3.对于未按期完成的待办事项，跟踪落实人员应与责任人沟通，了解原因，协助解决问题，确保会议决策的执行。

4.会议组织部门应定期对会议纪要的落实情况进行汇总，并向公司领导层报告，以便领导层了解工作进展。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要定稿后，应按照公司档案管理规定进行归档，以便今后查阅。

2.会议纪要的电子版应上传至公司内部信息系统，便于员工查阅。

3.如有需要，会议纪要可提供纸质版，由会议组织部门负责提供。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，为各类会议提供良好的硬件环境，本章将阐述会议室的管理规定。

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前向行政管理部门预约所需会议室，并提供会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.预约确认：行政管理部门收到预约申请后，应及时进行确认，确保会议室在预定时间内可用。

3.会议室使用：会议组织部门应在会议开始前15分钟进入会议室，检查设备是否正常，并确保会议室内整洁。

4.临时使用：如遇紧急会议，会议组织部门可向行政管理部门申请临时使用会议室，行政管理部门将视实际情况予以安排。

二、会议室设备与管理

1.设备维护：行政管理部门应定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

2.设备使用：会议组织部门在使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得随意损坏或更改设备设置。

3.线上会议支持：行政管理部门应为线上会议提供技术支持，包括网络、音视频设备等，确保会议顺利进行。

三、会议室环境与卫生

1.环境布置：行政管理部门应根据会议需求，调整会议室布局，确保会议室内的光线、温度、通风等条件适宜。

2.卫生清洁：行政管理部门应定期对会议室进行清洁，保持会议室的整洁、卫生。

3.会议室内禁止行为：会议室内禁止吸烟、进食、乱丢垃圾等行为，参会人员应共同维护会议室环境。

四、会议室安全与保密

1.安全检查：会议组织部门应在会议开始前进行安全检查，确保会议室内的消防设施、安全通道等符合要求。

2.保密要求：涉及公司机密的会议，会议组织部门应采取相应保密措施，包括但不限于限制参会人员、使用保密设备等。

3.会议资料管理：会议结束后，会议组织部门应妥善管理会议资料，防止泄露公司机密。

第五章附则

为确保本会议室共用管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

二、本制度的修